Вопрос о копировании трудовых книжек волнует как работников, так и работодателей. С одной стороны, копия может пригодиться для личного учёта, с другой – это может нарушать законодательство. Ниже разберём, что говорит закон, какие существуют риски и как правильно вести учёт.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальная бумажная запись о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются даты начала и окончания трудовых отношений, должности, начисления и увольнения. Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда 320н от , она является обязательным документом для всех трудоустроенных.
Новые формы и порядок ведения
- Новый бланк трудовой книжки вступил в силу с 1 сентября 2021 года.
- С 1 января 2023 года в России начнётся использование трудовых книжек нового образца.
- Приказ Минтруда 320н устанавливает правила ведения, хранения и передачи трудовых книжек.
Почему люди копируют трудовые книжки?
Копирование может быть полезным в следующих случаях:
- Личный учёт: хранить копию в электронном виде для быстрого доступа.
- Подготовка к переезду: иметь резервную копию в случае потери оригинала.
- Проверка данных: сравнить сведения в трудовой книжке с заявлением о доходах.
Законодательные ограничения
Согласно Приказу Минтруда 320н и Трудовому кодексу РФ, копирование трудовой книжки без согласия работника и работодателя считается незаконным. Ниже перечислены основные риски:
- Нарушение конфиденциальности – копия может содержать персональные данные, которые не должны распространяться.
- Потенциальные штрафы – за незаконное копирование могут быть наложены административные взыскания.
- Потеря достоверности документа – копия не имеет юридической силы, если не заверена нотариально.
Что допускается по закону?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель может вести учёт трудовых книжек, но копии могут быть сделаны только в следующих случаях:
- Согласие работника и работодателя.
- Нотариальное заверение копии.
- Использование копии в рамках банковских операций (например, при открытии кредита) – но только с официальным подтверждением.
Как правильно копировать трудовую книжку?
Если вы решили создать копию, следуйте этим рекомендациям:
- Получите согласие от работника и работодателя.
- Сделайте копию в высоком разрешении (300 dpi).
- Заверьте копию нотариально – это придаст документу юридическую силу.
- Сохраните оригинал в надёжном месте (например, в сейфе).
- Не публикуйте копию в открытых источниках.
Что делать, если потеряли трудовую книжку?
В случае потери оригинала необходимо:
- Сразу обратиться в рабочий отдел работодателя.
- Подать заявление о восстановлении трудовой книжки.
- Получить дубликат в соответствии с процедурами, установленными Минтрудом.
Копировать трудовую книжку можно, но только при соблюдении всех юридических требований. Неправомерное копирование может привести к штрафам и потере доверия со стороны работодателя. Если вам нужна резервная копия, сделайте это официально, с согласия всех сторон и нотариального заверения.
Таким образом, ответ на вопрос «Надо ли копировать трудовые книжки?» зависит от конкретной ситуации. В большинстве случаев лучше воздержаться от копирования, если только это не требуется по закону и не оформлено должным образом.