Передача кадровой документации — один из ключевых этапов при смене ответственного сотрудника в отделе кадров, увольнении кадровика, реорганизации подразделения или при назначении нового руководителя. Неправильно оформленный акт приема-передачи может привести к юридическим рискам, потерям документов, нарушениям трудового законодательства и даже штрафам со стороны трудовой инспекции. В этой статье вы найдете полное руководство по составлению акта приема-передачи трудовых книжек и кадровой документации в отделе кадров — с образцами, требованиями и практическими советами.

Зачем нужен акт приема-передачи трудовых книжек?

Акт приема-передачи трудовых книжек и иной кадровой документации — это официальный юридический документ, подтверждающий:

• Факт передачи ответственности за хранение и ведение трудовых книжек, вкладышей, бланков и личных дел сотрудников;
• Полноту и целостность передаваемой документации;
• Отсутствие претензий со стороны передающего и принимающего лица;
• Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России).

Этот акт обязательный при:

• Увольнении сотрудника отдела кадров;
• Переводе кадровика на другую должность;
• Назначении нового ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства;
• Временной передаче обязанностей (например, при отпуске или болезни).

Что передается по акту приема-передачи?

В акте фиксируются все виды кадровой документации, находящейся в ответственном хранении. Перечень включает:

1. Трудовые книжки работников организации (с указанием количества);
2. Вкладыши в трудовые книжки (если выданы);
3. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей (с указанием серий и номеров);
4. Личные дела сотрудников (в папках или архивных файлах);
5. Приказы по личному составу (за последние 5–10 лет, в зависимости от сроков хранения);
6. Трудовые договоры (оригиналы и копии);
7. Документы по учету рабочего времени (табели, графики);
8. Журналы учета (журнал учета движения трудовых книжек, журнал учета приказов по кадрам);
9. Акты об уничтожении и об отказе в выдаче трудовых книжек (если имеются);
10. Электронные базы данных (если используется кадровая САП, например, 1С:ЗУП) — указывается версия, пароли, доступы.

Кто участвует в составлении акта?

Акт составляется в присутствии двух сторон и, при необходимости, комиссии:

• Передающий — сотрудник, увольняющийся или передающий обязанности (например, начальник отдела кадров).
• Принимающий — новый ответственный сотрудник (инспектор по кадрам, заместитель начальника отдела кадров).
• Представитель руководства — директор, главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (обязательно при передаче документов при увольнении кадровика).
• Комиссия (по решению руководства) — может быть создана для проверки полноты и состояния документации (особенно при крупных организациях).

Все участники подписывают акт, подтверждая факт передачи и отсутствие претензий.

Как правильно оформить акт приема-передачи?

Форма акта не строго регламентирована законом, но должен содержать обязательные реквизиты, соответствующие общим правилам делопроизводства.

Структура акта приема-передачи

Шапка документа

В верхней части указывается:

• Наименование организации (полное);
• Наименование документа: «Акт приема-передачи трудовых книжек и кадровой документации»;
• Дата составления (день, месяц, год);
• Номер акта (по нумерации внутри отдела или организации).

Основной текст

В основной части документа четко формулируется:

«Настоящий акт составлен в связи с передачей обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек и иной кадровой документации в отделе кадров. На основании приказа № ___ от «___» __________ 20___ г. о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства, передающий и принимающий стороны подтверждают факт передачи и приема следующей документации:»

Перечень передаваемых документов

Составляется в виде таблицы:

Заключительная часть

Указываются:

• Отсутствие претензий со стороны передающего и принимающего;
• Факт ознакомления с содержанием документации;
• Ответственность за дальнейшее хранение и ведение документации возлагается на принимающего.

Подписи

Подписи ставяться в обязательном порядке:

• Передающий: Ф.И.О., должность, подпись, расшифровка подписи;
• Принимающий: Ф.И.О., должность, подпись, расшифровка;
• Представитель руководства: Ф.И.О., должность, подпись, расшифровка.

Документ составляется в двух экземплярах — по одному для передающего и принимающего. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй, в архиве организации.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Ниже приведен шаблон, который можно адаптировать под вашу организацию:

АКТ
приема-передачи трудовых книжек и кадровой документации

г. Москва
«20» мая 2026 г.
№ 14-АП

Настоящий акт составлен в связи с передачей обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек и иной кадровой документации в отделе кадров. На основании приказа № 88 от г. о назначении ответственным за ведение кадрового делопроизводства Иванова И.И., передающий и принимающий стороны подтверждают факт передачи и приема следующей документации:

Трудовые книжки, 127 шт.
Вкладыши в трудовые книжки — 15 шт. (серии 01–15)
Чистые бланки трудовых книжек — 10 шт. (серия А-2024, № 10001–10010)
Личные дела сотрудников — 127 шт.
Журнал учета движения трудовых книжек — 2 шт. (№ 1 — 2022–2023, № 2 — 2024–н.в.)
Электронная база данных 1С:ЗУП, 1 экз. (версия 3.1.12.15), доступы переданы в письменном виде.

Все документы переданы в полном объеме, в исправном состоянии, без повреждений. Претензий по содержанию и состоянию документов со стороны передающего и принимающего сторон не имеется.

Ответственность за дальнейшее хранение, ведение и учет кадровой документации возлагается на принимающего.

Передающий: ___________________ /Петрова А.С./
(подпись) (Ф.И.О. расшифровка)
Начальник отдела кадров

Принимающий: ___________________ /Иванов И.И./
(подпись) (Ф.И.О. расшифровка)
Инспектор отдела кадров

Представитель руководства: ___________________ /Сидоров П.Н./
(подпись) (Ф.И.О. расшифровка)
Генеральный директор

Важные нюансы и ошибки

• Ошибка №1: Не проверять содержание трудовых книжек. Обязательно сверьте количество книжек с реестром работников и журналом учета.
• Ошибка №2: Не указывать серийные номера бланков. Это критично при проверке инспекцией труда.
• Ошибка №3: Не оформлять передачу электронных данных. Даже если база в облаке — передайте пароли и права доступа в письменном виде.
• Ошибка №4: Не привлекать представителя руководства. Без его подписи акт может быть признан недействительным.
• Ошибка №5: Не делать копии акта. Всегда храните два экземпляра.

Что делать, если трудовая книжка отсутствует?

Если при передаче обнаруживается отсутствие трудовой книжки или повреждение документа, это фиксируется в акте в разделе «Примечания». Далее:

• Составляется акт об утрате трудовой книжки;
• Издается приказ о восстановлении;
• Работник уведомляется о необходимости предоставления документов для восстановления;
• Ответственность за утрату может быть возложена на предыдущего ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек и кадровой документации — это не формальность, а юридическая защита как организации, так и сотрудников. Правильно оформленный акт:

• Предотвращает конфликты при смене ответственных лиц;
• Обеспечивает непрерывность кадрового делопроизводства;
• Снижает риски штрафов и проверок;
• Демонстрирует профессионализм отдела кадров.

Рекомендация: Внедрите внутренний регламент по передаче кадровой документации. Утвердите его приказом руководителя и включите в должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Это сэкономит время, избавит от ошибок и повысит уровень делопроизводства в организации.

Помните: каждая трудовая книжка, это история жизни человека. Ответственность за ее хранение — не просто обязанность, а моральный долг перед каждым работником.