Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы. Для сотрудника, совмещающего трудовые функции (совместителя), вопросы, связанные с этим документом, имеют свои особенности. В этой статье подробно разберем, что такое копия трудовой книжки для совместителя, как и когда ее можно получить, а также важные нюансы в условиях перехода на электронные трудовые книжки.
Что такое копия трудовой книжки и почему она нужна совместителю?
Копия трудовой книжки — это заверенный в установленном порядке дубликат всех записей из оригинального документа. Для совместителя она может быть необходима в нескольких случаях:
- Для подтверждения стажа при оформлении пенсии или социальных выплат (все записи, включая по основному месту работы и по совместительству, учитываются в общий стаж).
- При смене работы, чтобы предоставить новому работодателю информацию о предыдущей деятельности.
- В случае утери, порчи или если оригинал остается у основного работодателя (что часто бывает при совместительстве).
- Для контроля за правильностью внесения записей о работе по совместительству.
Правовые основы: что говорит Трудовой кодекс?
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему:
- Копию трудовой книжки (при ее отсутствии у работника).
- Выписку из трудовой книжки.
- Справку о продолжительности и характере работы.
Важно: Эта обязанность распространяется на всех работодателей, включая тех, у кого сотрудник работает по совместительству. То есть, если у совместителя есть два работодателя, он имеет право запросить копию (или выписку) у каждого из них.
Особенности для совместителя: бумажная vs. электронная книжка
С 2021 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Это создает определенные нюансы для совместителей:
Если у совместителя бумажная трудовая книжка
- Он может хранить ее у себя.
- Каждый работодатель (и основной, и по совместительству) должен вносить записи в эту же книжку. Если сотрудник передает книжку одному работодателю, второй должен сделать запись на основании предоставленной сотрудником копии своей же книжки (или выписки).
- При утере или порче бумажного оригинала совместитель вправе потребовать от любого из своих работодателей выдать ему заверенную копию всех имеющихся записей.
Если у совместителя электронная трудовая книжка
С 2021 года при приеме на работу (в т.ч. по совместительству) кадровики должны оформлять только электронные трудовые книжки. Однако если у сотрудника уже есть бумажная книга, он может по своему заявлению перевести ее в электронный формат.
- Все записи о работе по совместительству также вносятся в Единую государственную систему (ЕГИС ТК) через основного работодателя или напрямую в СФР.
- Для совместителя «копия» в классическом понимании не существует. Он получает выписку из электронной трудовой книжки по запросу в любой момент через портал Госуслуг или через основного работодателя.
- Ключевой момент: Основной работодатель несет ответственность за внесение записей о совместительстве в ЕГИС ТК. Если совместитель работает у другого работодателя, тот обязан направить сведения о приеме и увольнении (или переводе) основному работодателю для внесения в ЭТК.
Как получить копию/выписку: пошаговая инструкция для совместителя
Процедура зависит от формата вашей трудовой книжки.
Для бумажной трудовой книжки:
- Напишите письменное заявление. Образец: «Прошу выдать мне копию трудовой книжки с внесенными записями о работе в вашей организации с [дата] по [дата]». Укажите, что вы являетесь совместителем.
- Предоставьте документы:
- Саму трудовую книжку (если она у вас).
- Паспорт.
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (если есть).
- Срок выдачи: Работодатель обязан выдать копию не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).
- Стоимость: Бесплатно. За копирование документов плата не взимается.
Для электронной трудовой книжки:
- Через портал Госуслуг: Зарегистрируйтесь, найдите раздел «Трудовая книжка» и запросите выписку. Это самый быстрый способ.
- Через основного работодателя: Напишите заявление на имя руководителя с просьбой направить в СФР сведения о вашей работе по совместительству (если они еще не внесены) и/или предоставить вам выписку из ЭТК.
- Через МФЦ: Можно получить официальную выписку, обратившись в МФЦ с паспортом.
Типичные проблемы совместителей и их решение
- Проблема: Основной работодатель не внес запись о совместительстве в ЭТК.
Решение: Письменно потребовать от основного работодателя выполнить эту обязанность, сославшись на ст. 67 ТК РФ и Постановление Правительства № 796. При игнорировании — жалоба в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или СФР. - Проблема: Запись о должности вносится некорректно (например, «специалист» вместо конкретной должности по совместительству).
Решение: Немедленно обратиться к кадровику с просьбой внести исправление на основании приказа о приеме на работу по совместительству. Если отказываются — подать заявление в ГИТ. - Проблема: Организация, где работали по совместительству, ликвидирована, а запись в книжке отсутствует.
Решение: Обратиться в государственный архив (по месту нахождения ликвидированной организации) за справкой о трудовом стаже. Эта справка имеет такую же юридическую силу, как и запись в трудовой книжке.
Для совместителя право на получение копии (выписки) из трудовой книжки является неотъемлемой частью защиты его трудовых прав. Независимо от формата документа (бумажный или электронный) и количества работодателей, сотрудник должен иметь полный и достоверный учет своего стажа. При возникновении сложностей с внесением записей или выдачей документов необходимо действовать настойчиво, опираясь на нормы Трудового кодекса, и при необходимости обращаться в контролирующие органы.
Помните: Актуальность и полнота записей в трудовой книжке (или выписке из ЭТК) напрямую влияют на размер будущей пенсии и получение иных социальных льгот. Регулярно проверяйте, чтобы все периоды вашей работы, включая совместительство, были отражены правильно.