Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию работника. В большинстве случаев работодатели обязаны выдавать сотруднику копию трудовой книжки по его просьбе. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, юридические основания, образец заявления и рекомендации по работе с электронными версиями.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это документ, содержащий все записи, сделанные в оригинальной трудовой книжке работника. Копия должна быть заверена работодателем (или уполномоченным представителем) и иметь подпись, печать и дату выдачи. В случае электронного варианта – заверяется электронной подписью сотрудника ПФР.
Юридические основания
- Статья 62 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – «Обязанность работодателя выдавать копию трудовой книжки».
- Положение о порядке выдачи копий и дубликатов трудовых книжек, утверждённое приказом Минтруда РФ.
- Федеральный закон «Об электронной подписи» – подтверждает юридическую силу электронных копий.
Кому можно запросить копию?
- Текущим сотруднику – для подтверждения стажа при переходе в другую компанию.
- Бывшему сотруднику – для оформления пенсионных выплат, получения кредитов и т.д.
- Неработающему гражданину – если ранее был наемным сотрудником.
Как оформить запрос в письменной форме
Запрос должен быть сделан в письменном виде и отправлен в отдел кадров работодателя. Ниже приведён образец заявления.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
От: _______________________________ Адрес: _______________________________ Телефон: _______________________________ Кому: Руководителю отдела кадров _______________________________ Заявление Прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии со статьей 62 ТК РФ. Дата выдачи: _____________ Подпись: _______________________________
После выдачи сотрудник обязан подписать расписку о получении и поставить отметку «Работает по настоящее время» (если он ещё трудится).
Как получить копию в электронном виде
С 2019 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). Для получения копии можно воспользоваться одним из следующих способов:
- Через портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку (выписку)».
- Через личный кабинет ПФР – раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку».
- Через многофункциональный центр (МФЦ) – запросить выписку у оператора.
Полученная выписка подписывается электронной подписью сотрудника ПФР и имеет юридическую силу, равную бумажной.
Что делать, если копия потеряна или повреждена?
- Обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Составьте заявление о выдаче дубликата (пример ниже).
- Подтвердите факт утраты оригинала в расписке и приложите копию справки о потерянной книге (если есть).
Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки
От: _______________________________ Адрес: _______________________________ Телефон: _______________________________ Кому: Руководителю отдела кадров _______________________________ Заявление Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала. Дата выдачи: _____________ Подпись: _______________________________
Как проверить наличие электронной трудовой книжки
Пользователи могут проверить статус своей ЭТК в личном кабинете на портале Госуслуги или в приложении «ПФР» для смартфонов. Если у вас ещё нет ЭТК, вы можете запросить её через работодателя.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Согласно ТК РФ, отказ работодателя является нарушением закона. В таком случае:
- Обратитесь в трудовую инспекцию (отдел Трудовой инспекции Минтруда РФ).
- Подайте жалобу в ПФР – они могут потребовать от работодателя выдать копию.
- При необходимости – обратитесь в суд с иском о взыскании копии трудовой книжки.
- Всегда оформляйте письменный запрос и сохраняйте копию заявления.
- Убедитесь, что копия заверена должным образом (подпись, печать, дата).
- При работе с электронными версиями – проверьте наличие электронной подписи и сохраните копию в PDF.
- Если копия потеряна, сразу оформите дубликат и получите расписку о получении.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем получить копию трудовой книжки, необходимую для оформления документов в банках, пенсионных фондах и других государственных органах.