Смена фамилии — довольно частое явление в кадровом делопроизводстве. Чаще всего это происходит в связи с заключением или расторжением брака. Любые изменения персональных данных работника должны быть обязательно отражены в его документах, и трудовая книжка не является исключением. В данной статье мы подробно разберем порядок действий, нормативную базу и приведем наглядный образец внесения записи об изменении фамилии в трудовую книжку.

Нормативная база и общие правила

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании:

• Паспорта;
• Свидетельства о рождении;
• Свидетельства о заключении брака;
• Свидетельства о расторжении брака;
• Свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества;
• Других документов, подтверждающих факт изменения.

Важно отметить, что эти правила полностью применяются к бумажным трудовым книжкам. Что касается сотрудников, начинающих трудовую деятельность после 1 января 2021 года без предыдущего стажа, на них бумажная трудовая книжка не оформляется, и ведется только электронная форма (ЕФС-1).

Пошаговый алгоритм внесения изменений

Процедура изменения фамилии на титульном листе трудовой книжки строго регламентирована. Чтобы избежать ошибок, кадровому работнику следует действовать по такому алгоритму:

1. Получение документов от работника. Сотрудник обязан предоставить документы, подтверждающие смену фамилии (например, свидетельство о браке), и паспорт с новыми данными. Рекомендуется прописать в локальном нормативном акте (ЛНА) организации пункт о необходимости своевременно оповещать кадровую службу об изменении персональных данных с указанием максимального срока.
2. Зачеркивание старой фамилии. На титульном листе (внутренней стороне обложки) одной тонкой чертой зачеркивается прежняя фамилия. Важно: перечеркнутая фамилия должна оставаться легко читаемой!
3. Внесение новой фамилии. Рядом (или сверху) с зачеркнутой старой фамилией вписывается новая фамилия работника.
4. Указание реквизитов документов. На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровый работник обязан указать информацию о документах, на основании которых внесены изменения. Обязательно прописываются: название документа, серия, номер и дата выдачи.
5. Заверение записи. Внесенные изменения должны быть заверены подписью работодателя или специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью компании (или отдела кадров), если она применяется в организации.

Образец записи об изменении фамилии

Текст на внутренней стороне обложки трудовой книжки должен быть максимально четким и содержать ссылку на подтверждающие документы. Ниже представлен актуальный шаблон записи, который актуален в 2024-2026 годах.

Пример формулировки:

Фамилия Антонова изменена на фамилию Пшеницына на основании свидетельства о заключении брака от III-МЮ N 654321, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы, и паспорта серии 4510 N 123456, выданного ОВД района Кунцево г. Москвы.

Под данной записью ставится подпись ответственного лица и печать (при наличии).

Что еще нужно изменить при смене фамилии сотрудником?

Внесение записи в трудовую книжку — это лишь часть кадрового процесса. При изменении фамилии сотрудника необходимо актуализировать и другие документы:

• Личная карточка формы Т-2 — изменения вносятся аналогичным образом (зачеркивание, заверение).
• Трудовой договор — заключается дополнительное соглашение об изменении персональных данных.
• Штатное расписание (если это необходимо для внутренних реестров).
• Бухгалтерские документы — бухгалтерия обязана внести изменения в лицевой счет и расчетные документы (в т.ч. для корректной уплаты налогов и взносов).

Особый случай: смена фамилии работодателем (ИП)

Иногда возникает вопрос: что делать, если фамилию сменил не работник, а сам работодатель, индивидуальный предприниматель? В этом случае в трудовую книжку работника также необходимо внести изменения.

Согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись об изменении наименования организации (или фамилии ИП) делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой:

«Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович с переименован в Индивидуального предпринимателя Петрова Ивана Ивановича».

При этом в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Важные нюансы и частые ошибки

• Не зачеркивайте запись в разделе «Сведения о работе»! Исправление ошибок в этом разделе (например, если фамилия была изначально написана с опечаткой) происходит не зачеркиванием, а путем признания записи недействительной и внесения верных данных.
• Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Если у работника есть вкладыш, то изменения фамилии вносятся как на титульный лист самой трудовой книжки, так и на титульный лист вкладыша.
• Отсутствие печати. Если организация отказалась от использования печати, заверить запись об изменении фамилии можно только подписью ответственного лица. Требование проставить печать в таком случае будет незаконным.

Внесение записи об изменении фамилии в трудовую книжку — процесс, не терпящий спешки и невнимательности. Главное правило — всегда опираться на оригиналы предоставленных документов (паспорт, свидетельство из ЗАГС), сохранять читаемость старой фамилии при зачеркивании и не забывать заверять внесенные изменения подписью и печатью (при ее наличии). Соблюдение этих простых шагов позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем для сотрудника при оформлении пенсии в будущем.