Вопрос о получении копии трудовой книжки часто возникает у работников при утере оригинала, необходимости предоставить документ для оформления пенсии, кредита или при смене работы․ Важно понимать, что речь идет не о «сроке действия» самой копии, а о сроке, в течение которого работодатель обязан ее выдать, а также о том, какая копия считается юридически значимой и навсегда ли она действительна․
Ключевое различие: заверенная работодателем или нотариальная копия?
Здесь кроется главная путаница․ Существует два основных вида копий:
- Копия, заверенная работодателем (организацией)․ Это самый распространенный вариант․ На копии ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации․ Такая копия имеет ограниченный срок действия․
- Нотариально заверенная копия․ Копия заверяется у нотариуса․ Этот вид копии не имеет срока давности и признается наравне с оригиналом в любых инстанциях․
Срок выдачи копии, заверенной работодателем
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 62), при утрате оригинальной трудовой книжки работодатель обязан по заявлению работника выдать ему дубликат (то есть новый оригинал) в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления․
Однако, если речь идет именно о копии (не дубликате), то законодательство не устанавливает четкого срока․ На практике:
- Работодатель должен выдать копию в разумный срок, обычно в течение 3-5 рабочих дней после подачи заявления․
- Если организация затягивает с выдачей, работник может направить письменное требование и, при необходимости, обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
«Срок действия» заверенной работодателем копии
Это самый важный и часто упускаемый момент․ Копия трудовой книжки, заверенная печатью и подписью работодателя, не имеет бессрочного действия․
Практика и разъяснения контролирующих органов (например, Пенсионного фонда) сводятся к следующему:
- Срок приема такой копии большинством государственных и коммерческих организаций составляет 3 месяца․ Это связано с тем, что данные о работе (трудовые стажи, должности) могут меняться, и актуальной считается информация на момент запроса․
- Для оформления пенсии Пенсионный фонд РФ принимает заверенные копии только за последние 5 лет перед выходом на пенсию․ За более ранний период требуется оригинал или дубликат․
- Для кредитования банки также могут запросить оригинал или дубликат, так как заверенная копия не гарантирует актуальности данных на момент принятия решения․
Срок выдачи дубликата трудовой книжки
Как уже указано, по закону (ст․ 62 ТК РФ) на issuance дубликата у работодателя есть 15 рабочих дней․ Дубликат — это полноценный заменитель оригинала, и он действителен бессрочно․
Порядок действий для работника
- Определите, какой документ вам нужен․ Для срочных нужд — заверенная копия․ Для пенсии, кредита, оформления заграничного паспорта — дубликат или нотариальная копия․
- Напишите заявление․ Образец заявления на выдачу копии/дубликата трудовой книжки можно найти в интернете или запросить в отделе кадров․ В заявлении укажите причину (утрата, необходимость предоставить и т․д․)․
- Подайте заявление руководителю․ Лучше в двух экземплярах: один остается у вас с отметкой о принятии (дата, подпись, входящий номер)․
- Получите документ․ Убедитесь, что на копии/дубликате есть подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации․ Для дубликата — все записи должны быть перенесены полностью и точно․
Что делать, если работодатель отказывается или затягивает?
- Направьте письменное требование (заказным письмом с уведомлением) с ссылкой на ст․ 62 ТК РФ․
- Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․ Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю․
- Подайте исковое заявление в суд о выдаче дубликата трудовой книжки и компенсации за задержку (ст․ 236 ТК РФ)․
Важные нюансы и частые ошибки
- Утерянный оригинал․ Если у вас на руках есть только копия, а оригинал утерян, вы вправе требовать от последнего работодателя выдачи дубликата․ Предыдущие работодатели не обязаны это делать․
- Недействительность «самодельных» копий․ Копия, просто распечатанная с скана или переписанная от руки без заверения, не имеет юридической силы․
- Архивные данные․ Если ваша трудовая книжка велась с советских времен, а последний работодатель не имеет архивных записей, для получения дубликата вам может потребоваться обратиться в архивное учреждение (госархив или архив предприятия) за справкой о трудовой деятельности․
Таким образом, на вопрос «в течение какого времени выдается копия трудовой книжки» правильный ответ:
- Срок выдачи: в разумный срок (обычно 3-5 рабочих дней) для заверенной копии и строго 15 рабочих дней для дубликата․
- Срок действия: заверенная работодателем копия принимается большинством инстанций в течение 3 месяцев (для ПФР, 5 лет)․ Для бессрочного использования нужен дубликат или нотариальная копия․
Всегда уточняйте у получателя документа (банка, ПФР, нового работодателя), какой именно вид копии им требуется․ Это сэкономит вам время и избавит от необходимости повторно обращаться за документом․