Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ При необходимости предоставить её копию (например, при устройстве на новую работу, оформлении кредита или пенсии) важно правильно её оформить и заверить․ Неправильно составленная копия может быть не принята, что создаст проблемы и работнику, и работодателю․ В этой статье подробно разберем, что именно нужно писать и делать на копии трудовой книжки в 2026 году․
Правовая основа: что говорит ТК РФ
Основное правило закреплено в Статье 62 Трудового кодекса РФ․ Согласно ей:
- Работник имеет право получить по письменному заявлению трудовую книжку (оригинал) или её заверенную копию․
- Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․
- Копия должна быть заверена надлежащим образом․
Ключевое отличие: копия vs․ выписка
Важно не путать два понятия:
- Копия трудовой книжки — это копии всех заполненных страниц (от ьного до последнего листа с записями)․ Она отражает документ целиком․
- Выписка из трудовой книжки — это копии только тех страниц, которые содержат записи о работе (раздел «Сведения о работе»)․ Обычно используется, когда нужна информация только о стаже, без подробностей о награждениях․
Практический совет: уточните у получателя документа, что именно ему требуется — полная копия или выписка․
Как правильно оформить и что написать на копии бумажной трудовой книжки
Шаг 1: Копирование
Необходимо скопировать:
- ьный лист (с фото, ФИО, датой рождения)․
- Все заполненные страницы с записями о приёме, увольнении, переводах․
- Страницу «Сведения о награждениях», только если на ней есть записи․ Если наград нет, эту страницу копировать не нужно․
- Последний лист (даже если он пустой, но он является частью документа)․
Важно: Копия должна быть полной и точной, без помарок и исправлений․ Лучше копировать на хорошем, чётком сканере или копировальном аппарате․
Шаг 2: Заверение копии
Заверение производит работодатель (обычно сотрудник отдела кадров или уполномоченное лицо)․ Есть два основных способа:
Способ А: Заверение на каждом листе (классический)
На обороте каждого листа копии (кроме последнего) в левом нижнем углу ставится подпись должностного лица (начальника отдела кадров, HR-менеджера) с расшифровкой (ФИО) и оттиск печати организации․
Формулировка на обороте листа (пример):
«Верно․ Копия соответствует оригиналу․
Подпись: _____________ / Иванова А․П․ /
Печать организации
«___» __________ 20__ г․»
Способ Б: Заверение на первом листе (при прошивке)
Если копия прошивается в отдельную книжку (как оригинал), то на первом листе (ьном) внизу указывается:
«Копия трудовой книжки № ______ от «___» __________ 20__ г․ содержит ______ листов․
Подпись: _____________ / Петров С․И․ /
Должность: Начальник отдела кадров
Печать организации
При этом на обороте последнего листа также ставится подпись и печать․
Шаг 3: Оформление ьного листа копии
На копии ьного листа (или на первом листе, если он не ьный) обязательно пишется:
- Надпись: «Копия трудовой книжки»․
- Номер трудовой книжки (если он есть)․
- Дата, когда сделана копия․
- Подпись и должность лица, её заверившего․
- Оттиск печати организации-работодателя․
Копия электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года ведётся электронная трудовая книжка․ Получить её копию можно двумя путями:
- Через портал Госуслуг: В личном кабинете в разделе «Трудовая книжка» формируется и скачивается официальная выписка в формате PDF․ Этот документ уже имеет электронную подпись и не требует дополнительного заверения работодателем․ Он имеет ту же юридическую силу, что и бумажный․
- По запросу в организацию: Если работник работает в компании, ведущей ЭТК, он может написать заявление․ Работодатель обязан распечатать выписку из электронной базы, заверить её на бумажном носителе по правилам, описанным выше (подпись, печать)․
Что пишется на бумажной копии из ЭТК: На первом листе делается надпись «Выписка из сведений об трудовой деятельности (стаже) №․․․», ставится подпись, должность, печать и дата․
Образец заявления на выдачу копии
Чтобы получить копию, нужно написать письменное заявление․ Примерная форма:
Генеральному директору ООО "Ромашка" от специалиста отдела кадров Иванова Ивана Ивановича (паспорт: серия 1234 № 567890, выдан ОВД района, дата выдачи) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (или: выписку из трудовой книжки) для предъявления в [указать, куда: например, Пенсионный фонд, банк "Сбербанк"]․ Подпись: _____________ / И․И․ Иванов /
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Копирование только последних записей․ Нужны все страницы с записями․
- Заверение только на первом листе без прошивки․ Если копия не прошита, подпись и печать нужны на каждом листе․
- Отсутствие даты заверения․ Дата указывается обязательно․
- Копирование пустых страниц раздела «Сведения об обучении»․ Этот раздел не является обязательным для копирования, если в нём нет записей․
- Использование факсимиле (штамповой подписи) вместо рукописной․ Допускается только подлинная рукописная подпись уполномоченного лица․
Правильное оформление копии трудовой книжки — это соблюдение трёх простых правил: полнота копирования, корректное заверение (подпись+печать+дата) и соответствие форме, требуемой получателем․ Помните, что заверенная копия, выданная с нарушением правил, может быть признана недействительной, что повлечёт за собой необходимость её переоформления и задержки в решении ваших вопросов․ В случае сомнений всегда уточняйте требования в организации, куда вы предоставляете документ․
Дата актуальности информации: май 2026 года․ Всегда сверяйтесь с последними редакциями ТК РФ и ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Документы․ Заверение копий»․