С 1 января 2023 года в России действует новый порядок ведения, хранения и оформления трудовых книжек (ТК). Изменения были утверждены Постановлением Правительства РФ от № 1250, которое внесло существенные поправки в Инструкцию по заполнению и хранению ТК. Эта статья подробно разбирает ключевые нововведения, ответы на частые вопросы и практические рекомендации.
Новый бланк трудовой книжки: внешний вид и заверение
С 2023 года используется обновленная форма ТК. Основные отличия:
- Изменен ьный лист. Теперь на нем указываются реквизиты организации-работодателя, ФИО работника, а также данные о его образовании и профессии (при первом оформлении).
- Отменено обязательное пломбирование и сургучная печать. Работодатель больше не должен ставить на ТК сургучную печать. Достаточно подписи руководителя и печати организации (если она у работодателя есть).
- Заполнение только черными чернилами (шариковой ручкой). Использование карандашей, цветных чернил и корректирующих средств запрещено.
Можно ли использовать старые бланки?
Да, но только в строго ограниченных случаях. Согласно Постановлению №1250, старые бланки (оформленные до ) можно использовать, если выполняется хотя бы одно из двух условий:
- Работодатель приобрел эти бланки до 1 января 2023 года.
- Трудовая книжка уже заполнена на конкретного работника (т.е. в ней есть записи о его трудовой деятельности).
Важно: Если у вас в канцелярии остались чистые старые бланки, приобретенные до 2023 года, их нельзя продавать новым работникам. Использовать их разрешено только для продолжения записи в уже существующую книжку конкретного сотрудника. В остальных случаях необходимо закупать новые бланки установленной формы.
Порядок заполнения: что нужно знать в 2024-2025 годах
Инструкция предъявляет четкие требования к оформлению записей:
- Все даты указываются арабскими цифрами (например, ).
- Запрещены сокращения в названиях должностей, наименованиях организаций и т.д.
- Записи о кадровых решениях (прием, увольнение, перевод) должны содержать точные формулировки, соответствующие Трудовому кодексу РФ.
- При переводе на другую работу в той же организации запись делается так же, как и при приеме, с указанием новой должности и даты перевода.
Запись о заверенной копии
Если работнику выдается заверенная копия ТК (что теперь возможно по его заявлению), в подлиннике делается соответствующая запись. Пример правильного оформления:
Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле № 29 за 2024 год.
Дата выдачи копии:
Подпись руководителя: _____________
Дубликат трудовой книжки: новый порядок оформления
Если оригинал ТК утерян или испорчен, оформляется дубликат. С 2024 года процесс стал двухэтапным:
- Запрос в ФСЗН. Работодатель (или сам работник) должен запросить в Пенсионном фонде (ФСЗН) сведения о всех местах работы заявителя. Это необходимо для восстановления полного трудового стажа.
- Оформление на основании полученных сведений. На основе выписки из ФСЗН и других имеющихся документов (приказы, личные карточки) работодатель оформляет дубликат. Записи вносятся в хронологическом порядке.
Важно: Переносить все старые записи из утраченной книжки в дубликат не требуется. Обязательно вносятся только данные о последнем месте работы (текущем работодателе) и сведения, полученные из ФСЗН. Дубликат оформляется на новом бланке (даже если утеряна старая книжка).
Хранение трудовых книжек и вкладышей
Правила хранения остались прежними, но их стоит напомнить:
- ТК и вкладыши (при их использовании) должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность от порчи, пожара и несанкционированного доступа.
- Каждая организация ведет приходно-расходную книгу по учету бланков ТК и вкладышей к ним. Это обязательное требование.
- При увольнении работника ТК (или ее дубликат) выдается ему под расписку. Если работник отказывается получать, это оформляется актом.
Электронный документооборот и отказ от бумажной формы
Одной из целей реформы является переход на электронный документооборот (КЭДО).
- С 2024 года Минтруд прогнозирует обязательность использования КЭДО для большинства работодателей. В электронном виде можно вести ТК, что упрощает процесс и снижает риски утери.
- Работник имеет право отказаться от бумажной ТК и получить ее в электронной форме. В этом случае работодатель обязан оформить электронную ТК в соответствии с требованиями законодательства. Отказ должен быть оформлен письменным заявлением.
- При наличии у работника бумажной ТК, работодатель обязан продолжать ее ведение по старым правилам, даже если сам перешел на КЭДО для новых сотрудников.
Что запрещено с 2024 года?
С 1 января 2024 года запрещено:
- Заводить новые бумажные трудовые книжки (включая дубликаты взамен утерянных) на старом бланке. Используется только новая форма.
- Скреплять ТК сургучной печатью и пломбировать ее.
- Вносить записи неразборчивым почерком, карандашом или использовать корректирующие средства.
Реформа трудовых книжек направлена на унификацию, упрощение и цифровизацию кадрового документооборота. Ключевые изменения, на которые должен обратить внимание каждый:
- Используйте новый бланк для всех оформляемых с ТК.
- Старые бланки — только для продолжения записи в уже существующую книжку.
- Заверяйте записи подписью и печатью (без сургуча).
- При утере — запрашивайте сведения из ФСЗН для оформления дубликата.
- Следите за переходом на электронный документооборот.
Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Постановления Правительства №1250 и Инструкции по заполнению ТК, так как в Details могут вноситься дополнительные уточнения.
Дата актуализации материала по информации на 23 мая 2026 года. Обратите внимание, что законодательство может меняться. Для получения официальной консультации обращайтесь в Минтруд или к кадровым специалистам.