Копия трудовой книжки часто требуется при оформлении загранпаспорта‚ получении социальных льгот‚ участии в конкурсах на государственную службу и в других ситуациях‚ когда оригинал документа предоставлять нельзя. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ как правильно получить‚ оформить и заверить копию трудовой книжки вместе с вкладышем.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 62 – право работника получить копию трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждена форма бланков трудовой книжки и вкладыша.
• Приказ Минфина России от № 55н – порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей.

Подготовка оригинала

1. Получите у работника оригинал трудовой книжки и‚ если он есть‚ вкладыш.
2. Убедитесь‚ что все записи четкие‚ без размазывания и повреждений. При необходимости попросите работодателя исправить ошибки перед копированием.
3. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (через Госуслуги)‚ распечатайте необходимые страницы на бумаге формата А4.

Создание копии

Копию можно сделать следующими способами:

• Сканером – установите разрешение не менее 300 dpi‚ сохраните в формате PDF или TIFF.
• Фотографией – используйте хорошее освещение‚ держите камеру перпендикулярно странице‚ избегайте бликов и теней.
• Ксероксом – установите режим «черно‑белый»‚ проверьте читаемость текста.

После получения изображения проверьте‚ что все строки‚ включая номера страниц‚ даты и подписи‚ хорошо видны.

Оформление вкладыша

Если в трудовой книжке используется вкладыш (для записи о награждениях‚ повышениях qualification и т.д.)‚ его тоже необходимо включить в копию:

1. Сделайте отдельную копию вкладыша тем же способом‚ что и основной документ.
2. При печати разместите оба листа (основную страницу и вкладыш) на одном листе формата А4‚ если позволяет читаемость – это не запрещено ГОСТ.
3. Убедитесь‚ что порядок следования страниц соответствует оригиналу (сначала основная часть‚ затем вкладыш).

Заверение копии

Копия трудовой книжки считается действительной только после надлежащего заверения. Существует два основных варианта:

Заверение работодателем

Согласно п. 2 Приказа Минтруда № 320н‚ работодатель может заверить копию своей подписью и печатью (если имеется).

Образец надписи на копии:

Верно
Должность: ______________________
Ф.И.О.: ________________________
Подпись: ________________________
«___» __________ 20__ г.

Примечание: если у организации есть печать‚ её ставят рядом с подписью.

Заверение нотариусом

Если требуется заверение нотариальной конторой‚ процедура выглядит так:

• Предъявите оригинал трудовой книжки и вкладыша (или их качественные копии).
• Нотариус проверит соответствие копии оригиналу‚ при необходимости укажет на ошибки и предложит их исправить у работодателя.
• После подтверждения нотариус поставит свою подпись‚ печать и укажет дату заверения.
• Услуга платная; стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2023 года трудовые книжки нового образца применяются в электронном виде через портал «Госуслуги». Для получения копии:

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
2. Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Запрос копии трудовой книжки».
3. Система сформирует PDF‑файл с данными о работе и‚ при наличии‚ сведениями из вкладыша.
4. Распечатайте полученный документ и заверьте его одним из способов‚ описанных выше.

Полезные советы

• Делайте копию сразу после получения оригинала – так снижается риск потери или повреждения документа.
• Храните заверенную копию в отдельной папке вместе с оригиналом‚ чтобы избежать путаницы.
• Если копия нужна для подачи в государственные органы‚ уточните заранее‚ требуется ли нотариальное заверение или достаточно заверения работодателем.
• Проверяйте актуальность нормативных актов – время от времени вносятся изменения в порядок ведения трудовых книжек.

Сделать копию трудовой книжки с вкладышем несложно‚ если соблюдать установленные правила: получить читаемый оригинал‚ создать качественную копию‚ правильно оформить вкладыш и заверить документ либо подписью работодателя‚ либо нотариусом. Следуя приведённой инструкции‚ вы получите действительную копию‚ пригодную для любых официальных целей.