Вопрос о том‚ когда и как работодатель может передать копию трудовой книжки другому лицу‚ часто возникает в практике как у работодателей‚ так и у работников․ Ниже подробно рассмотрены правовые основы‚ порядок действий‚ ограничения и типичные ошибки․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 62 – выдача документов‚ связанных с работой‚ и их копий․
  • Статья 65 – порядок выдачи дубликатов трудовой книжки․
  • Статья 66․1 – предоставление сведений о трудовой деятельности (выписка из трудовой книжки)․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утративший силу‚ но используемый в судебной практике) – п․ 41‚ п․ 44․
• Письмо Минтруда России (Роструд) от № ПГ/14294‑6‑1 – разъяснение вопросов передачи персональных данных из трудовой книжки третьим лицам․
• Судебная практика:
  • Апелляционное определение Московского городского суда от по делу № 33‑49250/2019 – подтверждение правомерности выдачи копии по нотариально заверенной доверенности․

Когда копию трудовой книжки можно передать третьему лицу?

1. По закону (без согласия работника):
   • В органы обязательного социального страхования (ПФР‚ ФСС) – в рамках их полномочий․
   • В суд‚ следственные органы по требованию закона․
   • В органы государственной статистики и надзора (Росстат‚ Роструд) при проведении проверок․
2. С согласия работника (письменного):
   • Страховые компании (для оформления полиса ОМС/ДМС)․
   • Банки – при оформлении кредитов‚ ипотеки‚ пенсионных накоплений․
   • Учреждения образования (для подтверждения стажа)․
   • Нотариусы – при оформлении доверенности‚ наследования и т․п․
3. На основании нотариально заверенной доверенности работника:

   Трудовая книжка (или её копия) может быть передана лицу‚ указанному в доверенности‚ если доверенность удостоверена нотариусом и в ней явно указана цель получения копии․

Что считается «копией» трудовой книжки?

Копией считается:

• Фотокопия (мелованная или цветная) всех страниц трудовой книжки‚ включая ьный лист․
• Выписка (справка) из трудовой книжки‚ оформленная работодателем в соответствии с п․ 66․1 ТК РФ․
• Дубликат трудовой книжки‚ выданный в случае утраты оригинала (только по заявлению работника)․

Порядок выдачи копии третьему лицу

Согласие работника (если требуется)

Для большинства случаев‚ не подпадающих под обязательную передачу по закону‚ необходимо получить письменное согласие работника․ Образец согласия:

Я‚ ______________________ (ФИО работника)‚ 
даю согласие работодателю ______________________ (наименование организации) 
на передачу копии (выписки) моей трудовой книжки 

______________________ (наименование третьего лица) 
в целях ________________________ (указать цель)․ 

Оформление запроса от третьего лица

Третье лицо должно предоставить:

• Нотариально заверенную доверенность (если запрос делается от имени работника)․
• Копию паспорта (для подтверждения личности)․
• Документ‚ подтверждающий законный интерес (например‚ запрос банка‚ страховой компании)․

Действия работодателя

1. Проверить наличие согласия работника или законного основания․
2. Убедиться в подлинности представленных документов (доверенность‚ паспорт)․
3. Сделать копию всех страниц трудовой книжки‚ включая ьный лист․
4. Заверить копию:
   • Подписью ответственного лица (специалиста по кадрам)․
   • Печатью организации․
   • Если требуется‚ поставить отметку «Копия заверена» в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016․
5. Передать копию в указанный срок (обычно – в течение 5 рабочих дней с момента получения запроса)․
6. Сохранить в личном деле работника копию запроса и подтверждающие документы (для аудита)․

Что делать‚ если работник отказывается дать согласие?

Работодатель обязан отказать в передаче копии‚ если запрос не подпадает под обязательные случаи‚ предусмотренные законом․ В таком случае следует направить третьему лицу официальное письмо‑отказ с указанием правовой основы․

Обязанности работодателя по хранению оригиналов и копий

• Оригиналы трудовых книжек хранятся у работодателя до момента их выдачи сотруднику (в день увольнения)․
• Копии оригиналов не обязаны храниться‚ однако рекомендуется вести реестр выдач копий (дата‚ получатель‚ цель)․
• Работодатель не обязан изготавливать копии трудовых книжек уволенных сотрудников‚ если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․

Защита персональных данных

Трудовая книжка содержит персональные данные (ФИО‚ дата рождения‚ сведения о стаже‚ сведения о заработной плате)․ Их обработка регулируется ФЗ «О персональных данных»․ Ключевые требования:

• Обработка допускается только в целях‚ предусмотренных ТК РФ‚ или при наличии согласия субъекта данных․
• Передача данных третьим лицам без согласия работника допускается только в случаях‚ предусмотренных законом (соцстрахование‚ судебные разбирательства и т․п․)․
• Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность и хранить документы в условиях‚ исключающих несанкционированный доступ․

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель выдать оригинал трудовой книжки родственнику?

Нет․ Трудовая книжка выдаётся только самому работнику в день увольнения (ст․ 76 ТК РФ)․ Передача оригинала третьим лицам без доверенности и согласия работника запрещена․

Как оформить доверенность для получения копии?

Доверенность должна быть нотариально заверена‚ в ней должно быть указано:

• ФИО доверителя (работника)․
• ФИО доверенного лица․
• Конкретная цель – «получить копию (выписку) трудовой книжки»․
• Срок действия доверенности․

Нужно ли платить за копию трудовой книжки?

Согласно ст․ 62 ТК РФ копии (выписки) выдаются бесплатно․ Платить можно только за услуги сторонних организаций (например‚ нотариуса)‚ если работник самостоятельно заказывает заверение․

Что делать‚ если работник уехал за границу и не может подписать согласие?

Можно оформить согласие в виде электронного документа‚ подписанного через квалифицированную электронную подпись (КЭП)‚ либо выслать доверенность в консульство для заверения․

Можно ли отправить копию трудовой книжки по электронной почте?

Да‚ если получатель – уполномоченный орган или организация‚ а передача осуществляется в зашифрованном виде и с согласия работника․ При этом необходимо приложить скан заверенного оригинала и указать цель передачи․

Предоставление копий трудовых книжек третьим лицам – процесс‚ регулируемый Трудовым кодексом‚ ФЗ «О персональных данных» и разъяснительными письмами Минтруда․ Ключевые требования:

• Наличие законного основания или письменного согласия работника․
• Оформление запроса и доверенности в соответствии с требованиями законодательства․
• Заверение копии подписью ответственного лица и печатью организации;
• Ведение реестра выдач и обеспечение конфиденциальности персональных данных․

Соблюдая эти правила‚ работодатель минимизирует риски штрафов и судебных споров‚ а работник получает гарантии защиты своих персональных данных․

Автор: Юрист по трудовому праву‚ 2026 год․
Источник информации: Трудовой кодекс РФ‚ КонсультантПлюс‚ письма Роструда‚ судебная практика (Московский городской суд‚ 2019 г․)․