Вопрос о том, когда и как работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки, волнует как новых, так и опытных работников. Ниже разберёмся в правовых нормах, порядке оформления, а также в нюансах, связанных с электронными и бумажными вариантами документа.
Правовое основание: Трудовой кодекс РФ
В статье 62 Трудового кодекса РФ закреплены основные принципы выдачи документов, связанных с трудовой деятельностью:
- Работник имеет право на ознакомление с записями в своей трудовой книжке и на получение копии этих записей.
- По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение три рабочих дня выдать трудовую книжку (за исключением случаев, когда она находится в архиве и не может быть выдана).
- Выдача копии трудовой книжки осуществляется на основании письменного заявления работника.
Таким образом, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки, если работник подал соответствующее заявление.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это заверенная копия оригинала, оформленная в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Копия может быть нужна:
- для подтверждения стажа при оформлении кредита, ипотеки, получения загранпаспорта.
- для передачи в другой организационный центр (например, при смене работы).
- для личного архива работника.
Как правильно оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки?
Шаблон заявления
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в любой организации:
Заявление Я, ФИО работника, работаю в компании ООО "Название компании" на должности Должность с дата начала работы. Прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную работодателем, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ. Подпись: __________________
Порядок подачи заявления
- Составьте заявление в письменной форме.
- Подайте его в отдел кадров или руководителю подразделения.
- Сохраните копию заявления (для вашего личного архива).
- В течение 3 рабочих дней работодатель обязан выдать вам копию трудовой книжки.
Как заверить копию трудовой книжки?
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, копия заверяется следующим образом:
- На первой странице копии указывается «Копия» и дата заверения.
- Внизу копии ставится печать работодателя и подпись уполномоченного лица.
- В случае электронного оформления – копия может быть выдана в виде PDF с цифровой подписью.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажные варианты
С 2021 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Это не означает, что бумажный вариант исчезает, но:
- ЭТК позволяет работнику в любой момент проверить данные о стаже.
- При необходимости можно получить заверенную копию из электронного архива.
- Бумажную трудовую книжку можно выдать только в случае, если работодатель хранит оригинал.
Хранение копий трудовой книжки работодателем
Согласно докладу, утверждённому Рострудом, работодатель имеет право хранить копии документов работника (паспорт, СНИЛС, трудовую книжку) в личном деле сотрудника при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Таким образом, работодатель может хранить копию трудовой книжки, но обязан выдавать её по запросу работника.
Сроки выдачи копии
Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать копию в течение три рабочих дня после получения письменного заявления. Если работодатель не выполняет обязанность, работник может обратиться в инспекцию труда.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
- Проверьте, было ли заявление подано в письменной форме.
- Если работодатель отказывается, напишите официальное письмо с ссылкой на статью 62 ТК РФ.
- Если ситуация не решается, обратитесь в инспекцию труда или в суд.
Практические советы
- Сохраняйте копию оригинала трудовой книжки в надёжном месте.
- При смене работы обязательно получите заверенную копию.
- Проверяйте, что в копии точно отражены все записи (дата приема, увольнения, изменения условий труда).
- Если вы работаете в организации, где применяются электронные трудовые книжки, уточните, как получить копию в формате PDF.
Работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней. Копия должна быть заверена в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. При наличии электронных трудовых книжек работник может получить копию в электронном виде. При отказе работодателя работник имеет право обратиться в инспекцию труда.
Убедитесь, что ваше заявление оформлено корректно, а копия заверена должным образом – это поможет избежать конфликтов и обеспечит доступ к важной информации о вашем трудовом стаже.