Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих стаж и опыт работы сотрудника. В ряде ситуаций работнику требуется не оригинал, а его копия (заверенная или простая). Ниже подробно рассмотрим, когда нужна копия, как её оформить, какие документы необходимы и какие особенности имеют электронные трудовые книжки (ЭТК).

Когда может потребоваться копия трудовой книжки

Устройство на новую работу (особенно при переходе в другую отрасль).
Получение кредита, ипотеки или займа в банке.
Оформление загранпаспорта, визы или вида на жительство.
Получение пособий по безработице, больничных, декретных выплат.
Подтверждение стажа при назначении пенсии.
Участие в тендерах, госзакупках или получении лицензий (для индивидуальных предпринимателей).
Судебные споры, связанные с трудовыми отношениями.

В большинстве случаев достаточно заверенной копии, то есть копии, заверенной подписью и печатью работодателя (или уполномоченного лица).

Правовая база выдачи копий

Основные нормы, регулирующие порядок выдачи копий трудовой книжки, содержатся в:

Трудовой кодекс РФ, статья 62 – работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию трудовой книжки (или выписку из неё) не позднее трёх рабочих дней.
Федеральный закон № 432-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – касается выписок для пенсионного обеспечения.
Приказ Минтруда России от № 69 – о ведении и хранении трудовых книжек.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (рекомендательный) – правила оформления заверенных копий документов.

Важно: копия трудовой книжки выдаётся бесплатно. Взимание платы за неё является нарушением трудового законодательства.

Как оформить заявление на выдачу копии

Заявление подаётся в письменном виде (можно в электронной форме, если работодатель принимает такие документы). Ниже – типовой образец заявления.

Образец заявления работника о выдаче копии трудовой книжки

[Наименование организации]
[ФИО руководителя]
[Должность руководителя]

От: [ФИО сотрудника]
 [Табельный номер (если есть)]
 [Подразделение, должность]

«___» __________ 2026 г.

Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) для [указать цель: например, получения кредита в банке XYZ].

С уважением,
[Подпись] _______________ [ФИО]

После получения заявления работодатель обязан:

Проверить наличие оригинала трудовой книжки у сотрудника.
Сделать копию всех страниц (включая последнюю, где указывается «Работает по настоящее время»).
Завершить копию: поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
Выдать копию сотруднику под расписку в журнале учёта движения трудовых книжек или получить от него расписку о получении.

Срок исполнения – не более трёх рабочих дней с даты подачи заявления.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек; Хотя законодательно термин «ЭТК» не закреплён, под ним понимают выписку из электронного реестра ПФР, содержащую сведения о трудовой деятельности.

Как получить выписку из ЭТК

Войти на портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru).
Перейти в раздел «Труд и занятость» → услуга «Получение выписки из электронной трудовой книжки».
Подтвердить личность через ЕСИА (логин и пароль, либо через мобильное приложение).
Получить выписку в формате PDF, которую можно распечатать и, при необходимости, заверить у работодателя.

Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и копия бумажной трудовой книжки, если она заверена работодателем (печать и подпись).

Переход с бумажной на электронную форму

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (форма утверждена Приказом Минтруда от № 182н).
Работодатель в течение пяти рабочих дней направляет сведения в ПФР;
После подтверждения ПФР сотруднику выдаётся извещение о переходе на ЭТК.
Больше не требуется вести бумажную книжку; все записи ведутся в электронном реестре.

При необходимости можно получить как выписку из ЭТК, так и заверенную копию последней бумажной книжки (если она ещё хранится у работодателя).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Согласно рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверение копии осуществляется следующим образом:

На копии ставится отметка «Копия верна» (или «Верно»).
Под отметкой указывается должность и ФИО лица, заверяющего копию.
Ставится подпись и расшифровка подписи.
При наличии печати организации – оттиск печати рядом с подписью.
Внизу копии указывается дата заверения.

Пример оформления заверения:

Копия верна
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
Подпись _______________
М.П;
«21» мая 2026 г.

Если копия предназначена для банка или госоргана, рекомендуется использовать именно такой формат – он принимается без дополнительных вопросов.

Хранение и учёт копий трудовой книжки

Работодатель обязан вести журнал учёта движения трудовых книжек (включая копии). В журнале фиксируются:

Дата выдачи копии.
ФИО сотрудника.
Цель выдачи (кредит, виза и т.д.).
Подпись сотрудника о получении копии.
Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель).

Это позволяет избежать претензий со стороны работника в случае утери или повреждения оригинала.

Ответственность за нарушение порядка выдачи копий

Нарушение ст. 62 ТК РФ (отказ в выдаче копии, задержка свыше трёх рабочих дней, взимание платы) может повлечь:

Предупреждение или штраф для должностного лица (от 1 000 до 5 000 руб.).
Штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб.) – как указано в информации из интернета.
Возможное возбуждение административного дела по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Поэтому соблюдение установленного порядка – не только обязанность, но и способ минимизировать риски для компании.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?: Нет. По ТК РФ выдача копии возможна только по письменному заявлению работника.
Нужно ли нотариально заверять копию?: Нотариальное заверение не требуется, если копия уже заверена работодателем (печать и подпись). Нотариальное заверение может понадобиться только для использования за рубежом по требованию иностранного органа.
Можно ли получить копию, если я уволен?: Да. Бывший работник имеет право на получение копии трудовой книжки (или выписки) в течение всего периода хранения документа у бывшего работодателя (обычно 50 лет).
Что делать, если в копии обнаружены ошибки?: Сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением об исправлении ошибки. Работодатель вносит исправления в оригинал и выдаёт новую заверенную копию.
Есть ли разница между выпиской и копией?: Выписка – это отдельный документ, содержащий только выбранные записи (например, за определённый период). Копия – полное воспроизвед всех страниц трудовой книжки. Оба документа могут быть заверены и иметь одинаковую юридическую силу.

Копия трудовой книжки – востребованный документ, который может понадобиться в самых разных жизненных ситуациях. Знание своего права на получение копии, правил её оформления и заверения позволяет избежать задержек и конфликтов с работодателем. Не забывайте, что:

Заявление подаётся в письменном виде;
Срок выдачи – не более трёх рабочих дней;
Копия выдаётся бесплатно и должна быть заверена подписью и печатью организации;
При работе с электронной трудовой книжкой достаточно получить выписку с портала Госуслуг и, при необходимости, заверить её у работодателя.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить необходимый документ для работы, кредита, визы или любого другого официального запроса.