Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое право сотрудника. По закону работодатель обязан предоставить работнику копию (дубликат) трудовой книжки в определённых случаях: при её утрате, порче, а также при необходимости подтвердить стаж работы. В статье подробно рассматривается порядок выдачи копии, требования к её оформлению и примеры оформления в 2026 году.
Правовая база
В Республике Беларусь основным нормативным актом, регулирующим вопросы выдачи копий трудовой книжки, является Трудовой кодекс РФ (ст. 62) и соответствующие положения Министерства труда и социальной защиты РБ.
- Работодатель обязан выдать копию в течение 5‑ти календарных дней с момента обращения сотрудника.
- Копия должна быть заверена подписью и печатью организации.
- В копию вносятся те же сведения, что и в оригинале: специальность, квалификация, должность, период работы, а также сведения о предыдущих местах работы.
Когда требуется копия трудовой книжки?
Копию запрашивают в следующих ситуациях:
- Утеря или порча оригинальной трудовой книжки.
- Необходимость предоставить документ в сторонних организациях (например, в пенсионный фонд, банке, при устройстве на новую работу).
- Требование работодателя о подтверждении стажа в процессе проверки.
Как правильно оформить заявление
Для получения копии сотрудник должен подать письменное заявление в отдел кадров. Ниже – типовой образец заявления, который можно использовать в 2026 году.
Заявление о выдаче копии трудовой книжки Я, _______________________________ (ФИО), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки, так как оригинал утерял/порвал/не получил (указать причину). Подпись: __________________________
Заявление подаётся в двух экземплярах: один остаётся в кадровом отделе, второй передаётся сотруднику вместе с копией.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Копия должна содержать все обязательные реквизиты и заверяться подписью и печатью работодателя. Ниже – пример оформления в 2026 году.
Шапка документа
Копия трудовой книжки
Наименование организации: _______________________________
Адрес: _______________________________
ИНН/КПП: _______________________________
Основные сведения о работнике - Фамилия, имя, отчество: _______________________________
- Дата рождения: _______________________________
- Должность: _______________________________
- Квалификация: _______________________________
- Специальность: _______________________________
Сведения о трудовом стаже
Период работы в организации: с «__» по «__» (или «с ____ года по ____ год»).
Должность (при необходимости): _______________________________
Заверения
Копию подписывает уполномоченный представитель работодателя и ставит печать:
_________________________ (подпись) _________________________ (должность) [ПЕЧАТЬ]
Сроки выдачи и ответственность работодателя
Согласно п. 5 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить копию в течение 5 календарных дней с момента подачи заявления. При несоблюдении этого срока работник имеет право:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда.
- Требовать компенсацию за причинённый вред.
Часто задаваемые вопросы Вопрос: Можно ли получить копию, если оригинал утерян, но нет подтверждающих документов о предыдущей работе?
Ответ: Да, копия может быть выдана без дополнительных справок, однако в неё будут внесены только сведения, указанные в оригинале трудовой книжки. Для подтверждения предыдущего опыта работодатель может запросить копии приказов или справок у предыдущих работодателей.
Вопрос: Сколько копий может быть выдано?
Ответ: По закону работодатель обязан выдать один оригинал и при необходимости – неограниченное количество копий. Однако каждая копия должна быть заверена подписью и печатью организации.
Вопрос: Можно ли оформить копию в электронном виде?
Ответ: На текущий момент законодательство Беларуси не предусматривает электронные копии трудовой книжки как юридически значимые документы. Поэтому копия должна быть оформлена в бумажном виде с подписью и печатью.
Где скачать готовые образцы
Для удобства работников и работодателей в открытом доступе доступны готовые шаблоны:
- Образец заверенной копии трудовой книжки
- Заявление о выдаче копии трудовой книжки (DOCX)
- Образец копии трудовой книжки 2026 года
Копия трудовой книжки – важный документ, позволяющий подтвердить свой трудовой стаж и условия работы. Правильное оформление и своевременная выдача копии защищают права работника и помогают избежать конфликтов с работодателем. При подготовке заявления и оформлении копии следует строго следовать требованиям Трудового кодекса и инструкций Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
Если у вас возникнут сложности с получением копии, рекомендуется обратиться в профсоюзный совет, в Государственную инспекцию труда или в юридический отдел организации.