Срочная военная служба – один из самых часто задаваемых вопросов в кадровой работе. Правильное оформление соответствующей записи в трудовой книжке позволяет избежать ошибок при оформлении документации и упрощает дальнейшую работу с персоналом. В этой статье мы разберём все нюансы, основываясь на официальных разъяснениях ПФР и Министерства труда РФ.
Когда требуется сканировать военный билет?
Согласно практике ПФР, сканировать военный билет и добавлять его в электронную трудовую книжку необходимо только в следующих случаях:
- В трудовой книжке не указан период срочной военной службы;
- Период указан, но не указан номер военного билета и дата его выдачи;
- В иных случаях, когда документ требуется для подтверждения периода службы.
Если же в книжке уже есть полные сведения (период, номер билета, дата выдачи), дополнительное сканирование не требуется.
Как правильно оформить запись о службе в армии?
Заполнение полей вручную должно соответствовать требованиям Трудового кодекса и рекомендациям кадровых отделов. Ниже – пошаговая инструкция.
Графа 3 – период военной службы
В графе 3 вносится запись о прохождении службы в Вооружённых Силах РФ. Пример оформления:
<b>Служба в Вооружённых силах Российской Федерации с по ;</b>
Обратите внимание: даты должны быть указаны в правильном порядке (начало – конец).
Графа 4 – документ, на основании которого вносится запись
В графе 4 указываются реквизиты документа, подтверждающего службу. Пример:
Военный билет № 148210, выдан
Если в книжке уже есть номер билета и дата выдачи, их достаточно указать в графе 4, и отдельный скан не нужен.
Подпись и печать
Записи в оригинальную трудовую книжку заверяются подписью и печатью работодателя только при увольнении сотрудника. При приёме на работу подпись и печать ставятся сразу после внесения данных.
Частые ошибки при оформлении записи
Кадровые специалисты часто допускают следующие недочёты:
- Точное соответствие записи приказу (распоряжению) работодателя. Текст приказа в книжке не копируеться полностью; достаточно указать должность, период и тип трудового договора.
- Неправильное указание срочного характера договора. Вместо «срочного характера договора» следует писать «на срок с по ».
- Неуказание полного наименования документа в графе 4.
Эти ошибки приводят к необходимости дополнительного уточнения в кадровом отделе и могут задержать оформление электронной трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка: где и как проверять сведения
Сведения о трудовой деятельности, включая запись о срочной службе, доступны в личном кабинете на портале Госуслуг и через мобильные приложения. При необходимости их можно получить в виде бумажной выписки.
Для просмотра электронной трудовой книжки:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуг;
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»;
- Посмотрите внесённые сведения о военной службе.
Как оформить заявление и военный билет при приёме на работу
Будущий сотрудник обязан предоставить работодателю:
- Военный билет (оригинал);
- Заявление о прохождении срочной военной службы, которое будет основанием для издания приказа.
После получения документов кадровый отдел вносит соответствующую запись в трудовую книжку и оформляет приказ о приёме на работу.
Пример оформления раздела «Сведения о работе»
В трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» может быть записано:
A.В. Лампочкин – принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооружённых силах РФ с по . Военный билет № 148210, выдан .
В этом примере указаны все необходимые реквизиты, а также подтверждающий документ.
Что делать, если в книжке нет сведений о военной службе?
Если в оригинальной трудовой книжке отсутствует запись о срочной службе, но сотрудник предоставляет военный билет и заявление, то:
- Внести данные вручную в соответствующие графы;
- При необходимости сканировать билет и добавить в электронную форму;
- Убедиться, что в графе 4 указан номер билета и дата выдачи.
После этого запись считается завершённой и может быть подтверждена печатью и подписью работодателя.
Краткие рекомендации для кадровых специалистов
- Проверяйте, заполнены ли поля 3 и 4 полностью (период, номер билета, дата выдачи).
- Не копируйте полностью текст приказа – достаточно указать должность, тип договора и период.
- При отсутствии данных в книжке – сканируйте билет и добавьте в электронную форму.
- Все изменения фиксируйте подписью и печатью (при увольнении – обязательно).
- Регулярно проверяйте сведения в электронной трудовой книжке через Госуслуги.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок, ускорит процесс оформления и обеспечит корректное отображение срочной военной службы в трудовой книжке сотрудника.
Автор: кадровый консультант, 23 мая 2026 г.