Копия трудовой книжки – один из самых востребованных документов при трудоустройстве, получении кредита, оформлении визы или подаче искового заявления в суд․ Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления․

В данной статье подробно рассмотрим:

• кто имеет право заверять копию;
• какие сведения должны быть внесены в заверительную надпись;
• пошаговый алгоритм действий отдела кадров;
• особенности оформления копии электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р);
• требования, действующие с 1 июля 2018 года и актуальные на 2025‑2026 гг․;
• образцы заверенных копий и типовые ошибки․

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Согласно внутренним нормативным актам организации, заверять копию трудовой книжки имеет право:

1. руководитель организации;
2. уполномоченное им лицо – специалист отдела кадров (кадровик), который приказом (распоряжением) назначен ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
3. нотариус – в случае, если сотрудник не работает в организации либо требуется заверение для внешних органов (консульство, суд, банк)․

Важно: лицо, ставшее подписантом, должно обладать соответствующим приказом о назначении и иметь доступ к оригиналу трудовой книжки․

Содержание заверительной надписи

С 1 июля 2018 года в заверенной копии трудовой книжки обязательно указывается место хранения оригинального документа․ Полный набор реквизитов выглядит так:

• Надпись «Верно» – ставится напротив каждой заверяемой страницы (или внизу последней страницы, если копия прошита);
• ФИО и должность лица, заверяющего копию;
• Дата заверения (день, месяц, год);
• Указание места хранения оригинала трудовой книжки – произвольная формулировка, например:
  • «Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Ромашка»»;
  • «Оригинал трудовой книжки хранится в сейфе отдела кадров»;
  • «Подлинник находится в архиве организации, кабинет № 5»․
• Количество прошитых, пронумерованных и заверенных листов (например: «Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов»)․

Пример полной заверительной надписи:

Верно
Иванов Иван Иванович, специалист отдела кадров

Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «ТехноСервис»
Всего прошито, пронумеровано и заверено 15 листов

Пошаговая инструкция для отдела кадров

1. Получение заявления – сотрудник подаёт письменное заявление на имя руководителя или непосредственно в отдел кадров (можно в электронном виде, если внутренний регламент допускает)․ В заявлении указывается цель выдачи копии и предпочтительный формат (бумажный/электронный)․
2. Проверка полномочий – кадровик сверяет, что у него есть приказ о назначении ответственным за трудовые книжки․
3. Сверимость с кадровыми документами – проверяется, что все записи о приёмах, переводах, повышениях, увольнениях и иных изменениях внесены в трудовую книжку без пропусков и ошибок․
4. Снятие копий – делаются четкие ксерокопии (или сканы) всех заполненных страниц трудовой книжки․ При электронной трудовой книжки формируется выписка по форме СТД‑Р (Приложение 1 к приказу Минтруда от  № 713н)․
5. Прошивка и нумерация – листы копии прошиваются ниткой (или скрепляются степлером в соответствии с внутренним регламентом) и пронумеровываются последовательно․
6. Заверение – на каждой странице (или внизу последней) ставится надпись «Верно», заполняются реквизиты, указанные в разделе 2, и ставится подпись уполномоченного лица․
7. Выдача сотруднику – готовая заверенная копия передаётся сотруднику под расписку в журнале выдачи документов или в электронной системе документооборота․
8. Хранение копии заявления – оригинал заявления сотрудника сохраняется в личном деле работника на срок, установленный внутренними нормативными актами (обычно 5 лет)․

Особенности оформления копии электронной трудовой книжки

С введением электронных трудовых книжек (ЕТК) процесс получения копии изменился, но суть осталась той же:

• Сотрудник подаёт заявление на выдачу копии ЕТК․
• Кадровик формирует выписку по форме СТД‑Р, которая содержит все сведения о трудовой деятельности, стаже, периодах работы и т․д․
• Выписка распечатывается на листах формата А4, прошивается, нумеруется и заверяется так же, как и копия бумажной трудовой книжки․
• В заверительной надписи указывается место хранения оригинала электронной трудовой книжки (обычно – в информационной системе кадрового учёта, доступ к которой имеет только уполномоченное лицо)․

Пример надписи для электронной копии:

Верно
Петрова Анна Сергеевна, ведущий специалист отдела кадров

Подлинник документа находится в информационной системе «Кадровик‑Про» ООО «Инноватика»
Всего прошито, пронумеровано и заверено 8 листов

Требования госорганов и банков к заверенной копии

Различные учреждения могут предъявлять дополнительные условия:

• Наличие печати организации – некоторые банки требуют, чтобы помимо подписи стояла печать предприятия․
• Отметка о месте хранения оригинала – обязательна с 2018 года; отсутствие такой отметки делает копию недействительной․
• Целостность прошивки – листы должны быть прошиты ниткой без возможности их вынуть без повреждения․
• Чёткость текста – копия должна быть читабельной; размытые или неразборчивые записи приведут к отказу․

Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки

• Отсутствие указания места хранения оригинала․
• Подпись лица, не имеющего приказа о назначении․
• Непрошитые листы или прошивка только степлером (некоторые организации считают это недостаточным)․
• Дата заверения указана в формате, не соответствующем внутреннему регламенту (например, только день и месяц без года)․
• Неполный набор страниц – пропущены страницы с записями о переводах или наградах․
• Использование корректирующей жидкости или исправлений в заверительной надписи․

Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под внутренние формы организации․

[Наименование организации]
[ИНН/КПП]
[Адрес]

Заявление
о выдаче заверенной копии трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО полностью),
работаю в должности _______________________ в подразделении _______________________,
прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из электронной трудовой книжки)
для _______________________ (указать цель: подача в банк, консульство, суд и т․д․)․

Желаемый формат выдачи: ☐ бумажный ☐ электронный (форма СТД‑Р)․

Подпись: _______________________

После получения заявления отдел кадров регистрирует его в журнале incoming‑documents и приступает к выполнению пункта 2‑8 пошаговой инструкции․

Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная трудовым законодательством и внутренними нормативными актами организации․ Соблюдение всех требований (наличие приказа о назначении, указание места хранения оригинала, правильная прошивка и нумерация, наличие надписи «Верно» с ФИО, должностью и датой) гарантирует, что документ будет принят любыми государственными и коммерческими учреждениями без замечаний․

Отдел кадров, следуя представленной выше инструкции и используя приведённые образцы, сможет оформить заверенную копию трудовой книжки быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством на 2025‑2026 гг․