Несмотря на повсеместное внедрение цифровых технологий и возможность получения выписок о трудовой деятельности в электронном виде (через портал Госуслуг или СТД-ПФР), бумажная трудовая книжка все еще остается актуальным документом. Пока в сейфах работодателей хранятся оригиналы на бумажном носителе, вопрос правильного и своевременного предоставления их копий остается острым как для сотрудников, так и для кадровых специалистов.

Когда у работника возникает право на получение копии?

Согласно правилам, прописанным в статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки при одновременном соблюдении двух условий:

• Поступление письменного заявления. Работник должен написать заявление с просьбой выдать ему заверенную копию. Устных просьб недостаточно, именно письменное заявление запускает срок и служит доказательством обращения.
• Работодатель ведет бумажную трудовую книжку. Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) и оригинал находится у него на руках, либо он работает дистанционно и не передавал документ работодателю, компания не обязана изготавливать копию. Даже если работник сам принесет оригинал, требовать его заверения у работодателя нет оснований.

Срок выдачи: сколько времени есть у работодателя?

Одно из самых важных правил, о котором должен помнить каждый кадровик и руководитель,, это жесткий срок реагирования на просьбу работника. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что копия должна быть выдана не более чем за 3 рабочих дня со дня подачи заявления.

Этот срок является максимальным. Задержка даже на один день расценивается как нарушение трудового законодательства и может повлечь за собой административную ответственность.

Как зафиксировать факт своевременной выдачи?

Чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны сотрудника или трудовой инспекции, работодателю важно грамотно зафиксировать факт передачи документа. Для этого можно использовать следующие способы:

1. Расписка работника. Сотрудник ставит подпись на экземпляре заявления (или в специальном журнале выдачи документов) с указанием даты получения копии.
2. Вручение под роспись. Оформление акта приема-передачи или отметка в журнале учета движения трудовых книжек.

Как надлежащим образом заверить копию?

ТК РФ требует, чтобы копия трудовой книжки была заверена «надлежащим образом». Однако ни в Трудовом кодексе, ни в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 320н) четко не прописано, что именно входит в это понятие. Порядок лишь вскользь упоминает о копиях документов, подтверждающих стаж работы.

На практике для заверения применяются два нормативных акта:

• Указ Президиума ВС СССР от № 9779-X — он является действующим и обязательным к применению. Согласно ему, на копии должна быть заверительная надпись, подпись руководителя или уполномоченного лица и печать.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — устанавливает общие правила оформления отметок о заверении копий. Важно отметить, что трудовая книжка не является организационно-распорядительным документом, да и сам ГОСТ носит добровольный характер. Тем не менее, делопроизводственная практика и требования госорганов (например, банков или соцслужб) опираются именно на правила этого ГОСТа.

Правила заверения многостраничного документа

Трудовая книжка, многостраничный документ. При ее копировании и заверении необходимо соблюдать следующий алгоритм:

1. Копирование. Снимаются копии всех заполненных листов (разворотов), а также пустых страниц, на которых нет записей, но которые идут до текущего места работы (чтобы исключить возможность скрытия записей об увольнении).
2. Скрепление. Листы скрепляются (сшиваются). При сшивании необходимо прошить листы, вывести нити на оборотную сторону последнего листа и заклеить их бумажной наклейкой.
3. Заверительная надпись на сшиве. На наклейке указывается количество пронумерованных и сшитых листов (цифрами и прописью), ставится подпись заверяющего лица и печать (при наличии). Печать должна частично захватывать наклейку и подпись.
4. Отметка о заверении копии. На последней странице копии (или на каждом листе, если документ не сшивается) проставляется отметка по ГОСТу: слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
5. Место хранения оригинала. По новым правилам (для предоставления в сторонние организации) также необходимо указывать, где находится подлинник документа. Однако на практике с трудовой книжкой это вызывает сложности: указание точного сейфа или номера дела может раскрыть внутреннюю систему хранения компании. В таких случаях обычно ограничиваются общей фразой: «Подлинник документа находится в ООО «Название»».

Как минимизировать трудозатраты?

Процесс изготовления копии трудовой книжки требует времени и внимательности. Чтобы снизить нагрузку на кадровую службу, можно предпринять следующие шаги:

• Делегирование права подписи. Заверять копии может не только руководитель, но и уполномоченное лицо (например, специалист по кадрам). Для этого издается соответствующий приказ или оформляется доверенность. Право заверения можно предоставить даже нештатным сотрудникам.
• Использование печатей. Применяйте специально заведенную печать для копий (если это предусмотрено регламентом компании), чтобы не изымать основную гербовую печать руководителя каждый раз.

Нестандартные запросы: как реагировать?

Иногда получатели копий (банки, консульства, органы соцзащиты) предъявляют свои, нестандартные требования. Например:

• Требование заверить каждый лист отдельно, а не сшив целиком.
• Требование поставить печать на каждом листе.
• Требование указать точный адрес хранения оригинала (вплоть до номера шкафа).

Работодатель не обязан выполнять эти запросы, так как они расходятся с общими правилами делопроизводства. Однако, чтобы помочь сотруднику (например, получить ипотеку в конкретном банке), компании часто идут навстречу и оформляют копию так, как требует принимающая сторона.

Выдача копии трудовой книжки — это не право, а строгая обязанность работодателя. Главное правило: при наличии письменного заявления от сотрудника, работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенную копию строго в течение 3 рабочих дней. Соблюдение правил сшивания, заверения по ГОСТу и фиксация факта передачи документа помогут избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечат работника документом, который будет принят любой организацией.