Вопрос выдачи копии (или выписки) трудовой книжки часто возникает в практике отделов кадров. Ниже подробно рассмотрены правовые нормы‚ порядок оформления‚ сроки выдачи и готовые образцы заявлений‚ которые помогут работодателю быстро и корректно выполнить требование работника.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) ст. 80‚ 81‚ 84.
- Приказ Минтруда России от № 713н (форма СТД‑Р‚ СТД‑СФР).
- Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (вступил в силу с 2025 года).
Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию трудовой книжки (или выписку из неё) не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Исключения составляют случаи‚ когда трудовая книжка находится в распоряжении органов государственной власти в соответствии с законом.
Когда требуется копия трудовой книжки?
- Оформление пенсионных прав (выдача копии для назначения пенсии).
- Получение визы‚ миграционных разрешений.
- Оформление кредита‚ аренды жилья‚ участия в государственных программах.
- Требования государственных органов (например‚ проверка стажа).
- Личные нужды сотрудника (архивирование‚ передача в другое предприятие).
Порядок получения копии
Подача заявления
Работник обязан подать письменное заявление. Оно может быть оформлено:
- в бумажном виде (на фирменном бланке организации);
- по электронной почте‚ если это разрешено внутренними нормативными актами компании;
- через портал Госуслуги (для электронных трудовых книжек).
Содержание заявления
Заявление должно включать:
- ФИО работника‚ должность‚ табельный номер;
- Дата подачи заявления;
- Точный перечень требуемого документа (копия полной трудовой книжки‚ выписка за определённый период‚ электронная версия и т.д.);
- Подпись работника.
Оформление копии
В зависимости от формы трудовой книжки:
- Бумажная трудовая книжка – выдается заверенная копия (с подписью и печатью работодателя) либо выписка по форме СТД‑Р.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – работнику предоставляется выписка в электронном виде через портал Госуслуги или в виде печатного документа‚ подписанного электронной подписью работодателя.
Подписание и расписка
При выдаче копии работодатель оформляет расписку о получении документа. В расписи указываются:
- Дата выдачи;
- Наименование документа (копия трудовой книжки‚ выписка СТД‑Р и т.д.);
- Подпись работника.
Сроки выдачи
Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Если срок не может быть соблюдён (например‚ из‑за необходимости получения справки из другого подразделения)‚ работодатель обязан уведомить работника о продлении срока и указать новую дату выдачи.
Образцы документов
Образец заявления работника
Заявление
«_____» «_____» 2026 г. Я‚ _____________________________ (ФИО)‚ должность: _____________________________‚ табельный номер: _____________________________‚ прошу выдать мне копию (выписку) моей трудовой книжки (ЭТК) за период _____________________________. Основание: _____________________________ (например‚ оформление пенсионных прав). Подпись ______________________ Дата __________
Образец расписки о получении копии
Расписка Я‚ _____________________________ (ФИО работника)‚ подтверждаю получение от работодателя _____________________________ (наименование организации) копии (выписки) моей трудовой книжки (ЭТК) от ____.___.2026 г. Подпись ______________________ Дата __________
Форма СТД‑Р (выписка из трудовой книжки)
Заполняется в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 713н. Основные графы:
- Порядковый номер записи;
- Дата выдачи копии;
- Содержание записи (например‚ «Подано письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки»);
- Подпись и печать организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года большинство новых сотрудников получают ЭТК. При её использовании порядок выдачи копии выглядит так:
- Работник подаёт заявление (можно через корпоративный портал).
- Отдел кадров формирует выписку в электронном виде (формат PDF) и подписывает её электронной подписью.
- Выписка отправляется работнику на электронную почту или в личный кабинет Госуслуг.
- Работник подтверждает получение подписью в электронном виде (или печатной подписью на распечатанном документе).
ЭТК имеет те же правовые свойства‚ что и бумажный документ‚ поэтому копию (выписку) можно использовать в тех же целях.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказать в выдаче копии?
Отказ возможен только в случаях‚ предусмотренных законом (например‚ если трудовая книжка находится в распоряжении органов государственной власти). В остальных ситуациях отказ считается нарушением ТК РФ.
Что делать‚ если работодатель не выдал копию в установленный срок?
Работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с жалобой. Также возможно требовать возмещения морального вреда в суде.
Нужно ли заверять копию нотариусом?
Заверять копию нотариусом не требуется. Достаточно подписи и печати работодателя (или электронной подписи‚ если документ в электронном виде).
Можно ли получить копию без заявления?
Только в случае‚ если копию запрашивает уполномоченный орган (например‚ Пенсионный фонд) в рамках своих полномочий.
Практические рекомендации для работодателя
- Разработать внутренний регламент‚ фиксирующий порядок подачи заявлений и сроки их обработки.
- Обеспечить наличие готовых шаблонов заявлений и расписки в кадровом отделе.
- Обучить персонал отдела кадров работе с электронными трудовыми книжками и формами СТД‑Р/СТД‑СФР.
- Вести журнал выдачи копий‚ чтобы в любой момент отследить‚ кто и когда получил документ.
- Регулярно проверять актуальность программного обеспечения‚ используемого для подписи электронных документов.
Выдача копии трудовой книжки – обязательный процесс‚ регулируемый Трудовым кодексом и нормативными актами Минтруда. При соблюдении простых правил (письменное заявление‚ срок в 3 рабочих дня‚ правильное оформление копии) как работник‚ так и работодатель избегают конфликтов и юридических рисков. Внедрение электронных трудовых книжек упрощает процесс‚ но требует внимательного отношения к вопросам электронной подписи и защиты персональных данных.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов РФ и публикаций издательства «Главная книга» (2026). Дата обновления: .