Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ Внутри каждой организации существует книга учета движения трудовых книжек (КУТК), в которой фиксируется перемещение книжек между подразделениями, а также копии, которые выдаются работникам при необходимости․ С 1 января 2026 г․ в законодательство внесены изменения, направленные на упрощение и цифровизацию учета․ Ниже приведены основные правила заполнения копий трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством․
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это официально заверенная копия оригинала, содержащая все записи, сделанные в трудовой книжке работника․ Копия выдается при:
- переходе работника в другую организацию;
- периодическом обновлении данных (например, изменение должности);
- проверке работодателем трудовой истории работника;
- получении справок и документов, требующих подтверждения трудовой деятельности․
Юридические основы
В 2026 г․ Минтруд России утвердил новые правила ведения трудовых книжек, которые включают:
- Устранение избыточных требований к заполнению копий;
- Обязательное наличие подписи и печати работодателя в оригинале и копии;
- Положения о хранении копий в течение 30 дней после выдачи работнику․
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 3 (редакция от ) и Федеральному закону «О труде» (ст․ 12), копия трудовой книжки должна быть выдана в течение 5 рабочих дней с момента запроса․
Кто может выдавать копию?
Копию трудовой книжки может выдавать:
- Сотрудник отдела кадров (HR) организации;
- Представитель работодателя, уполномоченный на выдачу копий;
- В случае отсутствия уполномоченного лица – любой сотрудник, имеющий доступ к оригиналу, но обязан подписать акт выдачи․
Что должно быть в копии?
Копия должна содержать:
- Полное наименование организации-работодателя;
- ФИО работника, дата рождения, номер паспорта;
- Номер и дата выдачи оригинальной трудовой книжки;
- Список всех записей, сделанных в оригинальной книжке (дата, причина, подпись работодателя);
- Подпись и печать работодателя в оригинале;
- Подпись и печать лица, выдавшего копию;
- Дата выдачи копии;
- Номер копии (если выдается несколько копий)․
Формат и оформление копии
Согласно новым правилам, копия может быть оформлена в двух форматах:
- Печатный формат: бумажная копия, заверенная печатью и подписью работодателя․
- Электронный формат: PDF/PNG, подписанный цифровой подписью работодателя․
При печатном формате копия должна быть заверена в оригинальной трудовой книжке․ При электронном формате необходимо:
- Сканировать оригинал в разрешении не менее 300 dpi;
- Подписать скан цифровой подписью, соответствующей требованиям Федерального закона «О цифровой подписи»;
- Сохранить файл в формате PDF/A-3 (для архивирования)․
Процедура выдачи копии
- Запрос: работник подает письменный запрос в отдел кадров․ Запрос оформляется в форме «Запрос копии трудовой книжки»․
- Проверка: сотрудник отдела кадров проверяет наличие оригинала и актуальность данных․
- Сканирование/копирование: создается копия в выбранном формате․
- Подпись и печать: копия заверяется подписью и печатью работодателя․
- Выдача: работнику выдаётся копия, а в КУТК фиксируется дата и причина выдачи․
- Архивирование: копия сохраняется в электронном архиве организации на срок не менее 30 дней․
Частые ошибки и как их избежать
- Неполные данные: убедитесь, что в копии указаны все записи, включая даты и подписи․
- Отсутствие подписи/печати: копия без подписи и печати считается недействительной․
- Неверный формат: не используйте неподдерживаемые форматы (например, JPG без подписи)․
- Старый шаблон: используйте актуальный шаблон, утверждённый Минтрудом․
- Несвоевременная выдача: соблюдайте срок в 5 рабочих дней․
Права работника на копию
Работник имеет право на копию трудовой книжки в любое время, если это необходимо для:
- Перехода в другую организацию;
- Получения справок и документов;
- Проверки собственных данных․
В случае отказа работодателя в выдаче копии работник может обратиться в Трудовой инспектор, а при необходимости – в суд․
Перспективы развития
С 2026 г․ в России активно внедряется электронный документооборот․ Ожидается, что в ближайшие годы копии трудовых книжек будут выдавать исключительно в электронном виде, а оригиналы будут храниться в виде цифровых архивов, доступных через портал «Мой персональный кабинет» Минтруда․
Правила заполнения копий трудовых книжек в 2026 г․ направлены на:
- Упрощение процедуры выдачи;
- Обеспечение достоверности и безопасности данных;
- Сокращение бумажных носителей и переход к цифровому формату․
Следуя приведённым рекомендациям, работодатели и работники могут избежать ошибок, ускорить процесс выдачи копий и обеспечить соответствие требованиям законодательства․