Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 86) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек, а также право работника на получение сведений о своей трудовой деятельности.
• Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ от – определяет порядок обработки персональных данных, в т.ч. сведений, содержащихся в трудовой книжке.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – уточняет, кто и в каких случаях может получать сведения из трудовой книжки.
• Судебная практика (например, определения Верховного Суда РФ № 305‑ЭС19‑12345 от ) – подтверждает необходимость согласия работника при передаче его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом.

Когда можно предоставлять копию трудовой книжки без согласия работника?

Закон допускает передачу сведений из трудовой книжки без согласия только в строго ограниченных случаях:

1. По требованию государственных органов (суд, следственные органы, прокуратура, налоговые инспекции, пенсионный фонд и др.) в рамках их законных полномочий.
2. Для исполнения судебного решения или арбитражного решения (например, при взыскании алиментов, компенсации за вред здоровью).
3. При проведении государственной статистической учета, если данные предоставляются в обезличенном виде.
4. В рамках внутреннего служебного оборота организации (например, передача копии трудовой книжки другому подразделению того же работодателя для оформления перевода или повышения).

Во всех остальных ситуациях – при запросе от частных компаний, банков, страховых организаций, потенциальных новых работодателей и т.п. – необходимо получить письменное согласие работника.

Требуемое согласие работника: что должно содержаться?

Согласно ст. 6 и ст. 9 Федерального закона № 152‑ФЗ, согласие на обработку персональных данных должно быть:

• Свободным, конкретным, осознанным и однозначным;
• Дано в письменной форме (можно также в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной подписи);
• Содержать указание на конкретные данные, которые передаются (в данном случае – копия трудовой книжки);
• Указывать цели обработки (например, «для подтверждения трудового стажа при приёме на работу в организацию XYZ»);
• Указывать срок действия согласия или условие его отзыва;
• Содержать подпись работника и дату его подписания.

Примерный шаблон согласия можно найти в приложении к данной статье (см. раздел «Приложение»).

Последствия неправомерного предоставления копии трудовой книжки

Нарушение требований законодательства о персональных данных влечёт:

• Административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 150 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 300 000 руб для организаций);
• Возможное возбуждение уголовного дела по ст. 272 УК РФ (неправомерный доступ к компьютерной информации) в случае, если данные были переданы в электронном виде без защиты;
• Гражданско‑правовую ответственность: работник может требовать компенсацию морального вреда и возмещение реального ущерба;
• Репутационные риски для организации, особенно в сфере, где важна доверие сотрудников и клиентов.

Права работника при запросе его трудовой книжки

Работник имеет право:

• Получить копию своей трудовой книжки по первому требованию (ст. 62 ТК РФ);
• Знать, кому и с какой целью передаются его данные;
• Отказаться от предоставления согласия, если запрос не относится к законным основаниям;
• Отозвать ранее данное согласие в любой момент (при этом организация обязана прекратить дальнейшую обработку данных);
• Обратиться в Роскомнадзор или суд с жалобой на нарушение его прав в области персональных данных.

Рекомендации для работодателей

1. Внутренний регламент – утвердить порядок обработки запросов на предоставление копий трудовой книжки, назначить ответственное лицо (например, специалиста по защите персональных данных).
2. Согласие в электронном виде – использовать защищённые каналы (ЭДО, личный кабинет сотрудника с ЭЦП) для получения и хранения согласий.
3. Журнал учета – вести журнал выдачи копий трудовой книжки, фиксируя дату, запрашивающую сторону, цель и наличие согласия.
4. Обучение кадрового персонала – регулярно проводить инструктажи по требованиям ФЗ‑152 и ТК РФ.
5. Минимальный объём данных – передавать только те сведения, которые действительно необходимы для достижения заявленной цели (например, только периоды работы и должности, без паспортных данных, если они не требуются).
6. Контроль за третьими лицами – требовать от контрагентов подтверждения соблюдения требований по защите персональных данных (например, предоставлять копию их политики конфиденциальности).

Предоставление копии трудовой книжки третьим лицам без согласия работника допустимо лишь в строго определённых законом случаях (государственные органы, суды, внутренний служебный оборот). Во всех остальных ситуациях необходимо получить письменное согласие сотрудника, оформленное в соответствии с требованиями Федерального закона № 152‑ФЗ. Нарушение этого правила влечёт административную, а в некоторых случаях и уголовную ответственность, а также риски репутационного и финансового характера.

Соблюдение перечисленных рекомендаций позволит работодателю минимизировать правовые риски, обеспечить прозрачность взаимодействия с сотрудниками и контрагентами, а также укрепить доверие к организации как ответственному обработчику персональных данных.

Приложение: образец согласия на предоставление копии трудовой книжки

СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных

Я, _______________________________ (ФИО полностью),
паспорт: серия ____ № ____________, выдан ___________________ «___» __________ ____ г.,
ИНН ____________________, СНИЛС ____________________,
в качестве субъекта персональных данных, даю своё согласие на обработку следующих персональных данных:
сведения, содержащиеся в моей трудовой книжке (ФИО, дата рождения, сведения о местах работы, должностях, периодах работы, наградах и т.д.).

Цель обработки: _________________________________________________
(например, подтверждение трудового стажа при приёме на работу в организацию «Название компании»).

Срок действия согласия: с «___» __________ ____ г. по «___» __________ ____ г.
(или до отзыва настоящего согласия).

Согласие может быть отозвано мной в любой момент путем направления письменного уведомления на адрес:
_____________________________________________________________.

*Примечание: документ следует оформить в двух экземплярах – один остаётся у работника, второй – у работодателя.