С 2025 года в России активно внедряются цифровые технологии в сфере труда, и всё больше сотрудников предпочитают работать без бумажных трудовых книжек․ Однако, несмотря на это, записи в копиях трудовых книжек продолжают оставаться важными для подтверждения трудового стажа и других юридически значимых фактов․ В этой статье мы разберём, как правильно оформлять копии трудовых книжек, какие требования предъявляются к ним в 2026 году и как избежать ошибок при ведении документации․

—

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Однако с 2025 года работники могут работать без бумажного варианта, выбрав электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Но даже в этом случае копии трудовых книжек могут потребоваться:

• При устройстве на новую работу (если работодатель требует бумажный вариант)․
• Для предоставления в государственные органы (например, при оформлении пенсии или пособий)․
• Для подтверждения стажа при получении кредита или ипотеки․

Важно! Даже если работник выбрал электронную трудовую книжку, копия бумажной версии может понадобиться в некоторых случаях․ Поэтому запись в копии продолжает оставаться актуальной․

—

Как правильно оформить копию трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ, копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем․ Вот основные требования:

Формат копии

• Копия должна быть чёткой и читаемой (без исправлений, подчёркиваний или помарок)․
• Все записи должны быть полностью воспроизведены (включая даты, должности, основания увольнения)․
• На копии должна стоять печать организации и подпись ответственного лица (например, кадровика или руководителя)․

Заверение копии

Заверение копии трудовой книжки происходит следующим образом:

1. На каждой странице копии ставится штамп «Копия верна» или делается надпись от руки․
2. Подпись заверяющего лица (например, «Секретарь отдела кадров Иванов И․И;»)․
3. Указывается дата заверения․

Пример заверения:

«Копия трудовой книжки верна․ Секретарь отдела кадров /Иванов И․И․/ «

Особенности для внешних совместителей

Если сотрудник работает по совместительству, работодатель может запросить у него копию трудовой книжки для подтверждения стажа․ Однако, согласно Роструду, работодатель не вправе требовать оригинал или заверенную копию, если у сотрудника есть электронная трудовая книжка․

Важно! Если работник отказывается предоставлять копию, работодатель не может отказать в приёме на работу по этой причине․

—

Может ли работодатель требовать копию трудовой книжки при приёме на работу?

С 2025 года ситуация изменилась:

• Если у работника есть электронная трудовая книжка (ЭТК): работодатель не вправе требовать бумажную копию․
• Если у работника нет ЭТК (например, он впервые устраивается на работу): работодатель может запросить копию трудовой книжки․
• Для внешних совместителей: работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности, но не обязан требовать копию․

Что делать, если работодатель незаконно требует копию?

• Обратиться в Роструд или в суд․
• Написать жалобу в прокуратуру․

—

Как проверить подлинность копии трудовой книжки?

Если вы получаете копию трудовой книжки от работодателя, проверьте:

1. Наличие печати и подписи (без них копия недействительна)․
2. Отсутствие исправлений (все записи должны быть чёткими)․
3. Соответствие записей в копии оригиналу (если есть возможность сравнить)․
4. Наличие всех страниц (включая ьный лист и последние записи)․

Что делать, если копия не заверена?

• Попросить работодателя заверить её․
• Если отказываются, обратиться в трудовую инспекцию․

—

Электронная трудовая книжка vs․ бумажная: что выбрать?

С 2025 года у работников есть выбор:

Что лучше выбрать?

• Если вы часто меняете работу или работаете удалённо — ЭТК удобнее․
• Если вам важно иметь бумажный документ (например, для банка или госорганов) — можно оставить бумажную․

—

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовых книжек

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности (штраф до 50 000 рублей по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Материальной ответственности (если ошибки привели к ущербу для работника)․
• Уголовной ответственности (в случае подделки документов)․

Что делать, если работодатель допустил ошибку?

• Потребовать исправить запись в установленном порядке․
• Обратиться в трудовую инспекцию или суд․
• Если ошибка привела к отказу в пособии или пенсии, требовать компенсацию․

—

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

❓ Вопрос: Может ли работодатель отказать в приёме на работу, если у меня нет бумажной трудовой книжки?

Ответ: Нет, не может․ С 2025 года работодатель не вправе отказывать в приёме на работу по причине отсутствия бумажной трудовой книжки, если у вас есть ЭТК․

❓ Вопрос: Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?

Ответ: Нет, достаточно заверения работодателем (штамп + подпись)․ Нотариальное заверение требуется только в некоторых случаях (например, для предоставления за границу)․

❓ Вопрос: Что делать, если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении?

Ответ: Обратитесь в трудовую инспекцию или суд․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы․

❓ Вопрос: Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Ответ: Да, можно․ Для этого нужно обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении․ Если он ликвидирован — в архив или суд․

—

Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, копии бумажных версий продолжают играть важную роль․ Вот основные выводы:

• Работодатель не вправе требовать копию, если у сотрудника есть ЭТК․
• Копия должна быть заверена печатью и подписью․
• Ошибки в копии могут привести к проблемам при оформлении пенсии, кредита или пособий․
• Если работодатель нарушает правила, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд․

Рекомендация: Если вы работаете без бумажной трудовой книжки, храните электронные выписки из ЭТК․ Если вам нужна копия, требуйте её у работодателя в надлежащем формате․

—

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66)
• Роструд — официальный сайт
• Портал Госуслуг (ЭТК)
• Постановление Правительства РФ № 1378 (об электронных трудовых книжках)

—

Автор статьи: Искусственный интеллект, 2026 год․

Дата публикации: 23 мая 2026 года․

Если у вас остались вопросы — задайте их в комментариях!