Трудовая книжка (ТК), ключевой документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и историю занятости. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в системе Социального фонда России (СФР). Это кардинально меняет порядок получения и предоставления её копий.

В этой статье подробно разберем, куда, как и в каком виде можно предоставить копию трудовой книжки (бумажной или электронной) в 2026 году.

Виды копий трудовой книжки

Сначала важно понимать, какие именно документы вы можете получить:

• Нотариально заверенная копия бумажной трудовой книжки — классический вариант, заверяемый нотариусом или работодателем (с его печатью и подписью).
• Копия, заверенная работодателем — выдаётся по заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
• Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) — документ, сформированный на основе данных из СФР. Имеет две формы:
  • Упрощённая (справка СТД-СФР), простой текстовый файл с данными, часто запрашивается банками.
  • Официальная выписка с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — юридически равнозначна бумажному документу, получается через Госуслуги.

Куда предоставляется копия трудовой книжки?

Банки и финансовые организации

Это самое частое назначение. Копия нужна для:

• Оформления кредита, ипотеки.
• Открытия счёта для получения материнского капитала.
• Подтверждения стажа для страховых компаний.

Что принимают:

• Нотариально заверенную копию бумажной ТК.
• Выписку из ЭТК с УКЭП (полученную через Госуслуги).
• Часто — справку СТД-СФР (простой текстовый файл). Уточняйте в конкретном банке.

Многофункциональные центры (МФЦ) и органы власти

Предоставляется для:

• Назначения пенсии (в т.ч. досрочной).
• Получения социальных льгот и пособий.
• Оформления загранпаспорта (в некоторых случаях).
• Постановки на учёт в центре занятости.

Что принимают:

• Бумажную копию, заверенную работодателем или нотариусом.
• Выписку из ЭТК, распечатанную на бумаге (можно получить в МФЦ или через работодателя).

Пенсионный фонд (СФР)

Предоставляется для:

• Проверки и корректировки данных о стаже.
• Оформления пенсии (если в личном кабинете СФР есть неполные данные).

Что принимают:

• Любой документ, подтверждающий трудовую деятельность: бумажная ТК, её заверенная копия или выписка из ЭТК.

Вы можете предоставить документы лично в отделении СФР, через МФЦ или загрузить в личный кабинет на сайте ПФР.

Визовые центры и консульства (для оформления виз)

Некоторые страны (например, для рабочей визы или визы категории «трудовая деятельность») могут запросить подтверждение трудового стажа.

Что принимают:

• Обычно требуется нотариально заверенная копия бумажной трудовой книжки с переводом на язык страны.
• Выписка из ЭТК с УКЭП может быть принята, но это нужно уточнять заранее в конкретном консульстве.

Судебные инстанции и нотариусы

При разрешении трудовых споров, оформлении наследства или других юридических процедур.

Что принимают:

• Нотариально заверенная копия — стандартное требование.
• Выписка из ЭТК с УКЭП также имеет юридическую силу, но для полной уверенности лучше проконсультироваться с юристом или нотариусом.

Как получить копию/выписку?

Через работодателя (для действующих сотрудников)

По письменному заявлению (образец можно взять в отделе кадров) работодатель обязан выдать копию трудовой книжки (или её заверенную копию) в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

• Если у вас бумажная ТК — вам выдадут заверенную копию.
• Если у вас ЭТК, работодатель может распечатать для вас выписку из неё (бумажный вариант) или вы можете получить её самостоятельно.

Через портал Госуслуг (только для ЭТК)

Это самый быстрый способ получить юридически значимую цифровую выписку;

1. Авторизуйтесь на Госуслугах (необходима подтверждённая учётная запись).
2. В поиске найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Нажмите «Получить выписку».
4. Система сформирует документ, подписанный УКЭП СФР. Его можно сохранить в PDF и отправить в нужную организацию электронно или распечатать.

Через МФЦ

Можно получить бумажную выписку из ЭТК или заверенную копию бумажной ТК (если она у вас есть).

• Возьмите с собой паспорт.
• Обратитесь в любое МФЦ (не обязательно по месту жительства).
• Укажите, что нужна «Выписка из сведений о трудовой деятельности».

Стоимость: Бесплатно (если запрос делается лично). Заказ почтовой доставки — платно.

Через личный кабинет на сайте СФР (ПФР)

Здесь можно только просмотреть данные своей ЭТК, но не получить официальную выписку с УКЭП для предоставления третьим лицам. Для этого нужен именно сервис на Госуслугах.

Ключевые выводы и рекомендации

1. Определите, куда вы предоставляете документ. Уточните в принимающей организации, какой именно документ им нужен: нотариальная копия, выписка с УКЭП или справка СТД-СФР.
2. Если у вас ЭТК — используйте Госуслуги. Это даст вам универсальный документ с усиленной электронной подписью, который принимают почти везде.
3. Для банков и виз часто подходит простой текстовый файл (справка СТД-СФР), но для уверенности берите выписку с УКЭП.
4. Для судов и нотариусов на всякий случай лучше иметь нотариально заверенную копию, даже если у вас есть ЭТК.
5. Работодатель обязан выдать копию по вашему заявлению. Не стесняйтесь это делать.
6. Храните документы в безопасности. Электронную выписку с УКЭП — в зашифрованном виде. Бумажные копии — в папке с важными документами.

Таким образом, процесс предоставления копии трудовой книжки в 2026 году максимально цифровизирован. Главное — правильно выбрать формат документа, соответствующий требованиям той организации, куда вы его предоставляете.