Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность человека․ На её страницах фиксируются все важные вехи: места работы, должности, переводы, поощрения и увольнения․ Пока вы работаете, оригинал документа хранится у работодателя, и на руки он выдается лишь в редких случаях․ Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда может понадобиться копия трудовой книжки․ Зачем она нужна и как её правильно оформить? Давайте разбираться․

Зачем всё это? Основные причины для получения копии

Часто сотрудники кадровой службы слышат вопрос: «Зачем мне нужна эта копия?» или «С какой целью вы её запрашиваете?»․ В русском языке слово «зачем» означает «для чего», «с какой целью», в отличие от слова «почему», которое выясняет причину․ Так вот, целей для получения заверенной копии трудовой может быть несколько, и все они весьма существенны:

• Оформление кредита или ипотеки․ Банкам необходимо убедиться в платежеспособности клиента и стабильности его занятости․
• Получение визы․ Консульства многих стран требуют подтверждение стабильного дохода и наличия работы на родине․
• Устройство на работу по совместительству․ Второму работодателю нужно знать ваш общий стаж и подтвердить отсутствие оснований для отказа в приеме (например, дисквалификации)․
• Оформление социальных пособий и субсидий․ Для подтверждения стажа и факта трудоустройства в органах соцзащиты или фондах․
• Выход на пенсию․ Для расчета и подтверждения пенсионного стажа, особенно если есть разногласия в базах данных․
• Судебные разбирательства․ В случае трудовых споров копия может служить доказательством․

Бумажная и электронная трудовая книжка

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ С 2020 года россиянам доступна электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Все данные теперь хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России․ Однако переходный период продолжается, и многие граждане сохранили бумажный вариант․

Если вы перешли на ЭТК, вы в любой момент можете выгрузить сведения о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․ Но если вы оставили бумажную трудовую, то для получения её копии необходимо обратиться к работодателю․

Как получить копию у работодателя

Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать․ Это требование закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ․ Для этого необходимо:

1. Написать заявление․ Оно составляется в произвольной форме, но лучше уточнить в отделе кадров, есть ли у них специальный бланк․ В заявлении указывается цель (хотя это и не обязательно, но иногда ускоряет процесс) и желаемый срок получения․
2. Дождаться изготовления копии․ По закону работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления․ Отказ в выдаче является нарушением трудового законодательства․

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Простая ксерокопия не имеет юридической силы․ Чтобы документ был принят в банке, консульстве или госорганах, он должен быть заверен по всем правилам:

• Копия снимается со всех заполненных страниц трудовой книжки, даже если последняя запись находится на развороте, а предыдущие страницы пусты․
• На каждом листе ставится печать организации, подпись лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства (обычно это кадровик или бухгалтер), а также указывается дата заверения․
• На последнем листе, где содержится текущая запись о работе, делается запись: «Работает по настоящее время»․
• Если копия предоставляется для внешних организаций (банк, посольство), с 2023 года действует правило: на каждом листе должна быть надпись «Верно» или «Копия верна», подпись заверителя с расшифровкой, должность и дата․
• Листы могут быть сшиты, тогда нить выводится на последний лист, заклеивается наклейкой с печатью и подписью, а на наклейке указывается количество прошитых листов․

Срок действия копии

Важно помнить, что заверенная копия трудовой книжки имеет ограниченный срок действия․ Как правило, для большинства инстанций она действительна в течение 30 дней с момента заверения․ Если за это время в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность), копия автоматически становится недействительной, и её придется делать заново․

Копия трудовой книжки, это важный документ, который может понадобиться в самый неожиданный момент․ Зная свои права и правила заверения, вы сможете быстро и без проблем получить её у работодателя․ Не стесняйтесь обращаться в отдел кадров с заявлением, это ваше законное право, а для компании это стандартная процедура, которая не должна вызывать никаких сложностей․