Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаже и условиях работы сотрудника. При увольнении любого работника, в т.ч. работающего удалённо, необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке. Ошибки в этой записи могут привести к спорам с государственными органами и к потере прав работника.

Правовая база

Оформление трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов:

• Статья 66 ТК РФ – порядок ведения трудовой книжки.
• Статья 80 ТК РФ – порядок и сроки оформления записей при приёме, переводе и увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 224н «Об особенностях оформления записей в трудовой книжке при дистанционной работе».

Все эти документы одинаково применимы к офисным и дистанционным сотрудникам. Главное отличие – способ взаимодействия сторон (электронная почта, видеоконференция, удалённый доступ к корпоративным системам).

Особенности дистанционной работы

Дистанционный (удалённый) работник выполняет свои обязанности вне помещения работодателя, используя собственные или предоставленные компанией средства связи. При этом:

1. Место работы указывается как «удалённо», «домашний офис» или конкретный адрес, указанный в трудовом договоре.
2. В трудовой книжке фиксируется режим работы (полный/неполный рабочий день) и основные условия (например, предоставление оборудования).
3. При увольнении запись в книжке должна отражать, что работник был дистанционным и указывает дату окончания удалённого режима.

Пошаговая инструкция по оформлению записи при увольнении

Шаг 1. Подготовка документов

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение о дистанционной работе).
• Приказ об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
• Справка о доходах (если требуется).
• Запрос работника о выдаче трудовой книжки (письменный запрос по электронной почте).

Шаг 2. Согласование даты увольнения

Для дистанционного работника важно уточнить, будет ли увольнение происходить в «рабочий день» (по календарю компании) или в «выходной», так как запись в книжке должна соответствовать фактической дате последнего рабочего дня.

Шаг 3. Заполнение записи в трудовой книжке

Запись делается в раздел «Увольнение» (стр. 9–10). Пример корректной записи:

Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
Должность: Специалист по онлайн‑маркетингу
Место работы: Дистанционно (домашний офис, г. Москва)
Стаж: 3 года 4 месяца
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Обратите внимание на следующие детали:

• Дата увольнения – фактическая дата последнего рабочего дня.
• Основание – указывается точный пункт ТК РФ.
• Место работы – обязательно указывается «дистанционно».
• Стаж – считается с даты первого трудоустройства, включая периоды удалённой работы.

Шаг 4. Подпись и печать

Запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации. Если работник находится в другом городе, подписи могут быть собраны через удалённый нотариальный сервис или электронную подпись, если это допускает локальная политика компании.

Шаг 5. Передача трудовой книжки

Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после увольнения передать трудовую книжку работнику. При дистанционной работе это обычно делается курьерской доставкой или через службу доставки, подтверждающей факт получения (подтверждение подписи получателя).

На что обратить внимание работодателю

1. Своевременность – запись должна быть сделана в течение трёх дней после увольнения.
2. Точность формулировок – любые отклонения от образца могут привести к отказу в выдаче справки о трудовом стаже.
3. Учет всех периодов – если сотрудник менял режим работы (офис → удалёнка), каждый переход фиксируется отдельной записью.
4. Электронные версии – в 2025‑2026 гг. многие организации переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом процесс аналогичен, но запись делается в системе «Госуслуги» или «Электронный кабинет работодателя».
5. Конфиденциальность – при пересылке трудовой книжки по почте используйте заверенные конверты.

Права и обязанности работника

• Получить трудовую книжку в срок, указанный в ТК РФ.
• Проверить правильность записей (дата, основание, должность, место работы).
• При обнаружении ошибок требовать их исправления в течение 5 рабочих дней.
• Иметь право на получение справки о трудовом стаже, если книжка утеряна или повреждена.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли оформить запись в трудовой книжке удалённо?

Да. С 2024 года ТК РФ допускает оформление записей через электронную подпись. Работодатель может отправить скан записи, а работник – подписать её в системе «Электронный документооборот».

Вопрос 2. Что делать, если работник уехал за границу и не может получить книжку лично?

В таком случае книжку можно отправить по международной курьерской службе с обязательным подтверждением получения (трек‑номер и подпись получателя). При невозможности доставки можно оформить замену трудовой книжки в отделении Пенсионного фонда РФ.

Вопрос 3. Нужно ли указывать в записи, что работник был «дистанционным»?

Обязательно. По приказу Минтруда от № 224н указано, что в случае дистанционной работы в разделе «Место работы» следует указывать «дистанционно», иначе запись считается неполной.

Вопрос 4. Как оформить запись, если увольнение происходит по соглашению сторон?

Запись выглядит так:

Дата увольнения: 
Основание увольнения: По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
Должность: Менеджер проекта
Место работы: Дистанционно (домашний офис, г. Санкт‑Петербург)
Стаж: 2 года 11 месяцев

Вопрос 5. Как отразить в книжке период, когда сотрудник находился в «гибком графике»?

В записи указывается обычный пункт «полный/неполный рабочий день». При гибком графике обычно ставится «полный рабочий день», а в дополнительном соглашении фиксируются часы работы.

Пример полного оформления записи (PDF‑шаблон)

Ниже приведён упрощённый шаблон, который можно распечатать и заполнить вручную или использовать в электронном виде.

Оформление трудовой книжки при увольнении дистанционного работника не отличается от традиционного процесса, но требует особого внимания к следующим моментам:

• Указание «дистанционно» в месте работы.
• Точное указание основания увольнения согласно ТК РФ.
• Соблюдение сроков (не более 3 дней) и правильной формы подписи (в т.ч. электронной).
• Организация безопасной доставки книжки работнику, находящемуся в другом городе или стране.

Соблюдая эти рекомендации, вы избежите юридических конфликтов и обеспечите работнику корректное подтверждение его трудового стажа.

Дата публикации: