Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий место работы, периодтрудовой деятельности сотрудника. Её часто используют при оформлении пенсии, соцвыплат, трудоустройства и даже при оформлении заграничного паспорта. Если оригинал утерян, испорчен или требуется подтверждение информации, копия трудовой книжки становится необходимой.
Зачем нужна копия трудовой книжки
Копия позволяет:
- подтвердить опыт работы и стаж;
- получить выплаты из Пенсионного фонда России;
- предоставить сведения в миграционную службу;
- заверить копию у работодателя для последующего использования.
Как правильно получить копию
Работодатель обязан выдать копию по требованию сотрудника, независимо от того, в бумажном или электронном виде она оформлена.
Бумажный вариант
- Обратитесь в отдел кадров или к руководителю с письменным запросом.
- Работодатель оформляет копию, заверивает её подписью и печатью (если они есть).
- Копию передают сотруднику, обычно в течение 3‑5 рабочих дней.
Электронный вариант
С 2022 г. в России действует электронная трудовая книжка. Она доступна в личном кабинете на портале Мой работодатель и в приложении «Трудовая книжка».
- Позволяет проверять, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России.
- Можно одновременно использовать электронную и бумажную версии, если сотрудник не отказывается от бумажного варианта.
Как оформить копию, если оригинал утерян или испорчен
Если оригинальная книжка потеряна или её страницы повреждены, в графе 4 (раздел «Примечания») вносятся сведения о повреждении или потере, а затем оформляется новая копия.
- В заявлении указывается, что оригинал утерян/испорчен.
- Работодатель вносит отметку о необходимости оформить копию.
- Копию заверяют подписью и печатью организации.
Обязанности работодателя
По закону работодатель обязан:
- Выдать копию трудовой книжки по требованию сотрудника.
- Заверить каждую страницу копии своей подписью и печатью.
- Своевременно обновлять данные в электронной версии, если они меняются.
- Обеспечить доступ к электронной книжке через личный кабинет.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать копию вместо оригинала при оформлении заграничного паспорта? – Да, если копия заверена подписью и печатью работодателя.
- Нужен ли запрос в банк при оформлении кредита? – Банки часто требуют заверенную копию, но запрос в банк обычно не требуется.
- Как проверить, что работодатель правильно передаёт данные в ПФР? – С помощью электронной трудовой книжки в личном кабинете.
Копия трудовой книжки – важный документ, позволяющий подтвердить свой профессиональный путь и получить различные социальные выплаты. Независимо от того, используете ли вы бумажный или электронный формат, работодатель обязан обеспечить её выдачу и заверение. При потере или повреждении оригинала следует своевременно обратиться в отдел кадров, оформить запрос и получить правильно оформленную копию.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.