Обновлено: 21 мая 2026 года

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Мало кто задумывается о необходимости копии трудовой книжки, пока не сталкивается с ситуацией, когда документ требуется срочно. Этот документ может понадобиться:

• При устройстве на новую работу (новый работодатель часто запрашивает копию для проверки стажа)
• Для оформления кредита в банке (требуеться подтверждение трудового стажа)
• При получении пособий (например, по безработице)
• Для оформления пенсии или других социальных выплат
• При восстановлении утерянной трудовой книжки

Правовая основа: что говорит закон?

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ

Работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки по письменному заявлению работника в течение 3 рабочих дней с момента получения запроса.

Ключевые моменты из законодательства:

• Копия выдается бесплатно
• Заверению подлежат только страницы с записями
• Срок предоставления ‒ не более 3 рабочих дней
• Заверенная копия имеет такую же юридическую силу, как и оригинал

Электронная трудовая книжка

Если трудовая книжка ведется в электронном формате, по запросу работника работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Пошаговая инструкция: как правильно копировать трудовую книжку

Шаг 1: Подготовка оригинала

Перед копированием:

• Проверьте, что трудовая книжка не имеет повреждений
• Убедитесь, что все записи читаемы и не содержат исправлений
• Проверьте наличие всех страниц (включая титульный лист и последний чистый разворот)

Шаг 2: Определение страниц для копирования

Копируйте только те страницы, где есть записи!

Пример структуры трудовой книжки:

1. Титульный лист (с личными данными)
2. Первая страница с записью о приеме на работу
3. Последующие страницы с записями о переводах, увольнениях, награждениях
4. Последняя страница с последними записями

Шаг 3: Выбор способа копирования

Вариант 1: Копирование по 1 развороту на странице

Это наиболее распространенный и рекомендуемый способ:

• Каждая страница копии содержит только один разворот оригинала
• Легче скреплять листы
• Удобнее для заверения
• Соответствует требованиям большинства организаций

Вариант 2: Копирование двух разворотов на одной странице

Этот способ возможен, но имеет ограничения:

• Можно размещать два разворота на одной странице только если они хорошо читаемы
• Требует использования качественного копировального оборудования
• Может вызвать вопросы у проверяющих органов
• Не рекомендуется для официальных запросов

Рекомендация: Отдавайте предпочтение копированию по одному развороту на странице для избежания возможных проблем при проверке документа.

Шаг 4: Техническое выполнение копирования

При копировании соблюдайте следующие требования:

• Используйте черно-белую печать (цветная печать не требуется и может вызвать вопросы)
• Убедитесь, что текст хорошо читается
• Проверьте, что нет теней или искажений
• Используйте качественную бумагу для копий

Шаг 5: Скрепление листов копии

Способы скрепления:

• Сшивание нитками:
  • Наиболее надежный способ
  • Используется прочная нитка и иголка
  • Листы прошиваются в 2-3 местах
  • Концы нитки закрепляются на последней странице
• Скрепка:
  • Используется металлическая или пластиковая скрепка
  • Менее надежный способ, может рассыпаться
  • Не рекомендуется для длительного хранения
• Канцелярский степлер:
  • Быстрый и удобный способ
  • Может повредить бумагу при неправильном использовании
  • Не рекомендуется для официальных документов

Рекомендация: Наиболее предпочтительный способ ‒ сшивание нитками, так как он обеспечивает наибольшую сохранность документа.

Шаг 6: Оформление заверительной надписи

Заверительная надпись ー это обязательный элемент, подтверждающий подлинность копии. Она оформляется на последней странице копии.

Требования к заверительной надписи:

• Пишется от руки или машинописным способом
• Указывается количество листов в копии
• Указывается дата заверения
• Ставится подпись лица, заверившего копию
• Указывается должность и расшифровка подписи
• При наличии ー ставится печать организации

Шаг 7: Фиксация выдачи копии сотруднику

Для подтверждения факта выдачи копии необходимо оформить:

• Акт приема-передачи или Расписка
• В документе указываются:
  • Дата выдачи
  • ФИО сотрудника
  • Наименование документа (копия трудовой книжки)
  • Количество листов
  • Подпись сотрудника о получении

Типичные ошибки при копировании трудовой книжки

• Копирование пустых страниц: Копируйте только страницы с записями
• Неправильное количество листов в заверительной надписи: Указывайте точное количество листов
• Отсутствие подписи или печати: Заверительная надпись должна быть подписана и при необходимости заверена печатью
• Использование цветной печати: Копии должны быть черно-белыми
• Некачественное копирование: Убедитесь, что текст хорошо читается
• Отсутствие фиксации выдачи: Обязательно оформите акт или расписку о получении

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать копию трудовой книжки без заявления?

Нет. Работодатель обязан выдать копию только по письменному заявлению работника. Без заявления выдача копии является нарушением трудового законодательства.

Сколько времени дается на изготовление копии?

Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да, вы можете заверить копию у нотариуса, но это не отменяет обязанности работодателя выдать заверенную копию по вашему запросу. Нотариальное заверение ー это дополнительная гарантия подлинности.

Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче копии:

1. Напишите письменное заявление в двух экземплярах
2. Оставьте один экземпляр у себя с отметкой о получении
3. Если отказ продолжается, обратитесь в трудовую инспекцию или в суд

Можно ли сделать копию электронной трудовой книжки?

Да, если трудовая книжка ведется в электронном формате, работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Правильное копирование трудовой книжки ‒ это не просто формальность, а важный процесс, который может повлиять на ваши права и возможности. Помните:

Следуя этой инструкции, вы получите правильно оформленную копию трудовой книжки, которая будет принята всеми государственными органами, банками и работодателями.

Важно: Всегда храните копию трудовой книжки в надежном месте и предъявляйте ее только по официальному запросу.