Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов, подтверждающий трудовую деятельность работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) и Федеральному закону № 439-ФЗ «Об обязательном порядке ведения трудовой книжки», каждый работодатель обязан своевременно выдавать, принимать и вести запись в трудовой книжке. Важным этапом этого процесса является уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку (или о её выдаче на руки) и оформление соответствующей записи в журнале учета.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – статьи 66.1, 66.2, 66.3, 66.4, 66;5, 66.6, 66.7, 66.8, 66.9.
- Федеральный закон № 439-ФЗ «Об обязательном порядке ведения трудовой книжки» – часть 2 статьи 2.
- Положение о порядке выдачи и получения трудовой книжки – внутренний регламент работодателя.
Ключевые требования
- Выдача трудовой книжки должна быть оформлена письменным заявлением работника.
- Запись в трудовой книжке должна содержать: дату выдачи, фамилию, имя, отчество работника, а также текст: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему/ей сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ).»
- В журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» необходимо сделать соответствующую пометку.
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Ниже приведён образец записи, который можно использовать в любой ситуации, когда работник получает трудовую книжку на руки.
Образец записи:
Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему/ей сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ).
Подпись работодателя: ___________________
Печать организации: _____________________
Пошаговый процесс
- Получите письменное заявление от работника.
- Заполните запись в трудовой книжке согласно образцу.
- Сделайте пометку в журнале учета трудовых книжек.
- Сохраните копию заявления в личном деле работника.
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника необходимо уведомить его о необходимости забрать трудовую книжку. Если работник не смог забрать документ в день увольнения, работодателю следует составить отдельное уведомление.
Образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку при увольнении:
Уважаемый(ая) ФИО работника,
Настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой, которую Вы получили в нашей организации. Если Вы не можете лично забрать документ, пожалуйста, предоставьте письменное согласие на его отправку по почте.
Подпись работодателя: ___________________
Печать организации: _____________________
Ключевые моменты
- Уведомление должно быть подписано ответственным лицом.
- В письме обязательно указать дату и место получения.
- Если работник отказывается, необходимо зафиксировать отказ в журнале учета.
Электронная трудовая книжка и выбор работника
С 2020 года работники могут выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Работодатель обязан уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве и о его праве выбора.
Образец уведомления о переходе на электронную трудовую книжку:
Уважаемый(ая) ФИО работника,
В соответствии с действующим законодательством, вы можете выбрать сохранение бумажной трудовой книжки или переход на электронный вариант. Пожалуйста, заполните одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде до 30 июня 2026 г.
Подпись работодателя: ___________________
Печать организации: _____________________
Как оформить заявление
- Скачать бланк заявления (PDF, DOC, XLS) с официального сайта Роструда.
- Заполнить форму и подписать.
- Сохранить копию в личном деле работника.
Бланки и шаблоны уведомлений
Для удобства работодателя доступны готовые бланки и шаблоны:
- Бланк уведомления о необходимости получить трудовую книжку (PDF, Word).
- Шаблон согласия на обработку персональных данных (одобренный юристом).
- Образцы записей в трудовую книжку (7 образцов).
- Журнал учета движения трудовых книжек (Word, Excel).
Все документы можно скачать с официального портала Роструда или воспользоваться конструктором документов FreshDoc.
Практические советы
- Всегда сохраняйте копию заявления и уведомления в личном деле работника.
- Проверяйте, что запись в трудовой книжке соответствует требованиям закона.
- В случае отказа работника от получения документа, оформляйте отказ в журнале учета.
- При переходе на электронную трудовую книжку обязательно уведомляйте работника о его правах выбора.
- Периодически проверяйте актуальность бланков и шаблонов – законодательство может обновляться.
Уведомление о предоставлении трудовой книжки – важный элемент кадрового делопроизводства, который обеспечивает соблюдение прав работника и законность действий работодателя. Следуя приведённым образцам, рекомендациям и законодательным требованиям, вы сможете избежать ошибок и недоразумений в процессе выдачи и получения трудовой книжки.
Если у вас возникли вопросы по оформлению уведомлений или записи в трудовую книжку, обратитесь к специалисту по кадрам или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.