Дата актуализации:  г․ 02:16:02

Зачем может понадобиться копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки (или её заверенная копия) запрашивается в самых разных ситуациях:

• при оформлении банковского кредита или ипотеки;
• для подачи в паспортно‑визовый центр при получении загранпаспорта;
• при регистрации в пенсионном фонде‚ страховых компаниях и др․;
• для предоставления в органы социальной защиты (пособия‚ выплаты и пр․);
• при смене работодателя‚ если оригинал находится в архиве предприятия;
• для личного архива сотрудника‚ когда оригинал хранится в отделе кадров․

Правовое регулирование

Оформление копий трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 62‚ 63) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек․
2. ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – предписывает‚ что при заверении документа о трудовом стаже необходимо указывать место хранения оригинала‚ номер и год дела․
3. Приказ Минтруда России от «…» 2024 г․ № … – уточняет форму записи в копии и порядок её заверения печатью/штампом работодателя․

Кому и когда работодатель обязан выдавать копию

Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан выдать копию трудовой книжки по письменному заявлению сотрудника․ При этом:

• заявление должно быть адресовано на имя работодателя (директора‚ руководителя отдела кадров);
• копию можно выдавать только после её заверения (печать‚ подпись‚ штамп);
• если оригинал хранится в архиве‚ в копии указывается место хранения оригинала․

Общие требования к оформлению копии

• Копия должна быть полной (все страницы оригинала‚ включая ьный лист)․
• Все записи в копии делаются чёрным чернилом или печатными буквами․
• На каждой странице копии ставится отметка «Копия верна» и подпись ответственного лица․
• В заверительной надписи указывается:
  • место хранения оригинала (например‚ «в архиве отдела кадров ООО «Ромашка»‚ дело № 123/2022»);
  • дата заверения;
  • подпись‚ фамилия‚ должность лица‚ ставившего печать․

Как правильно оформить запись в копии трудовой книжки

Пошаговая инструкция

1. Подготовка оригинала: убедитесь‚ что оригинальная трудовая книжка находится в архиве и доступна для копирования․
2. Сделайте копию всех страниц (сканером или копировальным аппаратом) в масштабе 100 %․
3. Проверьте соответствие копии оригиналу (все записи‚ печати‚ подписи)․
4. Подготовьте заверительную надпись (см․ образец ниже)․
5. Поставьте печать и подпись ответственного лица (начальника отдела кадров или директора)․
6. Выдайте копию сотруднику вместе с оригиналом заявления․

Текст заверительной надписи (образец)

Копия трудовой книжки подтверждена как верная․
Место хранения оригинала: архив отдела кадров ООО «Ромашка»‚ дело № 123/2022․
_____________________/И․ Иванов
Директор ООО «Ромашка»
(печать)

Пример записи в ьном листе копии

На ьном листе (первая страница) в правом нижнем углу пишут:

Копия верна
«Подтверждаю‚ что данная копия полностью соответствует оригиналу»
Подпись: ___________________/С․ Петров
Должность: начальник отдела кадров
(печать организации)

Образец заявления сотрудника на выдачу копии трудовой книжки

Заявление оформляется в свободной форме‚ но рекомендуется использовать следующий шаблон:

<h3>Заявление</h3>
<p>На имя <b>[ФИО руководителя]</b><br>
<b>[Наименование организации]</b><br>
От <b>[ФИО сотрудника]</b>‚ <b>дата рождения</b>: __․__․____<br>
<b>должность</b>: _______________<br>
<b>подразделение</b>: _______________</p>

<p>Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в связи с <b>[указать цель]</b>․</p>
<p>Дата: __․__․____<br>
Подпись: ___________________/<b>[ФИО]</b></p>

Типичные ошибки при оформлении копии

• Отсутствие указания места хранения оригинала – нарушает требования ГОСТ Р 7․0․97‑2016․
• Неполная копия (пропущены страницы с важными записями о совместительстве‚ вахтовом методе и т․п․)․
• Запись выполнена от руки чернилами‚ отличными от чёрного (может вызвать сомнения в подлинности)․
• Отсутствие печати или подписи ответственного лица․
• Неправильный порядок подписей (подпись должна стоять под печатью‚ а не наоборот)․

Где скачать готовые образцы

Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами‚ доступными в открытых источниках:

• Система «Главбух» – скачать образец;
• КонсультантПлюс – бесплатный пробный доступ к базе образцов документов;
• Официальный портал Федеральной службы по труду и занятости – раздел «Документы и формы»;
• Юридические форумы и блоги (например‚ «Журнал учёта трудовых книжек»)․

Оформление копии трудовой книжки – процесс‚ требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований․ Правильная запись‚ указание места хранения оригинала и заверение печатью работодателя гарантируют‚ что копия будет признана действительной в любых государственных и частных учреждениях․

Помните‚ что недостаточно просто сделать копию – без надлежащего заверения она может быть отклонена․ Используйте приведённые образцы‚ проверяйте каждую страницу и сохраняйте оригиналы в надёжном архиве․

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву‚ 2026 г․