Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое правоотношение между работником и работодателем. При выдаче копии такой книжки возникают вопросы: какую информацию следует указать, где её хранить и какие требования предъявляет законодательство. В этой статье подробно разберём все аспекты записи на копии трудовой книжки и хранения её копий.

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?

Копия трудовой книжки может быть выдана работнику по его запросу или работодателю в следующих случаях:

• для представления в другую организацию (например, при трудоустройстве в новой компании);
• для подтверждения стажа при расчёте выходных пособий, пенсионных выплат и т.п.;
• для нотариального заверения в случае спора.

В каждом из этих случаев в копию вносятся дополнительные сведения, которые позволяют получателю понять, где находится оригинал и как его можно использовать.

Что должно быть указано в копии?

Согласно практике и рекомендациям кадровых специалистов, в копию трудовой книжки обычно добавляют надпись:

Место хранения оригинала: ______________________

Это позволяет работодателю и самому работнику быстро найти оригинал документа, если он понадобится в дальнейшем.

Обязанности работодателя по хранению копий

По действующему Трудовому кодексу РФ (ст. 62) работодатель обязан выдавать работнику копию трудовой книжки по его просьбе, но обязанности хранить копию в личном деле возникает только при наличии письменного согласия работника на хранение и обработку его персональных данных.

Таким образом, если работник не дал согласия, компания не имеет права хранить копию в личном деле, однако она может хранить её в архиве или в электронном виде, соблюдая требования к защите персональных данных.

Как оформить согласие?

Согласие работника оформляется в виде отдельного документа, в котором указываются:

1. Цель хранения копии (например, для представления в другую организацию).
2. Срок хранения.
3. Права работника на доступ к копии и её исправление.

Подписанное согласие сохраняется в личном деле работника в течение всего срока его трудового статуса.

Где хранить копию трудовой книжки?

Существует несколько вариантов места хранения копий:

• Личное дело работника – если работник дал согласие, копию можно разместить в его личном деле.
• Архив компании – копии могут храниться в кадровом архиве, но только после получения согласия.
• Электронный документооборот – в современных организациях копии часто хранят в электронном виде, защищая их паролем и шифрованием.
• Удалённое облачное хранилище – при условии, что сервис соответствует требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Важно помнить, что запрещено хранить копию без согласия работника, если она содержит персональные данные.

Как правильно оформить запись в копии?

При выдаче копии в неё вносятся дополнительные сведения. Ниже приведён шаблон, который часто используют в организации:

Копия № ___
Дата выдачи: «__» __________ 20__
Место хранения оригинала: ______________________
Примечание: _________________________________

Эти данные позволяют:

• быстро находить оригинал;
• контролировать процесс выдачи копий;
• сообщать получателю о месте нахождения оригинала.

Примеры оформления

Вариант 1 – простая запись:

Место хранения оригинала: отдел кадров, шкаф № 3, ящик 12.

Вариант 2 – более подробный:

Место хранения оригинала: юридический отдел, архивный ящик № 7, папка «Трудовые книжки».
Примечание: копия выдаётся для представления в ООО «Новая компания».

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если оригинал потерян или испорчен?

В случае повреждения оригинала (залипание, порванные страницы и т.п.) в графе 4 трудовой книжки вносятся сведения о повреждении, а также делается отметка о выдаче новой копии. При этом работодатель обязан оформить акт о потере оригинала и, при необходимости, оформить восстановление данных.

Нужно ли хранить копию в личном деле, если она уже выдана?

Нет, если работник не дал письменного согласия на хранение копии в личном деле, её хранить в личном деле нельзя. Копию можно разместить в архиве компании или в электронном виде, но только после получения согласия.

Как оформить нотариально заверенную копию?

Для нотариального заверения работник подаёт письменную просьбу. Работодатель выдаёт оригинал трудовой книжки, после чего нотариус ставит печать и подпись. Нотариально заверенная копия считается полной копией и может использоваться в суде.

Запись на копии трудовой книжки и её хранение – важный процесс, требующий соблюдения ряда формальностей:

1. При выдаче копии необходимо указать место хранения оригинала.
2. Хранение копии в личном деле возможно только при наличии согласия работника.
3. Копию можно разместить в архиве, в электронном виде или в облачном хранилище, соблюдая требования ФЗ‑152.
4. При повреждении оригинала вносите соответствующую отметку в графе 4.

Соблюдая эти правила, работодатель обеспечивает прозрачность отношений с сотрудником и защищает себя от возможных юридических рисков.

Автор статьи: кадровый консультант с 12-летним опытом работы в сфере управления персоналом.