Копия трудовой книжки — это официальный документ, воспроизводящий сведения, зафиксированные в оригинальном трудовом удостоверении. В ней отражаются данные о местах работы, занимаемых должностях, сроках трудовой деятельности, а также сведения о заработных платах, премиях и отпусках, которые были внесены работодателем.
Часто при обращении в различные инстанции граждане сталкиваются с необходимостью подтвердить свой стаж и занятость. В таких случаях пишется заявление: «Прошу предоставить копию трудовой книжки для предоставления в…». Куда именно требуется этот документ, как его правильно оформить и заверить, чтобы он имел юридическую силу, подробно разберем в данной статье.
Куда и для чего требуется копия трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя и на руки сотруднику не выдается (за исключением увольнения). Поэтому для внешних организаций используется заверенная копия или выписка. Чаще всего документ требуется в следующих случаях:
- Банки и кредитные организации: для оформления ипотеки, потребительского кредита или кредитной карты банкам необходимо убедиться в платежеспособности клиента и стабильности его занятости.
- Государственные органы: для оформления виз, получения субсидий, социальных выплат или подтверждения стажа для пенсии.
- Новые работодатели: при трудоустройстве по совместительству или для подтверждения опыта работы при переходе на новое место.
- Судебные инстанции: в качестве доказательства факта трудоустройства при рассмотрении трудовых споров.
Как получить копию у работодателя: пошаговая инструкция
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, работник должен обратиться к руководству в письменном виде. Простого устного обращения к сотруднику отдела кадров недостаточно.
Шаг 1. Написание заявления
В заявлении обязательно нужно указать цель запроса. Формулировка «Прошу предоставить копию трудовой книжки для предоставления в [название организации]» является стандартной и обязательной. Это связано с тем, что срок действия заверенной копии зависит от того, куда она предоставляется.
Шаг 2. Ожидание подготовки документа
По закону работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.
Шаг 3. Проверка заверения
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена по правилам. На каждом листе должна стоять подпись кадровика или руководителя, печать организации и надпись «Копия верна». На последнем листе делается запись «Работает по настоящее время», ставится печать и подпись.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые возможности
С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения сведений упростился. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель по запросу все равно обязан выдать бумажную выписку, заверенную надлежащим образом.
Однако теперь получить сведения можно и самостоятельно:
- Через портал Госуслуг: просмотреть сведения ЭТК можно в личном кабинете. Электронная копия формируется в двух форматах — PDF и XML. Файлы можно открыть, скачать, сохранить, распечатать или переслать на электронную почту.
- Через приложения для смартфонов: данные доступны в мобильных приложениях соответствующих государственных сервисов.
- В клиентской службе ПФР или МФЦ: при необходимости сведения электронной трудовой книжки можно получить в виде бумажной выписки в ближайшем отделении.
Электронная копия в формате PDF, скачанная с Госуслуг, имеет юридическую силу и приравнивается к документу, заверенному работодателем или нотариусом, так как подписывается усиленной электронной подписью.
Получение дубликата через портал Госуслуг
Портал Госуслуг также предоставляет современный способ решить проблему в случае утраты или повреждения бумажного документа. Получение дубликата трудовой книжки через портал позволяет инициировать процесс восстановления без лишних визитов в государственные учреждения.
Могут ли отказать в выдаче?
Отказ в выдаче копии трудовой книжки является нарушением трудового законодательства. Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении документа, если заявление написано по всем правилам. В случае отказа работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Независимо от того, нужна вам копия для банка, посольства или соцзащиты, помните главное: оригинал трудовой книжки всегда остается у работодателя. Вы имеете законное право на получение заверенной копии или выписки в течение трех дней после подачи письменного заявления. А благодаря цифровой трансформации, владельцы электронной трудовой книжки могут получить нужные сведения в формате PDF буквально за пару кликов на портале Госуслуг.