Вопрос о том‚ какой код КОСГУ отражать при расходе на приобретение вкладышей в трудовую книжку‚ часто вызывает затруднения у бухгалтеров и руководителей учреждений․ Ниже – подробный разбор‚ подкреплённый нормативными ссылками и практическими рекомендациями․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
- Вкладыш – отдельный бланк‚ который заполняется‚ когда в основной книжке исчерпаны страницы какого‑либо раздела (например‚ «Сведения о трудовой деятельности»)․
- Оформление и выдача вкладыша осуществляются работодателем в том же порядке‚ что и основной трудовой книжный лист․
- На ьном листе вкладыша указывается дата его заполнения‚ серия и номер‚ а также ставится штамп «Выдан вкладыш»․
Кому принадлежит покупка вкладышей?
Согласно практике и разъяснениям Минфина‚ затраты на приобретение вкладышей отнесены к расходам работодателя․ Поэтому:
- При покупке вкладышей расходы отражаются на счете 01 05 06 000 – Прочие материальные запасы (КОСГУ 225‚ 226)․
- Расходы включаются в КВР 244 – «Прочая закупка товаров‚ работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»․
Какой КОСГУ использовать?
Для расходов на вкладыши в трудовую книжку применяется КОСГУ 349 – «Увеличение стоимости прочих материалов и запасов однократного применения»․
Нормативно‑правовая база:
- Пункт 118 Инструкции по учету № 157н (утверждён ) прямо указывает‚ что трудовые книжки и их вкладыши учитываются на счете 01 05 06 000․
- Минфин в своих разъяснениях (27 окт․ 2021 г․) подтвердил‚ что такие расходы относятся к КОСГУ 349․
Таким образом‚ КОСГУ 349 – это правильный код для отражения расходов на вкладыши․
Как правильно отразить расходы в бухгалтерском учёте?
- Счёт: 01 05 06 000 – Прочие материальные запасы (КОСГУ 349)․
- Классификатор расходов: КВР 244 – «Прочая закупка товаров‚ работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»․
- В журнале учёта фиксируется:
- Дт 01 05 06 000 – Отражение стоимости приобретённых вкладышей;
- Кт 244 – Перевод на расходный учёт в соответствии с КВР․
Обязанности работодателя по обеспечению трудовых книжек и вкладышей
- Обеспечить наличие трудовой книжки и вкладышей при приёме на работу․
- Вести журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей․
- Оформлять штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе вкладыша (размер 10 × 25 мм)․
- При переходе к новому работодателю – оформить новый вкладыш с датой его заполнения‚ а не датой первоначального заведения основной книжки․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: отнесение расходов на вкладыши к КОСГУ 225/226 без указания КОСГУ 349․
- Решение: использовать КОСГУ 349 и указывать подстатье 349 в бухгалтерском учёте․
- Ошибка: ставить дату на ьном листе вкладыша по дате первоначального заведения основной книжки․
- Решение: дату ставить по факту заполнения вкладыша․
- Ошибка: игнорировать необходимость штампа «Выдан вкладыш»․
- Решение: обязательно ставить штамп и указывать серию/номер․
Краткая инструкция по оформлению вкладыша (приказ Минтруда № 320н от )
- На первой странице (ьном листе) трудовой книжки размещается штамп «Выдан вкладыш» (10 × 25 мм)․
- Под штампом указываются: серия‚ номер вкладыша‚ дата выдачи;
- Далее вкладыш заполняется в том же порядке‚ что и основная книжка․
- После заполнения вкладыш подшивается к основной книге‚ на первой странице которой ставится отметка о выдаче․
При вкладышей для трудовой книжки необходимо:
- Использовать КОСГУ 349 (подстатье 349) для отражения расходов․
- Отражать их на счете 01 05 06 000 – Прочие материальные запасы в рамках КВР 244․
- Обеспечить правильное оформление и выдачу вкладыша‚ включая штамп и дату заполнения․
- Вести журнал учёта и хранить документы в соответствии с нормами Трудового кодекса и Приказа Минтруда № 320н․
Соблюдение этих требований избавит учреждение от рисков неправильного бухгалтерского отражения и возможных проверок со стороны контролирующих органов․