Вопрос о выдаче копии трудовой книжки сотруднику — один из самых частых в кадровом делопроизводстве. Многие работники хотят иметь на руках документ для оформления кредита, визы или других жизненных ситуаций. Законодательство РФ четко регулирует этот процесс. Давайте разберемся подробно.
Работодатель ОБЯЗАН по письменному заявлению сотрудника выдать ему заверенную копию трудовой книжки. Это прямо предусмотрено статьей 62 Трудового кодекса РФ. При этом оригинал бумажной трудовой книжки остается на хранении у работодателя.
Когда сотруднику нужна копия (а не оригинал)?
Копия, заверенная надлежащим образом, подходит для большинства бытовых и коммерческих целей:
- Оформление кредита в банке.
- Получение визы или паспорта (в паспортно-визовом отделе).
- Подтверждение трудового стажа для различных госучреждений.
- Предоставление по запросу третьих лиц (например, при продаже автомобиля, оформлении наследства).
Важно: Для подачи документов в Пенсионный фонд (ПФР) или Фонд социального страхования (ФСС) в рамках обязательного социального страхования обычно требуется оригинал трудовой книжки или её электронная версия. Однако, если речь идет только о подтверждении трудовой деятельности, заверенная копия часто принимается. Уточняйте требования конкретного ведомства.
Как правильно получить копию: пошаговая инструкция
Шаг 1: Письменное заявление сотрудника
Сотрудник должен написать заявление на имя руководителя. Образец может быть простым:
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для предоставления в [название организации/цель].
Дата, Подпись, ФИО
Шаг 2: Обязанность работодателя и сроки
Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику:
- Трудовую книжку (оригинал) — в случаях, предусмотренных законом (например, для подачи в ПФР/ФСС).
- Заверенную копию трудовой книжки, для иных целей.
Шаг 3: Процедура заверения копии
Копия должна быть надлежащим образом заверена. Это означает:
- Копия должна быть полной и точной (все записи, включая последнюю).
- На первом листе копии внизу указывается: «Верно».
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица, например, начальника отдела кадров) с расшифровкой.
- Дата заверения.
- Оттиск печати организации (обычно круглой с наименованием).
Образец заверения копии трудовой книжки
Надпись «Верно» размещается внизу листа. Пример:
_________________________ / Иванова А.П. / (подпись) (расшифровка подписи) М.П. "___" _____________ 20__ г.
Кто может заверять копию?
Право заверения можно делегировать. Руководитель организации может выдать доверенность или издать приказ, наделяющий конкретного сотрудника (например, специалиста отдела кадров) полномочиями по заверению копий документов, включая трудовую книжку. Это должно быть отражено в локальных нормативных актах (ЛНА) организации.
Может ли работодатель хранить копию трудовой книжки в личном деле?
Да, но только с согласия работника! Как указано в Докладе, утвержденном Рострудом, и регулируется законом о персональных данных, работодатель вправе хранить копии документов (включая копию трудовой книжки) в личном деле только при условии получения от работника письменного согласия на обработку и хранение его персональных данных.
Без такого согласия хранить копию трудовой книжки в личном деле работника незаконно.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли выдать копию без заявления?
Нет. Требуется письменное заявление работника. Это защищает и работника (он получает документ по своему запросу), и работодателя (есть подтверждение факта выдачи).
Что делать, если в копии есть ошибки?
Исправления в трудовой книжке (и её копии) не допускаются. При обнаружении ошибки в записях работодатель обязан по заявлению работника сделать новую, правильную запись с указанием даты и подписью должностного лица, а также печатью. Старая (ошибочная) запись не зачеркивается, а сохраняется.
А что с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
Если работник имеет ЭТК, то сведения о его трудовой деятельности хранятся в единой цифровой системе. Работодатель обязан предоставлять работнику электронную или бумажную выписку из ЭТК по его заявлению. Процедура аналогична: заявление → выписка (которая является аналогом копии) → заверение (для бумажного варианта).
Выдача сотруднику заверенной копии трудовой книжки — это не одолжение, а законная обязанность работодателя, отExecution которой нельзя уклоняться. Процедура проста: заявление → подготовка точной копии → заверение подписью и печатью → выдача в течение 3 рабочих дней. При этом оригинал всегда остается у работодателя, а хранение копии в личном деле возможно только с письменного согласия сотрудника.
Соблюдение этих правил избавляет от конфликтов и гарантирует защиту прав обеих сторон.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер и не заменяет консультацию юриста. В спорных ситуациях обращайтесь к специалисту.