Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В связи с тем, что в ней содержатся сведения, имеющие юридическую силу, копирование этой книги регулируется строгими нормативными актами. В статье рассмотрим, когда и как можно делать ксерокопию трудовой книжки, какие требования предъявляются к такой копии и какие последствия могут наступить при нарушении правил.
Правовой статус трудовой книжки
1.1 Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (в т.ч. электронная) фиксирует сведения о трудоустройстве, переводах, повышениях, отпусках, увольнениях и иных событиях, влияющих на трудовой стаж. Она является документом, установленным Трудовым кодексом РФ (ст. 62‑66) и Приказом Минтруда России № 3н от г. о введении электронных трудовых книжек.
1.2 Нормативные акты, регулирующие копирование
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66).
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (требования к хранению оригиналов).
- Приказ Минтруда России № 3н от г. «Об электронных трудовых книжках».
- Постановление Правительства РФ № 1512 от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
Когда допускается ксерокопирование трудовой книжки
Ксерокопия может быть сделана только в строго определённых случаях, когда это необходимо для выполнения законных обязанностей работодателя или прав работника.
- При приёме на работу. Копия требуется для подтверждения стажа, наличия квалификаций и пр.
- При увольнении. Работодатель оформляет форму СТД‑Р (свидетельство о трудовой деятельности) и может приложить копию книжки.
- При проверке государственных органов. Инспекторы ФНС, ПФР, Росстата и др. могут запросить копию для контроля.
- При передаче в архив. При закрытии предприятия оригиналы могут быть отправлены в архив, а в подразделениях сохраняются заверенные копии.
- По запросу самого работника. Сотрудник имеет право получить копию своей трудовой книжки для личных нужд.
Во всех перечисленных случаях ксерокопия должна быть выполнена только в присутствии работника (или его законного представителя) и сопровождаться надлежащим оформлением.
Как правильно делать ксерокопию трудовой книжки
- Подготовка оригинала. Убедитесь, что трудовая книжка находится в хорошем состоянии, страницы не повреждены.
- Получение согласия. Работник (или его представитель) подписывает согласие на копирование (образец формы согласия можно разместить в отделе кадров).
- Копирование. Используйте копировальный аппарат с настройкой «чёрно‑белый» или «цветной», обеспечивая полную читаемость всех записей.
- Проверка копии. Сравните копию с оригиналом, убедитесь, что все записи видны, нет пропусков.
- Оформление копии. На первой странице копии делается отметка:
- «Копия оригинала трудовой книжки»;
- Дата копирования;
- Подпись ответственного лица (например, руководителя отдела кадров);
- Печать организации (если предусмотрена).
- Хранение. Копию помещают в личное дело сотрудника или в архив в соответствии с Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек. Срок хранения копий – не менее 5 лет после увольнения.
При необходимости копию можно использовать в электронном виде (скан), но при этом она должна быть подписана электронной подписью организации.
Что запрещено при ксерокопировании
- Копировать трудовую книжку без согласия работника и без законного основания.
- Изменять содержание копии (добавлять, стирать, подчеркивать записи).
- Передавать копию третьим лицам (например, рекрутинговым агентствам) без письменного согласия работника.
- Использовать копию в целях подделки документов (например, для получения льгот, кредита и т.п.).
- Хранить копию в несоответствующих условиях (влажность, открытый доступ посторонних).
Последствия нарушения правил копирования
Нарушения могут повлечь за собой как административные, так и уголовные санкции.
| Тип нарушения | Нормативный акт | Возможные последствия |
|---|---|---|
| Копирование без согласия работника | Трудовой кодекс РФ, ст. 75 | Штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей. |
| Использование копии для подделки | Уголовный кодекс РФ, ст. 327 | Уголовная ответственность: штраф, исправительные работы, до 2 лет лишения свободы. |
| Нарушение порядка хранения | Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» | Административный штраф от 10 000 до 50 000 рублей. |
Кроме финансовых санкций, нарушение может привести к утрате доверия со стороны работников и инспекций, а также к судебным искам о защите персональных данных.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. При работе с ЭТК копирование в традиционном виде не требуется – достаточно предоставить электронный документ через портал Госуслуги или через корпоративную систему HR. Однако при необходимости распечатки электронного документа следует соблюдать те же требования к оформлению, что и к бумажной копии (подпись, печать, отметка «Копия»).
Ксерокопирование трудовой книжки – процесс, который может быть законным только при соблюдении чётко прописанных правил. Работодателям необходимо:
- Получать письменное согласие работника;
- Оформлять каждую копию отметкой о её подлинности;
- Хранить копии в надёжных условиях и в течение установленного срока;
- Избегать передачи копий без законных оснований.
Тщательное соблюдение этих требований поможет избежать административных и уголовных последствий, а также укрепит доверие между работодателем и сотрудником.
Дата публикации: