Кратко о главном: при приёме на работу работодатель может потребовать не оригинал, а заверенную ксерокопию трудовой книжки. Оформление такой копии регулируется ст. 62 Трудового кодекса РФ. В статье подробно рассматриваются правовые основания, порядок изготовления, требования к заверению и типичные ошибки.
Правовая база
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ (Выдача документов, связанных с работой, и их копий) работодатель имеет право запросить у соискателя:
- копию приказа о приёме на работу;
- копию приказов о переводах;
- копию приказа об увольнении;
- выписку из трудовой книжки (или её полную ксерокопию).
Копия считается достоверной, если выполнены все требования закона о её заверении.
Когда требуется ксерокопия трудовой книжки?
Копию трудовой книжки могут запросить в следующих ситуациях:
- Приём на работу (особенно в организации, где требуется подтверждение стажа).
- Оформление субсидий, социальных выплат, пособий и компенсаций.
- Получение государственных льгот (пенсия, пособие по безработице и т.п.).
- Подтверждение стажа в визовых центрах и консульствах при оформлении виз.
- При оформлении электронных трудовых книжек – иногда требуется бумажная выписка.
Как правильно сделать ксерокопию трудовой книжки
Ниже пошаговый алгоритм, который поможет оформить копию без нареканий.
- Подготовка оборудования. Убедитесь, что ксерокопировальный аппарат исправен, а в лотке достаточно чистой бумаги формата А4.
- Открытие книги. Откройте трудовую книжку на странице, где указаны сведения о работнике (ФИО, дата рождения, сведения о предыдущих местах работы).
- Размещение. Положите открытый лист на стекло аппарата так, чтобы текст был полностью виден и не был скрыт переплетом.
- Настройка параметров. Выберите чёрно‑белый режим, масштаб 100 % (или 110 % – если шрифт мелкий). Установите количество копий – обычно требуется одна полная копия всех страниц.
- Печать. Запустите процесс копирования. После получения листов проверьте, что все страницы читаемы, нет смазывания.
- Сборка. Сложите копии в том же порядке, что и оригинал, и прошейте их скрепкой или в папку.
Как заверить ксерокопию
Для того чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо заверить. Существует два основных способа:
Заверение у работодателя
- Подготовьте полную копию всех страниц трудовой книжки.
- На последней странице (или на отдельном листе) напишите: «Копия верна оригиналу» и подпишите её.
- Поставьте печать организации (если она предусмотрена у работодателя) и укажите должность лица, заверяющего документ.
- Если в компании есть отдел кадров, копию обычно заверяют руководитель отдела или главный бухгалтер.
Заверение у нотариуса
Если работодатель не имеет печати или требуется более высокая степень достоверности (например, при оформлении виз), копию можно заверить у нотариуса:
- Принесите оригинал и копию трудовой книжки в нотариальную контору.
- Нотариус сравнит оригинал с копией, подпишет заверительный лист и поставит свою печать.
- Стоимость услуги обычно фиксируется в тарифе нотариуса и составляет от 300 до 800 рублей.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Работнику необходимо оформить письменное заявление. Ниже пример, который можно адаптировать под свои нужды.
Заявление
Кому: Директору ООО «Пример» (ФИО)
От кого: Иванов Иван Иванович, сотрудник отдела продаж
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (выписку) для предоставления в службу занятости/визовый центр/организацию, запрашивающую документ.
С уважением,
_____________________/Иванов И.И./
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли предоставить только часть страниц трудовой книжки? Нет. По закону требуется полная копия всех страниц, иначе документ считается неполным.
- Сколько времени действует заверенная копия? Копия считается действительной, пока не будет изменена информация в оригинале. При изменении (например, новое место работы) требуется новая копия.
- Обязательно ли ставить печать организации? Если у работодателя есть печать, её следует использовать. В некоторых компаниях (например, ИП) печать не обязательна – достаточно подписи и указания должности.
- Можно ли использовать скан-копию вместо ксерокопии? Скан-копия может быть принята, если она распечатана в полном размере и заверена тем же способом, что и ксерокопия.
- Что делать, если оригинал трудовой книжки находится у меня? При приёме на работу работник обычно передаёт оригинал работодателю. Если оригинал остаётся у соискателя, работодатель может запросить лишь заверенную копию.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Копия только части страниц | Документ отклонят, потребуется повторное оформление. | Сделайте копию всех листов, проверьте наличие подписи и печати. |
| Отсутствие подписи и надписи «Копия верна оригиналу» | Копия считается недостоверной. | Подпишите каждую страницу или, как минимум, последнюю, добавив надпись. |
| Нечеткая печать (смазывание, плохой контраст) | Трудно прочитать данные, документ может быть признан недействительным. | Проверьте работу аппарата, замените тонер/бумагу при необходимости. |
| Отсутствие печати организации | В некоторых компаниях копия может быть принята только с печатью. | Уточните у кадровика, нужна ли печать, и попросите её поставить. |
Оформление ксерокопии трудовой книжки – процесс, который выглядит простым, но требует строгого соблюдения нормативных требований. Следуйте пошаговой инструкции, не забывайте о заверении (подпись + печать или нотариальное заверение) и проверяйте полноту копий. При правильном подходе копия будет признана юридически достоверной и поможет успешно пройти все этапы приёма на работу, получения социальных выплат и оформления виз.
Статья составлена на основе актуальной информации (по состоянию на ) и официальных положений Трудового кодекса РФ.