Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильное ее ведение является обязанностью каждого работодателя. Одной из самых частых и важных операций является внесение записи о приеме на работу по трудовому договору. Несмотря на кажущуюся простоту, здесь есть ряд нюансов, о которых обязательно нужно помнить кадровику или бухгалтеру.
Общие правила внесения записи о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу запись в трудовую книжку вносится в раздел «Сведения о работе». Согласно Правилам и Инструкции по заполнению трудовых книжек, заполнение идет по строго определенным графам:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация в пределах раздела).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу. Важно: дата должна соответствовать дате, указанной в приказе о приеме на работу. Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3 — вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор), а также наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
- Графа 4, заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Особенности заполнения графы 3: что важно учитывать
При заполнении третьей графы кадровики часто допускают ошибки из-за неверного толкования требования о точном соответствии записей приказу работодателя.
Указание структурного подразделения
Наименование структурного подразделения (отдел, цех, филиал) указывается в том случае, если это условие вписано в трудовой договор. Если в договоре не прописано конкретное подразделение, в трудовой книжке его указывать не нужно — запись сразу начинается с наименования должности.
Чего категорически нельзя писать в трудовой книжке
Очень часто кадровики грешат тем, что дословно переносят в трудовую книжку формулировки из приказа, которых там быть не должно. Запрещено указывать:
- Срочный характер договора (например: «Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору»).
- Срок действия договора (например: «Принят на должность бухгалтера на срок с по »).
Эти сведения отражаются только в самом трудовом договоре и приказе, но не в трудовой книжке, так как Инструкция не предусматривает исключений для срочных правоотношений.
Специфика: прием по срочному трудовому договору
Отдельно стоит вопрос о работниках, принятым по срочному трудовому договору. Нужно ли делать запись в трудовую книжку, если у работника нет постоянного места работы?
Ответ однозначный: да, нужно. Если для работника это место работы является основным, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку. Если у сотрудника ранее не было трудовой книжки, работодатель обязан ее завести.
Однако, как уже упоминалось выше, на главном документе для учета стажа особенность срочного характера договора никак не отражается. В трудовую книжку вносится обычная запись о приеме на работу, без оговорки о сроке трудового договора. Это подтверждается соответствующими письмами Роструда и актуальными разъяснениями на 2026 год.
Прием в порядке перевода
Если работник переходит к новому работодателю в порядке перевода, заполнение трудовой книжки имеет свою специфику. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается стандартная запись, предусмотренная правилами, но при этом обязательно добавляется пометка: «принят (назначен) в порядке перевода».
Также стоит помнить, что в течение одного рабочего дня после приема на работу переводом от другого работодателя, новый работодатель обязан оформить и подать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 на вновь принятого сотрудника. В этом отчете в графе 1 указывается номер по порядку, в графе 2 — дата приема, а в графе 3 — кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
Повторный найм работника сразу после увольнения
На практике встречаются ситуации, когда работник увольняется, а в этот же день или на следующий снова принимается на работу в ту же организацию (например, при смене должности или ошибочном увольнении). Как заполнить трудовую книжку при повторном найме?
В таком случае алгоритм стандартный:
- В графе 1 присваивается новый порядковый номер (следующий за последней записью об увольнении).
- В графе 2 ставится дата нового приема на работу.
- В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием должности.
- В графе 4 отражаются реквизиты нового приказа о приеме.
Никаких ссылок на предыдущее увольнение или совмещение записей делать не нужно. Это два самостоятельных кадровых мероприятия.
Образец заполнения трудовой книжки о приеме на работу
Для наглядности приведем пример правильной записи:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Внесение записи о принятии по трудовому договору требует внимательности и строгого соблюдения Инструкции. Главное правило — не писать лишнего. Указание срочности договора, сроков его действия и других деталей, не предусмотренных правилами, является нарушением и может привести к штрафам при проверке трудовой инспекции. Четкое указание подразделения (если оно есть в договоре), правильной должности и реквизитов приказа, залог безошибочного ведения кадровой документации.