Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность любого работника, включая руководителей высшего звена. Генеральный директор, будучи наемным сотрудником со своими особенностями статуса, также обязан иметь оформленную трудовую книжку. Однако с заполнением этого документа у руководителя возникает логичный вопрос: кто же делает запись, если он сам является главным лицом компании? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки гендиректора согласно действующему законодательству.

Особенности статуса генерального директора

Генеральный директор обладает двойственным статусом:

• Работник — с ним заключается трудовой договор, он получает зарплату и подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.
• Единоличный исполнительный орган — он представляет интересы компании без доверенности и подписывает кадровые документы от имени работодателя.

Именно этот дуализм и создает парадокс: директор не может сам себе подписать приказ о приеме на работу и сам себе заполнить трудовую книжку в классическом понимании кадрового документооборота. Законодательство предусматривает несколько вариантов решения этой проблемы.

Кто имеет право внести запись?

В зависимости от организационно-правовой формы компании и ее внутренней структуры, заполнение трудовой книжки генерального директора может осуществляться разными лицами.

Председатель и члены Совета директоров (Наблюдательного совета)

Это самый частый и юридически грамотный вариант для крупных компаний (АО, ООО с советом директоров). Согласно статье 275 ТК РФ и профильным федеральным законам (ФЗ «Об акционерных обществах» и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), решение о назначении генерального директора принимает совет директоров или общее собрание учредителей.

Именно председатель совета директоров, председатель общего собрания или уполномоченное собранием лицо имеет право подписать трудовой договор с директором, а также издать приказ о его приеме на работу. Следовательно, именно это лицо и должно внести запись в трудовую книжку генерального директора.

Единственный учредитель (если он не директор)

Если у компании один учредитель, но директором назначен другой человек, то решение о приеме на работу принимает единственный учредитель. Он же подписывает трудовой договор и приказ. В этом случае учредитель (как физическое лицо) вправе внести запись в трудовую книжку директора.

Кадровый работник или бухгалтер

В небольших компаниях часто нет совета директоров, а функции кадровика выполняет специалист отдела кадров или главный бухгалтер. Как они могут подписать трудовую книжку директора?

Для этого директор, вступив в должность, должен делегировать полномочия по ведению трудовых книжек конкретному сотруднику. Это делается путем издания приказа о назначении ответственного лица. В таком случае кадровик вносит запись в трудовую книжку директора на основании:

1. Решения учредителей (протокола) о назначении директора.
2. Приказа о приеме на работу (подписанного самим директором или учредителем).
3. Приказа о назначении самого кадровика ответственным за ведение трудовых книжек.

В графе «Наименование должности лица, ответственного за ведение трудовых книжек» кадровик поставит свою должность и подпись.

Сам генеральный директор (спорный, но практикуемый вариант)

На практике очень часто встречается ситуация, когда генеральный директор сам вносит запись в свою трудовую книжку, сам подписывает приказ о своем приеме и сам заверяет свою запись. С точки зрения чистой логики это выглядит странно, однако:

• Роструд в своих разъяснениях указывает, что руководитель может сам подписать себе приказ.
• Если нет других лиц (кадровика, совета директоров), директор вынужден действовать самостоятельно от имени работодателя.

Однако во избежание претензий со стороны проверяющих органов (особенно Пенсионного фонда или Социального фонда), рекомендуется все же назначить ответственного за ведение трудовых книжек отдельным приказом.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки директора

Процесс внесения записи практически не отличается от стандартного, но есть важные нюансы в документах-основаниях.

Шаг 1: Подготовка документов-оснований

Перед внесением записи необходимо иметь на руках:

• Протокол общего собрания учредителей или Решение единственного учредителя о назначении генерального директора.
• Трудовой договор (подписанный уполномоченным лицом или самим директором, если иных вариантов нет).
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1) или приказ о вступлении в должность.

Шаг 2: Внесение записи в графы

В разделе «Сведения о работе»:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи.
• Графа 2: дата приема на работу (арабскими цифрами).
• Графа 3: вносится запись: «Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью „Название“ на должность генерального директора». Обратите внимание: слово «назначен» обычно используется для госслужащих, для коммерческих организаций правильнее писать «принят».
• Графа 4: указываются реквизиты документов. Здесь нужно прописать и номер Протокола/Решения учредителей, и номер Приказа о приеме на работу. Например: «Решение единственного учредителя №5 от , Приказ №1-к от ».

Шаг 3: Подписание записи

Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при ее наличии). Если подписывает председатель совета директоров, он так и расписывается. Если кадровик, он ставит свою подпись и должность.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие записи о приеме. Некоторые считают, что раз директор сам себе начальник, то запись не нужна. Это грубое нарушение. Отсутствие записи лишает руководителя подтверждения стажа на этой должности.
2. Указание только Приказа в 4-й графе. Приказ директора о собственном назначении не является первичным документом, подтверждающим волю работодателя. Первичным является Протокол или Решение учредителей. Обязательно указывайте оба документа.
3. Неправильная формулировка должности. Должность должна строго соответствовать Уставу организации. Если в Уставе «Генеральный директор», нельзя писать «Директор» или «Руководитель».
4. Запись о переизбрании. Если полномочия директора продлены на новый срок решением учредителей, в трудовую книжку не нужно вносить запись о «переизбрании». Продление срока — это не перевод и не новое назначение, если трудовой договор не прерывался. Вносится запись только в случае заключения нового трудового договора после увольнения.

Увольнение генерального директора

При увольнении генерального директора (по собственному желанию, по решению учредителей и т.д.) запись в трудовой книжке также имеет свои особенности.

Директор обязан уведомить учредителей о своем увольнении не позднее, чем за 1 месяц (ст. 280 ТК РФ). Запись об увольнении вносится на основании Протокола/Решения учредителей и Приказа об увольнении;

Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора?

• Лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер).
• Председатель общего собрания или председатель совета директоров.
• Сам увольняющийся директор (если иного лица нет, он обязан сам подписать свою трудовую книжку и приказ об увольнении в свой последний рабочий день).
• Новоизбранный генеральный директор (если он уже вступил в должность).

Заполнение трудовой книжки генерального директора, процесс, требующий внимательности и знания корпоративного права. Главное правило: запись должна быть внесена обязательно, и в ней должны быть отражены решения тех органов, которые имеют полномочия назначать и увольнять руководителя (собрание учредителей, совет директоров). Наличие назначенного приказом ответственного лица по кадрам значительно упрощает жизнь руководителю и снимает с него необходимость самостоятельно ставить подписи в своем главном трудовом документе.