Трудовая книжка (или её электронный аналог) – основной документ, фиксирующий основные сведения о трудовой деятельности работника. Однако не все, что регулирует Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), попадает в её поля. В данной статье разберём, какие сведения не вносятся в трудовую книжку, какие же данные всё же обязаны быть зафиксированы, и как это отражается в практике HR‑специалистов.

Что именно регулирует ТК РФ по отношению к трудовой книжке

Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• рабочем месте и выполняемой работе;
• переносе на другую постоянную работу;
• увольнении;
• других обстоятельствах, определяющих трудовое право сотрудника.

Эти сведения являются обязательными для записи в бумажном или электронном виде.

Что не включается в перечень обязательных записей

ТК РФ не требует фиксировать в трудовой книжке некоторые категории данных, например:

1. Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью (например, семейное положение, сведения о детях, медицинские диагнозы).
2. Сведения о профессиональных предпочтениях или целях сотрудника, если они не отражают факты трудовой деятельности.
3. Информацию о внутренних нормативах компании, не имеющую статуса трудового договора.

Как выглядит практическое заполнение трудовой книжки

Для удобства работодателей и кадровых специалистов часто используют электронную форму (ЭТК). При этом:

• Все обязательные сведения заносятся в соответствующие поля;
• Дополнительные сведения могут быть добавлены по желанию работодателя, но они не являются обязательными;
• Если работник не желает вести бумажную форму, он может выбрать только электронный вариант.

Пример заполнения (бумажный вариант)

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Пол: М
Номер паспорта: 45 12 345678
Код подразделения: 1234
Дата трудоустройства: 
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Трудовой стаж: 2 года 6 месяцев
Увольнение: (по собственному желанию)

Что происходит, если в книжку «не вносят» сведения, требующие ТК РФ

Несоблюдение требований ст. 66 может привести к:

• Отказ в регистрации в Пенсионном фонде (ПФР) при оформлении новых работ;
• Штрафные санкции для работодателя;
• Сложности при проверке со стороны трудовой инспекции.

Однако, если в книжку не заносятся данные, которые ТК РФ прямо не требует, это не считается нарушением.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли в трудовую книжку вносить сведения о профсоюзной деятельности?

Ответ: Да, если эта деятельность напрямую связана с трудовой функцией сотрудника (например, членство в профсоюзе, связанном с выполнением трудовых обязанностей). Однако простая информация о личных предпочтениях в профсоюзах не является обязательной;

Вопрос 2. Нужно ли указывать в книжке сведения о заработной плате?

Ответ: Нет. Сведения о размере заработной платы фиксируются в трудовом договоре и в расчётных документах, но не включаются в запись о трудовой деятельности.

Вопрос 3. Как быть, если работник хочет отменить запись о переводе на другую работу?

Ответ: Переводы фиксируются в книжке как отдельные записи. Отмена или изменения могут быть внесены только по заявлению работника и с согласия работодателя.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ чётко определяет, какие сведения обязаны попасть в трудовую книжку, а какие – нет. Главное правило – фиксировать только те данные, которые непосредственно отражают:

• место и вид выполняемой работы;
• переводы;
• увольнения;
• другие факты, определяющие трудовые отношения.

Все остальное – личные, бытовые или управленческие сведения – не входят в обязательный перечень и, следовательно, не вносятся в трудовую книжку.

Для полной уверенности в соблюдении требований рекомендуется:

1. Регулярно сверять форму записи с актуальной редакцией ТК РФ;
2. Использовать электронные системы ведения кадровой документации;
3. Консультироваться с юристом или специалистом по персоналу при возникновении вопросов.