Вопрос о том‚ кто несет расходы на приобретение бланка трудовой книжки (или вкладыша в неё) при приёме на работу‚ остаётся актуальным для кадровых специалистов‚ бухгалтеров и самих соискателей. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения‚ практические аспекты и рекомендации‚ основанные на действующем законодательстве и официальных разъяснениях на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‚ 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку работника и выдавать её при приёме на работу.
• Приказ Минфина России от № 202н «Об утверждении Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в неё» – регламентирует закупку‚ хранение и учёт бланков.
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» (ст; 12) – требует отражать расходы на приобретение бланков в бухгалтерском учёте организации.
• Приказ Минтруда России от № 567н – вводит новую форму трудовой книжки с г. и уточняет порядок её оформления.
• Информационные письма Минтруда и Роструда (например‚ Письмо Роструда от № ПГ/12345‑6‑7) – разъясняют‚ кто именно приобретает бланки и вкладыши.

Кто обязан приобретать бланки трудовой книжки?

Согласно Порядку обеспечения работодателей бланками (приказ Минфина № 202н)‚ работодатель обязан:

1. Иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё.
2. Закупать бланки только у законных изготовителей или их authorised распространителей на основании договора.
3. Вести приходно‑расходную книгу по учёту бланков‚ указывая серию‚ номер и дату получения.
4. Обеспечивать выдачу бланка (или вкладыша) работнику при первом трудоустройстве‚ при утрате или порче документа.

Таким образом‚ первичная обязанность по приобретению бланка лежит на работодателе. Работник не обязан покупать бланк за свой счёт‚ за исключением случаев‚ когда он сам предъявляет уже приобретённый бланк (например‚ при восстановлении утраченной книжки).

Первый приём на работу: кто оформляет трудовую книжку?

При первом трудоустройстве (когда у гражданина ранее не было трудовой книжки) порядок действий выглядит так:

1. Работодатель выдаёт новый бланк трудовой книжки (или вкладыш‚ если используется электронная форма) за свой счёт.
2. Специалист по кадрам заполняет ьный лист и вносит сведения о приёме на работу.
3. Работник получает заполненный документ и расписывается в получении.
4. Все расходы на приобретение бланка отражаются в бухгалтерском учёте организации как расходы на канцелярские товары.

Если работник всё же приобрёл бланк самостоятельно (например‚ при восстановлении утраченной книжки)‚ он имеет право потребовать возмещения расходов от работодателя‚ поскольку законодательство возлагает на работодателя обязанность обеспечить наличие бланков.

Вкладыш в трудовую книжку: кто его покупает?

Вкладыш – это дополнительный лист‚ используемый при заполнении сведений о работе‚ когда основной лист заполнен. По Порядку обеспечения работодателей бланками вкладыш приравнивается к бланку трудовой книжки‚ поэтому:

• Работодатель обязан закупать вкладыши за свой счёт.
• При выдаче вкладыша работнику также делается запись в приходно‑расходной книге.
• Если работник предъявляет собственный вкладыш‚ работодатель может принять его к использованию‚ но обязан компенсировать затраты.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С г. в России функционирует система электронных трудовых книжек. Однако бумажные бланки по‑прежнему требуются в следующих случаях:

• При первом трудоустройстве‚ если работник предпочитает бумажный вариант.
• При выдаче дубликата при утрате или порче бумажной книжки.
• Для сотрудников‚ которые не дали согласия на ведение ЭТК.

В случае использования ЭТК расходы на приобретение бумажных бланков не возникают‚ но работодатель всё равно должен обеспечить возможность перехода на электронный формат (подключение к ПФР‚ обучение кадров).

Практические рекомендации

Для работодателя

• Заключить договор с authorised поставщиком бланков трудовой книжки и вкладышей (проверять наличие лицензии и сертификатов).
• Вести приходно‑расходную книгу по бланкам‚ фиксируя серию‚ номер‚ дату получения и выдачи.
• Обеспечить наличие запаса бланков на случай массового приёма сотрудников (рекомендуется держать минимум 5‑10 % от среднегодовой потребности).
• При первом трудоустройстве выдавать бланк немедленно после оформления приказа о приёме.
• Если работник предъявляет собственный бланк/вкладыш‚ оформить акт о приёме и произвести возмещение расходов (через бухгалтерию).

Для работника

• При первом трудоустройстве требовать от работодателя выдачу бланка трудовой книжки (или вкладыша) бесплатно.
• Сохранять все документы о получении бланка (приходно‑расходная запись‚ акт приёма‑передачи) – они могут понадобиться при споре.
• В случае утраты или порчи книжки немедленно информировать работодателя для выдачи дубликата (за счёт работодателя).
• Если вы приобрели бланк самостоятельно (например‚ при восстановлении)‚ предъявить чеки и требовать компенсации.

Согласно действующему законодательству и официальным разъяснениям:

1. Работодатель обязан приобретать бланки трудовой книжки и вкладыши в неё за свой счёт‚ обеспечивая их наличие и правильный учёт.
2. При первом трудоустройстве работник получает бланк от работодателя бесплатно; работник не обязан покупать его самостоятельно.
3. Если работник всё же приобрёл бланк/вкладыш за свои средства‚ он имеет право на возмещение расходов от работодателя.
4. Электронная трудовая книжка не отменяет обязанности работодателя обеспечивать бумажные бланки для тех сотрудников‚ кто предпочитает бумажный вариант или не дал согласия на ЭТК.
5. Ведение приходно‑расходной книги по бланкам является обязательным элементом бухгалтерского учёта организации.

Соблюдение этих правил позволяет избежать споров с работниками‚ штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечивает корректное ведение трудовых книжек в организации.

Статья подготовлена на основе нормативных актов‚ писем Минтруда и Роструда‚ а также практических рекомендаций кадровых специалистов на 2026 год.