Дата публикации: 16:38

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года её заполняют только в электронном виде, а с 2026 года переходный период завершается, и все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном формате. Поэтому важно знать, как правильно действовать, когда у сотрудника есть электронная трудовая книжка и он увольняется.

Общие принципы увольнения с ЭТК

Процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой в целом совпадает с обычной бумажной, но имеет несколько особенностей, связанных с цифровой записью.

Оформление приказа об увольнении

Работодатель обязан издать приказ об увольнении, в котором указываются:

• ФИО сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Основание увольнения (по статье ТК РФ, по соглашению сторон и т.д.);
• Дата увольнения;
• Сведения о расчёте заработной платы, компенсациях, отпуске и др.

Приказ подписывается руководителем и хранится в электронном виде в системе кадрового учёта.

Внесение записи об увольнении в ЭТК

Запись об увольнении вносится в электронную трудовую книжку через Госуслуги или в внутреннюю ИТ‑систему организации. Важно, чтобы:

1. Работодатель инициировал соответствующую процедуру в системе;
2. Система автоматически сформировала запись с указанием основания увольнения;
3. Запись появилась в ЭТК только после официального подтверждения приказа.

Если запись не появляется, сотрудник имеет право запросить её актуализацию в СФР и в органе, ведущем кадровый реестр.

Какие документы требуются при увольнении с ЭТК

Перечень документов практически не отличается от традиционного увольнения, однако их оформление должно быть согласовано с электронным форматом.

• Приказ об увольнении (подписанный руководителем);
• Справка о среднем заработке (при расчёте компенсаций);
• Квитанция об оплате отпускных (если они выплачивались);
• Документы, подтверждающие возврат служебного имущества;
• Акт приёма‑передачи (если сотрудник возвращал оборудование).

Особенности расчёта выплат при увольнении с ЭТК

Электронная форма не меняет размеры выплат, но упрощает их расчёт и документальное оформление.

Средний заработок

Для расчёта среднего заработка используются данные из ЭТК, а также из Salary‑системы компании. Важно, чтобы в системе были корректно указаны все выплаты за последние 12 месяцев.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Размер компенсации рассчитывается исходя из среднего дневного заработка, полученного из ЭТК. Последняя выплачивается в последний день работы.

Пенсионные отчисления

Все отчисления в ПФР, ФСС и ФНС автоматически фиксируются в ЭТК. При увольнении они отражаются в соответствующих отчётах, которые работодатель отправляет в органы.

Как сотрудник может проверить наличие записи об увольнении в своей ЭТК

Сотрудник может самостоятельно проверить статус своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуги или через приложение, предоставляемое ПФР.

1. Войдите в личный кабинет;
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка»;
3. Посмотрите статус записи «Увольнён» или «Активен».

Если статус не обновлён, необходимо обратиться в отдел кадров работодателя с требованием внести корректировку.

Что делать, если после увольнения запись в ЭТК не внесена

Отсутствие записи может привести к проблемам при оформлении будущих трудовых отношений, получении справок и т.д.

• Обращение в отдел кадров – запросите подтверждение внесения записи и укажите срок исправления.
• Запрос в ПФР и СФР – подайте запрос на актуализацию сведений о статусе занятости.
• Юридический совет – при отсутствии реакции работодателя можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли увольнять сотрудника без записи в ЭТК? – Нет. Запись об увольнении обязательна, иначе трудовой договор считается не завершённым.
2. Как быстро появляется запись в ЭТК после приказа? – Обычно в течение 1‑2 рабочих дней после официального подтверждения приказа.
3. Можно ли изменить основание увольнения в ЭТК? – Да, но только при наличии согласия сторон и в рамках корректирующего приказа.
4. Что делать, если в ЭТК отображается неверный стаж? – Нужно запросить пересчёт и внести поправки в соответствующие органы.
5. Есть ли ограничения на увольнение в течение испытательного срока? – Да, в течение испытательного срока работодатель может расторгнуть договор без указания причины, но запись всё равно должна быть внесена.

Рекомендации работодателю

Для минимизации рисков и обеспечения прозрачности процедуры увольнения с ЭТК рекомендуется:

• Вести учёт всех приказов в электронном виде и регулярно проверять их соответствие требованиям ТК РФ;
• Обучать HR‑специалистов работе с системой ЭТК и порталом Госуслуги;
• Проводить периодический аудит внесённых записей в ЭТК;
• Своевременно уведомлять сотрудника о дате увольнения и предоставлять копию приказа;
• Консультироваться с юристом при сложных случаях (например, массовое увольнение, сокращения).

Увольнение сотрудника, у которого есть электронная трудовая книжка, требует соблюдения стандартных норм ТК РФ, но при этом необходимо учитывать особенности цифрового оформления. Правильное оформление приказа, своевременное внесение записи в ЭТК и корректный расчёт выплат позволяют избежать юридических проблем и обеспечить прозрачность процесса как для работодателя, так и для сотрудника.

Соблюдая описанные выше рекомендации, вы сможете эффективно управлять кадровыми вопросами и поддерживать порядок в электронных трудовых книжках.