Дата публикации: 23 мая 2026 г;
Содержание
- Нормативная база
- Кто должен приобретать вкладыш в трудовую книжку
- Порядок приобретения и хранения бланков
- Учёт вкладышей в приходно‑расходной книге
- Как правильно вшить и оформить вкладыш
- Заполнение ьного листа вкладыша
- Особенности вкладыша нового образца (с )
- Часто задаваемые вопросы
Нормативная база
Основные документы, регулирующие порядок работы с трудовыми книжками и их вкладышами:
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней» (в редакции, действующей с )․
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»․
- Методические рекомендации Минфина РФ по учёту бланков строгой отчётности (в т․ч․ бланков трудовых книжек и вкладышей к ним)․
- КонсультантПлюс, раздел «Вкладыш в трудовую книжку» (пункты 32‑38 Порядка ведения трудовых книжек)․
Согласно пункту 32 Порядка ведения трудовых книжек и разъяснениям Минфина РФ, вкладыш в трудовую книжку приобретает работодатель․ При этом:
- Покупка осуществляется заблаговременно, то есть до момента приёма сотрудника на работу, а не в день оформления трудовой книжки․
- Закупка производится в соответствии с внутренним порядком, утверждённым Министерством финансов РФ (обычно – через отдел снабжения или бухгалтерию)․
- Работник не несёт расходов на приобретение вкладыша; если сотрудник сам купит бланк, он имеет право потребовать возмещения за счёт работодателя․
Таким образом, ответ на главный вопрос: вкладыш покупает работодатель․
Порядок приобретения и хранения бланков
Планирование потребности
Бухгалтерская служба определяет необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей на основе:
- планового числа приёмов сотрудников;
- прогноза необходимости замены заполненных разделов (вкладыши)․
Закупка
Бланки приобретаются у authorised поставщиков (например, Гознак, специализированные канцелярские фирмы)․ При получении необходимо:
- проверить комплектность (серия, номер, дата изготовления);
- свернуть сопроводительные документы (накладная, сертификат соответствия)․
Хранение
Бланки хранятся в отдельном сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом (только уполномоченные лица – бухгалтер, кадровик)․ Температурный режим и влажность должны соответствовать требованиям к хранению бумажных документов (не выше +25 °C, относительная влажность 40‑60 %)․
Учёт вкладышей в приходно‑расходной книге
Да, при оформлении вкладыша впервые его необходимо зарегистрировать в приходно‑расходной книге по учёту бланков строгой отчётности (в т․ч․ бланков трудовых книжек и вкладышей к ним)․
Что указывается в учёте:
- Дата получения бланка;
- Наименование документа («Вкладыш в трудовую книжку»);
- Серия и номер бланка (указываются exatamente как на бланке);
- Количество полученных единиц;
- Основание получения (накладная № …, дата);
- Ответственное лицо (ФИО, должность)․
При выдаче вкладыша сотруднику делается запись о расходе:
- Дата выдачи;
- Серия и номер выданного вкладыша;
- ФИО сотрудника, которому выдан вкладыш;
- Подпись получателя и выдавшего лица․
Эти записи позволяют контролировать наличие бланков на складе и предотвращать их незаконное использование․
Как правильно вшить и оформить вкладыш
Согласно пункту 38 Порядка ведения трудовых книжек, вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом раздела, где заканчивается место для записи, и правой обложкой трудовой книжки․ Важно:
- Не допускать повреждения основной трудовой книжки (не рвать, не резать обложку)․
- Использовать тонкую иглу и прочную нить (лучше – полиэстерovou, цветом близким к обложке)․
- Сшивать по периметру, оставляя небольшие зазоры для свободного листования․
- Фамилия, имя, отчество сотрудника;
- Дата рождения;
- Образование (уровень, специальность, квалификация);
- Профессия, должность (по состоянию на дату заведения вкладыша);
- Серия и номер вкладыша (указываются в правом верхнем углу);
- Дата заведения вкладыша;
- Подпись работника и печать организации (если требуется внутренним регламентом)․
- Обновлённый дизайн ьного листа (более чёткое разделение полей)․
- Увеличено количество строк для записи сведений об образовании – до 5 строк․
- Добавлено поле для указания ИНН сотрудника (по желанию работодателя)․
- Серия и номер теперь печатаются шрифтом повышенной чёткости, что облегчает их считывание при сканировании․
- Материал бланка – плотная offset‑бумага 120 г/м², устойчивая к механическим повреждениям․
- Покупает вкладыш работодатель, а не сотрудник․
- Приобретение производится заблаговременно и в соответствии с внутренним порядком, утверждённым Минфином․
- Каждый бланк подлежит регистрации в приходно‑расходной книге с указанием серии, номера и даты получения/выдачи․
- Вкладыш вшивается между последним листом раздела и правой обложкой трудовой книжки (по желанию организации)․
- ьный лист заполняется актуальными личными данными сотрудника на момент заведения вкладыша․
- С действует обновлённый образец вкладыша (приказ Минтруда № 320н)․
После вшивания вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё недействителен․
Заполнение ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша заполняется аналогично ьному листу основной трудовой книжки, но с учётом того, что вкладыш содержит только те сведения, которые актуальны на момент его заведения․
Обязательные поля:
Важно: если в трудовой книжке уже есть записи о работе, они не переносятся в вкладыш – вкладыш предназначен исключительно для актуализации личных данных сотрудника․
Особенности вкладыша нового образца (с )
С 1 января 2023 года действует форма вкладыша, утверждённая приказом Минтруда России № 320н от ․ Основные изменения:
При закупке новых бланков необходимо убедиться, что они соответствуют данному образцу (серия начинается с «ВТ‑III» или иной, указанной в приказе)․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
Согласно пункту 32 Порядка, требование о вшивании отсутствует – это необязательно․ Однако большинство организаций всё‑же вшивают вкладыш, чтобы обеспечить его надёжное крепление и предотвратить потерю․
Можно ли использовать вкладыш без трудовой книжки?
Нет․ Вкладыш без основной трудовой книжки не имеет юридической силы и считается недействительным документом․
Кто отвечает за ведение учёта бланков вкладышей?
Ответственность возлагается на бухгалтерскую службу (или отдел снабжения) в соответствии с внутренним положением о учёте бланков строгой отчётности․
Что делать, если обнаружен брак в бланке (например, неправильная серия)?
Брак подлежит возврату поставщику с оформлением акта о несоответствии качества․ При получении замены бланк регистрируется заново в приходно‑расходной книге․
Нужно ли ставить штамп «Выдан вкладыш» при выдаче сотруднику?
Да; Согласно пункту 33 Порядка, при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер выданного бланка․
Вкладыш в трудовую книжку – важный элемент документооборота кадровой службы․ Его приобретение, учёт и оформление регламентированы нормативными актами Минтруда и Минфина РФ․ Ключевые моменты, которые следует помнить:
Соблюдение этих требований обеспечит корректное ведение трудовых книжек, избежит штрафов со стороны трудовой инспекции и упростит взаимодействие с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами․
Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и разъяснений государственных органов на дату ․