Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, порядок и условия работы, а также все изменения в трудовой истории работника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Ниже подробно описаны все нюансы, связанные с получением как бумажной, так и электронной версии трудовой книжки.

Правовая база

Оформление и выдача трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62‑66.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 января 2021 г.)
• Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 № 322н «Об утверждении формы и порядка ведения электронной трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от 23 июля 2025 № 1122 «О завершении переходного периода к полной цифровизации трудовых книжек».

Какие варианты трудовой книжки существуют?

1. Бумажная трудовая книжка установленного образца – традиционный документ, выдаётся при первом трудоустройстве, если работник не согласен на электронный вариант.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в личном кабинете «Госуслуги» и в базе данных Пенсионного фонда РФ. С 2026 года ЭТК становится единственным обязательным форматом, однако работник может запросить бумажный дубликат.

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан:

• выдать (или оформить) трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня начала работы (для новых сотрудников);
• внести в неё запись о приёме на работу в течение трёх дней после подписания трудового договора;
• выдать трудовую книжку (или её электронный аналог) при прекращении трудовых отношений, если работник просит её вернуть.

Что нужно подготовить работнику?

Для получения трудовой книжки (бумажной или электронной) потребуется собрать следующий пакет документов:

При первом трудоустройстве

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
• Военный билет (для мужчин призывного возраста) – по требованию работодателя.
• Заполненное заявление о выдаче трудовой книжки (если работодатель использует бумажный формат).
• Согласие на оформление ЭТК (можно дать через портал «Госуслуги»).

При замене/восстановлении потерянной книжки

• Заявление о выдаче дубликата (форма 2‑н).
• Паспорт и СНИЛС.
• Справка из полиции о потере (если требуется).
• Согласие бывшего работодателя (для переноса записей в новую книжку).

Пошаговая инструкция по оформлению

Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
2. В разделе «Труд и занятость» выберите услугу «Оформление электронной трудовой книжки».
   Важно: убедитесь, что ваш профиль подтверждён (проверка личности через видеосвязь или в МФЦ).
3. Заполните форму: ФИО, СНИЛС, ИНН, данные о текущем месте работы.
4. Подтвердите согласие работодателя. Обычно работодатель отправляет запрос через свою информационную систему (СЭТК).
5. После одобрения система автоматически создаст ваш профиль в базе данных Пенсионного фонда РФ.
6. Получите уведомление о готовности ЭТК. Запись о приёме на работу появится в системе в течение 3‑х дней.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Соберите необходимые документы (см. пункт 4).
2. Подайте заявление в отдел кадров работодателя. В заявлении укажите, что вы хотите получить бумажную трудовую книжку.
3. Работодатель заполняет первую страницу книжки (данные о работодателе, Дата начала работы, Должность).
4. Подписывается и ставится печать организации. Книжка передаётся вам в руки.
5. Если вы уже работали ранее, работодатель обязан перенести все записи из предыдущих мест работы (при наличии ЭТК – копировать данные).

Как проверить правильность записей?

После получения книжки (бумажной или электронной) рекомендуется:

• Сверить даты начала и окончания работы, должности, основания увольнения.
• Убедиться, что указаны все периоды стажировки, командировок, отпуска без сохранения заработной платы.
• Проверить наличие подписи и печати работодателя.

Если обнаружены ошибки, сразу же обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением о корректировке.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку?

Согласно ТК РФ, отказ работодателя является нарушением трудового законодательства. Возможные действия работника:

1. Составить письменный запрос (рекомендовано отправить заказным письмом с уведомлением).
2. Обратиться в Трудовую инспекцию (Госслужба по труду) с жалобой.
3. Подать иск в суд в течение трёх месяцев с момента отказа (ст. 394 ТК РФ). В иске указываются требования о выдаче книжки и возмещении морального вреда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. После 1 января 2026 года ЭТК считается основной, но работник имеет право запросить бумажный дубликат. Оба документа должны содержать одинаковую информацию.

Как быстро можно получить дубликат потерянной книжки?

При наличии всех необходимых документов (заявление, паспорт, справка о потере) дубликат может быть выдан в течение 10‑15 рабочих дней. Если записи необходимо перенести из ЭТК, срок сокращается до 3‑5 дней.

Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Нет. Оформление и ведение электронной трудовой книжки полностью бесплатны для работника и работодателя.

Как изменить данные в ЭТК (например, фамилию после брака)?

Изменения вносятся через портал «Госуслуги» в разделе «Личные данные». После подтверждения изменения в системе автоматически обновятся все связанные записи.

Оформление и выдача трудовой книжки – важный процесс, который напрямую влияет на ваш пенсионный стаж, право на социальные выплаты и подтверждение профессионального опыта. С 2026 года электронные трудовые книжки становятся стандартом, однако закон сохраняет возможность получения бумажного дубликата. Соблюдая указанные шаги и имея в виду правовые нормы, вы сможете быстро и без проблем оформить нужный документ.

Дата актуализации информации: , 14:21:46