Увольнение сотрудника — это не только прекращение трудовых отношений, но и строго регламентированный процесс оформления документов. Одним из ключевых моментов является правильное заполнение и заверение записей в трудовой книжке. Ошибки в подписях могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или трудоустройстве у нового работодателя. В данной статье мы подробно разберем, кто именно должен ставить подпись в трудовой книжке, как действовать, если директор в отпуске, и какие нюансы существуют при увольнении самого руководителя.

Основное правило: кто ставит подпись?

Согласно действующему законодательству Российской Федерации и Правилам ведения трудовых книжек, запись об увольнении вносится в документ в последний день работы. Эта запись должна быть заверена подписями двух сторон:

• Работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Это может быть сам руководитель организации, начальник отдела кадров или специально уполномоченный сотрудник (например, кадровик или бухгалтер), на которого возложены эти обязанности приказом.
• Самого работника. Сотрудник обязан своей подписью подтвердить, что он ознакомлен с записью об увольнении и получил трудовую книжку на руки.

Также запись заверяется печатью организации (при ее наличии). Если печать не используется, это должно быть прописано в уставе или локальных нормативных актах компании.

Ситуация 1: В организации есть отдел кадров

Если в штате компании имеется отдел кадров или отдельный специалист, ответственный за кадровое делопроизводство, то именно он чаще всего вносит запись и ставит свою подпись в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек». В этом случае подпись директора не обязательна, если на сотрудника возложена соответствующая ответственность внутренними документами.

Важно помнить: дата записи об увольнении должна строго соответствовать дате, указанной в приказе об увольнении.

Ситуация 2: Директор в отпуске или отсутствует

Частый вопрос возникает, когда подходит срок увольнения, а директор находится в отпуске, на больничном или в командировке. Кто подписывает трудовую в этом случае?

Здесь возможны два варианта:

1. Наличие приказа о замещении. Если директор уходил в отпуск и издал приказ о возложении своих обязанностей на заместителя, в котором отдельно прописано право подписи кадровых документов (или это право закреплено в должностной инструкции замдиректора), то заместитель имеет полное право подписать трудовую книжку.
2. Отсутствие полномочий у зама. Если директор ушел в отпуск, возложил обязанности на зама, но не прописал отдельно возможность подписания трудовых книжек, то у заместителя может не быть юридических оснований ставить подпись. В такой ситуации лучше дождаться возвращения директора или оформить дополнительную доверенность/приказ, наделяющий конкретного сотрудника полномочиями по заверению записей в трудовых книжках на период отсутствия руководителя.

Ситуация 3: Увольнение самого директора

Особый случай — когда увольняется единственный исполнительный орган компании (директор). Кто подписывает его трудовую книжку, если кадровой службы нет?

• Если в организации есть учредители или совет директоров, запись может быть заверена подписью председателя совета директоров или одного из учредителей, уполномоченного на это решением общего собрания.
• Если такой возможности нет, запись может заверить сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек (если он есть), но чаще всего в этом случае требуется решение собственника бизнеса о назначении лица, которое подпишет документ.
• В некоторых случаях, при ликвидации организации или отсутствии уполномоченных лиц, вопросы решаются через архивные службы или нотариальное заверение копий документов.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, многие работники сохранили бумажный вариант. Для тех, кто ведет трудовую в электронном виде, процедура выглядит иначе:

• Работодатель вносит сведения об увольнении в систему Пенсионного фонда (СФР).
• В бумажную трудовую (если она велась параллельно по желанию работника до 2021 года или он подал заявление о продолжении ведения бумажной версии) вносится запись по стандартным правилам.
• Если бумажной книжки нет, работнику в день увольнения выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности), которая также подписывается работодателем и работником.

Что делать, если работник не забрал трудовую?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник отсутствует (например, на больничном) или отказывается забирать документ:

1. Необходимо направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
2. Уведомление отправляется заказным письмом по последнему известному адресу.
3. Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Чек-лист для работодателя при увольнении

Чтобы избежать ошибок, проверьте следующие пункты перед выдачей документов:

• ✅ Дата записи соответствует дате приказа об увольнении.
• ✅ Запись внесена на основании приказа или иного распорядительного документа.
• ✅ Запись заверена подписью ответственного лица (директора, начальника ОК или уполномоченного сотрудника).
• ✅ Присутствует подпись самого работника об ознакомлении.
• ✅ Стоит печать организации (если она применяется).
• ✅ В журнале учета движения трудовых книжек сделана соответствующая отметка о выдаче.

Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — это гарантия отсутствия проблем для работника в будущем и защита от штрафов для работодателя. Помните, что ответственность за корректность записей несет организация, поэтому важно, чтобы документы подписывали только уполномоченные лица.