Заверение копии трудовой книжки – это процедура, при которой подтверждается, что представленный документ является точным воспроизведением оригинала и обладает той же юридической силой. Правильное оформление заверения имеет важное значение, поскольку ошибки могут привести к признанию копии недействительной в суде, при оформлении pensionных выплат, при трудоустройстве и т.д.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 65) – право работника на получение копии трудовой книжки.
- Федеральный закон «О документах и архивном деле» (ст. 13) – требования к заверению копий.
- Постановление Правительства РФ № 1122 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи их копий» – конкретные указания по оформлению заверения.
Что должно быть в заверении копии трудовой книжки
Согласно указанным нормативным актам, в заверении копии должны присутствовать следующие элементы:
- Надпись «Копия верна» (или «Копия верна полностью»).
- Подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель организации).
- Расшифровка подписи (ФИО, должность).
- Дата заверения.
- Печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).
Где именно размещать надпись «Копия верна»
Правильное расположение надписи зависит от формы документа, но существует общепринятый стандарт, который рекомендуется соблюдать:
На лицевой стороне копии
Надпись размещается внизу страницы, непосредственно под текстом трудовой книжки (или под последней записью, если копия неполная). При этом:
- Отступ от нижнего края листа – не менее 10 мм.
- Шрифт – тот же, что и в основном тексте (обычно Times New Roman, 12 пт), но можно выделить жирным (Копия верна).
- Выравнивание – по левому краю или по центру, в зависимости от внутреннего шаблона организации.
На оборотной стороне (если копия двусторонняя)
Если копия сделана на двух листах, надпись «Копия верна» ставится на последней странице копии, то есть на оборотной стороне второго листа, следуя тем же правилам отступа и выравнивания, что и на лицевой стороне.
В случае заверения несколькими печатями
Если организация использует несколько печатей (например, основную и дополнительную), надпись размещается между ними:
- Сначала ставиться надпись «Копия верна».
- Под ней – подпись уполномоченного лица.
- Слева или справа от подписи – печать(и).
Пример оформления заверения
Копия верна _________________________ Иванов Иван Иванович Начальник отдела кадров «22» мая 2026 г. [печать организации]
<p><b>Копия верна</b></p> <p>_________________________</p> <p>Иванов Иван Иванович</p> <p>Начальник отдела кадров</p> <p>«22» мая 2026 г.</p> <p>[печать организации]</p>
Чего следует избегать
- Размещение надписи в верхней части листа – это может быть воспринято как ошибочное или незаверенное.
- Использование сокращений типа «К. верна» без расшифровки – не соответствует требованиям законодательства.
- Отсутствие даты или подписи – делает заверение недействительным.
- Нанесение надписи поверх текста трудовой книжки (записывая поверх существующих записей) – нарушает целостность документа.
Практический совет для кадровых специалистов
Подготовьте шаблон заверения в электронном виде (Word или Google Docs) с уже заданными отступами и стилями.
При печати копии трудовой книжки оставляйте пустое поле внизу страницы минимум 20 мм для надписи и подписи.
После печати сразу же заверяйте копию, не откладывая процедуру на позже – это снижает риск потери или подмены документа.
Храните заверенные копии в отдельной папке с пометкой «Копия верна» и датой выдачи, чтобы избежать путаницы с оригиналом.
Правильное размещение надписи «Копия верна» – это не просто формальность, а гарантия юридической силы документа. Следуя установленным нормативным требованиям и рекомендациям по оформлению, вы обеспечите защиту прав сотрудников и избежите возможных споров при использовании копии трудовой книжки в официальных целях.