В современной практике многие малые организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с вопросом: кто должен вести и оформлять трудовую книжку, когда в компании отсутствует специалист по кадрам? Ответ на этот вопрос содержит несколько нюансов, регулируемых Трудовым кодексом РФ и разъяснениями Министерства труда.
Что говорит закон?
Согласно ст. 65 ТК РФ, при приёме на работу сотрудник обязан предъявить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Если у работника её нет, это не является препятствием для заключения трудового договора, однако трудовая книжка должна быть оформлена в любом случае.
С 2021 года для лиц, впервые вступающих в трудовые отношения, бумажная трудовая книжка не выдаётся – вместо неё используется электронный вариант (п. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Тем не менее, если у сотрудника уже есть бумажный экземпляр, его можно продолжить вести в том же формате.
Кто может оформить трудовую книжку?
- Работодатель (руководитель организации, ИП) может самостоятельно вести и оформлять трудовые книжки.
- Если в компании есть ответственный за кадры (может быть не специалист, а любой назначенный сотрудник), он может выполнять эту задачу.
- В случае отсутствия любого из указанных лиц, самостоятельный работник (например, ИП без сотрудников) может вести книжку сам, но только в рамках своих обязанностей.
Пошаговый алгоритм оформления без отдела кадров
- Получение заявления от сотрудника. Работник подаёт письменное заявление о предоставлении сведений о своей трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
- Заполнение первой страницы трудовой книжки. Внести данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о предыдущей работе (если есть).
- Подпись и печать (при наличии). Работодатель или уполномоченное лицо подписывают страницу и ставят печать организации (если она есть).
- Внесение сведений о трудовой деятельности. По мере появления новых мест работы вносятся соответствующие записи.
- Хранение документа. Книжка должна быть сохранена в безопасном месте (например, в офисе у руководителя). При утере или порче оформляется дубликат.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
В случае потери или порчи документа работник может подать заявление о выдаче дубликата. Оформление дубликата производится в соответствии с п. 4 ст. 66 ТК РФ и требует подписи работодателя и (при необходимости) его печати.
Как оформить дубликат?
- В заявлении указываются причины утери/повреждения.
- Работодатель вносит запись о выдаче дубликата в оригинальную книжку.
- В дубликат вносятся те же сведения, что и в оригинале.
- Дубликат подписывается и печатается (если есть печать).
Практические рекомендации для малых предприятий
- Использовать электронные формы. С 2021 года для новых сотрудников предпочтительно вести электронные трудовые книжки через СЗВ‑ТД.
- Назначить ответственного. Даже в отсутствие отдельного отдела кадров можно назначить одного из руководителей или бухгалтера, который будет отвечать за ведение документа.
- Сохранять копии. При оформлении новых записей делайте копии (скан или фотографию) для архивного хранения.
- Соблюдать сроки. Записи в книжке должны вноситься сразу после начала работы или после изменения условий труда.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да. С 2021 года для лиц, впервые вступивших в трудовые отношения, бумажная форма не используется. Вместо неё оформляется электронная запись в системе СЗВ‑ТД.
Вопрос: Кто подписывает страницы трудовой книжки?
Ответ: Подпись ставит работодатель (руководитель) или лицо, уполномоченное им (например, ответственный за кадры). При отсутствии печати подпись сама по себе юридически значима.
Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет ни книжки, ни сведений о трудовой деятельности?
Ответ: В этом случае работодатель может принять сотрудника на работу без предъявления трудовой книжки, но обязуется в течение 30 дней после начала работы внести сведения о его трудовой деятельности в соответствующую форму (СЗВ‑ТД).
Отсутствие отдела кадров не освобождает работодателя от обязанности вести и оформлять трудовую книжку. Главное – правильно назначить ответственного лица, соблюдать требования ТК РФ и своевременно вносить сведения о трудовой деятельности. При правильном подходе процесс оформления будет прозрачным и не создаст юридических рисков.