Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника, его стаж, квалификацию и основания для получения социальных льгот. Вопрос «кто должен вести трудовую книжку» часто вызывает недоразумения, особенно в период перехода от бумажного к электронному формату. В этой статье мы разберём:

• Кто обязан оформлять и вести трудовую книжку;
• Какие записи в неё вносятся и кто их делает;
• Разницу между бумажной и электронной трудовой книжкой (ЭТК);
• Права и обязанности работодателя и работника;
• Особые случаи (ИП, физические лица‑работодатели, сотрудники, работающие по совместительству).

Правовое основание

Основные нормы, регулирующие трудовые книжки, содержатся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в Федеральном законе № 90‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Ключевые статьи:

1. Статья 66 ТК РФ – определяет, что работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника.
2. Статья 67 ТК РФ – регламентирует порядок оформления, выдачи и хранения трудовой книжки.
3. Постановление Правительства РФ от № 2212 «Об электронных трудовых книжках» – вводит обязательный переход к ЭТК.

Кто считается «работодателем» в контексте трудовой книжки?

Работодателем считается юридическое лицо, государственное учреждение, муниципальная организация, а также индивидуальный предприниматель (ИП), если он нанимает работников. Исключение – физические лица, не являющиеся ИП, которые могут вести трудовую книжку только в бумажном виде и лишь в случае, если они нанимают работников по договору подряда.

Обязанность вести трудовую книжку

Основной работодатель

Трудовая книжка оформляется основным работодателем – тем, кто заключил с работником основной трудовой договор. Если работник имеет несколько работодателей одновременно (совместительство, подряды), в книжке фиксируются только отношения с основным работодателем. Другие работодатели вносят сведения в ЭТК через единый портал, но не в бумажную книжку.

Кадровый специалист или уполномоченное лицо

Записи в трудовую книжку делает уполномоченный сотрудник предприятия, обычно кадровик или специалист по персоналу. По закону не требуется, чтобы именно он ставил подпись в своей собственной книжке – подпись ставится только в книжке того работника, для которого делается запись.

Индивидуальные предприниматели (ИП)

С 1 января 2021 года ИП, нанимающие работников, обязаны вести электронные трудовые книжки. При этом, если у работника уже есть бумажная книжка, ИП обязан вести её параллельно с ЭТК до полного перехода.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

С 1 января 2021 года все новые сотрудники, впервые поступающие на работу, получают только ЭТК. Переход завершился в 2023 году, и с этого момента:

• Работодатели обязаны вносить сведения о трудовых отношениях в цифровую форму и передавать их в Систему Федерального реестра (СФР).
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент через портал Госуслуг.
• Если у работника есть бумажная книжка, она должна вестись одновременно с ЭТК до её полного замещения.

Как оформить ЭТК?

1. Работник подаёт заявление о выдаче ЭТК через портал Госуслуг или в отделе кадров.
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней вносит данные о трудовом договоре в СФР.
3. После подтверждения система генерирует электронный документ, доступный работнику в личном кабинете.

Что делать, если работник отказался от ЭТК?

С 2021 года отказ от ЭТК невозможен для новых работников. Существующие сотрудники могут сохранить бумажную книжку, но обязаны согласиться на ведение ЭТК, иначе их трудовая история будет неполной.

Порядок выдачи и получения трудовой книжки

Согласно КонсультантПлюс, работодатель обязан выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней со дня её подачи, если только книжка на работника не ведётся (например, при работе по гражданско‑правовому договору).

Что нужно предоставить работнику?

• Бумажную трудовую книжку (если она используется) – в чистом виде, без повреждений.
• Информацию о порядке её заполнения и подписи уполномоченного лица.
• При переходе на ЭТК – инструкцию по получению доступа к электронному кабинету.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку (бумажную и электронную) вносятся следующие записи:

1. Дата и номер приказа о приёме на работу.
2. Должность, квалификация, разряд.
3. Сведения о переводе, повышении, понижении в должности.
4. Дата и номер приказа об увольнении (с указанием причины).
5. Периоды отпуска без сохранения заработной платы, командировок, отработки.
6. Сведения о прохождении профессионального обучения и повышения квалификации.

Записи вносятся в присутствии работника и подписываются уполномоченным лицом. Подпись работника ставится только в его собственную книжку, а не в книжку другого сотрудника.

Особые случаи

Работники, работающие по совместительству

Для совместителей трудовая книжка ведётся только у основного работодателя. Другие работодатели фиксируют сведения в ЭТК, но без создания отдельной бумажной книжки.

Физические лица‑работодатели (не ИП)

Если физическое лицо нанимает работника без регистрации в качестве ИП, оно обязано вести бумажную трудовую книжку и оформлять все записи в соответствии с ТК РФ. Электронный вариант в таком случае не применяется.

Сотрудники, уволенные в течение испытательного срока

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после увольнения, независимо от причины (по инициативе работодателя, работника или по истечении испытательного срока).

Как получить выписку из трудовой книжки?

Выписка может потребоватся для:

• Получения пенсионных баллов;
• Оформления миграционной карты;
• Трудоустройства в другую организацию.

Для получения выписки:

1. Подайте письменное заявление в отдел кадров (бумажный вариант) или через портал Госуслуг (ЭТК).
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней выдаёт выписку, заверенную подписью и печатью.
3. В случае ЭТК выписка генерируется автоматически и доступна в личном кабинете.

Последствия нарушения обязанностей

Если работодатель не ведёт трудовую книжку или делает записи с ошибками, это может привести к:

• Отказу в назначении пенсии или её уменьшению;
• Штрафам в размере от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение порядка ведения трудовых книжек.
• Трудовым спорам и судебным разбирательствам, где суд может обязать работодателя восстановить недостающие записи.

Практические рекомендации для работодателей

• Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек – обычно это HR‑менеджер.
• Обеспечьте доступ к системе СФР и обучите персонал работе с ЭТК.
• Ведите проверку корректности записей при приёме, переводе и увольнении сотрудников.
• Сохраняйте копии всех приказов, связанных с изменением условий труда, для последующего аудита.
• Установите внутренний регламент по срокам оформления и выдачи трудовых книжек (не более 3 рабочих дней).

Трудовая книжка – важнейший документ, фиксирующий профессиональный путь работника. По закону работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести её, а в случае перехода на электронный формат – вести ЭТК через СФР. Работник имеет право получить книжку или выписку в течение трёх рабочих дней после подачи заявления. Соблюдение правил ведения трудовых книжек гарантирует правильный расчёт пенсии, социальных выплат и защищает обе стороны от правовых конфликтов.

Помните: своевременное и корректное оформление трудовой книжки – залог надёжных трудовых отношений и уверенного будущего для каждого сотрудника.