Вопрос о том, кто именно хранит трудовую книжку – работник или работодатель – актуален для многих сотрудников, особенно в условиях перехода на электронный формат и в условиях военной ситуации в Украине․ Ниже подробно рассмотрим нормативные положения, практические аспекты и исключения, которые позволяют ответить на данный вопрос․

Нормативная база

Основным документом, регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек в Украине, является Порядок ведения трудовых книжек и выдачи справок о стаже работы (утверждённый приказом Министерства социальной политики от 2004 г․)․

• Пункт 43 указанного Порядка гласит: если заявление о выдаче трудовой книжки не поступило ни от самого работника, ни от его родственников, то трудовая книжка должна оставаться у работодателя до момента её востребования․
• При расторжении трудового договора (увольнении, сокращении, переходе на другую работу) работник получает оригинал трудовой книжки на руки под расписку․
• В случае перехода на электронную трудовую книжку (с 2020 г․) бумажный документ остаётся действительным, но все сведения о стаже переносятся в Электронный реестр застрахованных лиц․

Когда работник может иметь трудовую книжку у себя?

Согласно законодательству, работник может находиться в possession трудовой книжки только в следующих ситуациях:

1. При увольнении – после выдачи документа на руки работник становится его законным владельцем до момента последующего трудоустройства․
2. При временном хранении – если работник по своей инициативе (например, для оформления кредита, пособия или иных социальных выплат) просит у работодателя выдать трудовую книжку на время, он получает её под расписку и обязан вернуть её в установленный срок․
3. При утере или повреждении – в случае утраты оригинала работник может запросить дубликат у работодателя; до получения дубликата он может пользоваться справкой о стаже, выданной в электронном виде․
4. При переходе на электронный формат – работник имеет право хранить электронную выписку из реестра (в виде PDF или печатной копии) для личного использования, но официальный документ остаётся в электронном реестре, а бумажный экземпляр – у работодателя․

Особенности в условиях войны и цифровизации

С учётом текущей ситуации (война, массовая эвакуация, необходимость оцифровки документов) важно отметить следующие моменты:

• Срок оцифровки – до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки, оформленные до 1 января 2004 года, должны быть внесены в электронный реестр․ После этого бумажный вариант остаётся юридически значимым, но основной источник данных – электронный․
• Потеря документов при эвакуации – если трудовая книжка была утеряна из‑за вынужденного переселения, работник может обратиться к бывшему работодателю за выдачей справки о стаже или дубликата, а также воспользоваться данными из электронного реестра (при наличии доступа к личному кабинету)․
• Электронная трудовая книжка – с 2020 года работающие граждане могут перейти на электронный формат․ В этом случае оригинал бумажной книжки остаётся у работодателя, а работник получает доступ к электронной выписке через портал «Дия» или аналогичные сервисы․

Практические рекомендации для работника

Чтобы избежать недоразумений и обеспечить сохранность своих трудовых прав, работнику следует:

1. При увольнении обязательно получить оригинал трудовой книжки и расписаться в получении․
2. Если требуется временно использовать книжку (например, для оформления ипотеки), оформить письменное согласие работодателя и получить расписку о возврате․
3. Следить за сроки оцифровки и, при необходимости, подать заявление на внесение данных в электронный реестр через своего работодателя или непосредственно в органы социальной защиты․
4. При переходе на электронную трудовую книжку сохранять доступ к личному кабинету на портале «Дия» и periodically проверять актуальность данных․
5. В случае утери оригинала немедленно информировать работодателя и запросить дубликат или справку о стаже․

Таким образом, согласно действующему законодательству Украины, оригинал трудовой книжки должен находиться у работодателя, за исключением случаев увольнения, временного выдачи по заявлению работника или перехода на электронный формат․ Работник может иметь трудовую книжку у себя только в указанных выше ситуациях, а также хранить электронную выписку из реестра для личного использования․ Соблюдение этих правил гарантирует защиту трудовых прав и упрощает взаимодействие с государственными органами и потенциальными работодателями․