Вопрос о том‚ кто именно обязан внести запись о реорганизации работодателя в трудовую книжку‚ часто возникает у кадровиков‚ юристов и самих работников. Законодательство о труде не содержит прямого указания на исполнителя этой процедуры‚ однако нормативные акты и практические рекомендации дают достаточно ясные ответы.

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку при изменении работодателя:

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и оформления трудовых книжек». В пункте 3 раздела «Сведения о работе» указано‚ что в графе 3 необходимо фиксировать полное (и при наличии – сокращённое) наименование организации.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67 «Трудовая книжка»‚ пункт 5‚ где говорится о необходимости своевременного внесения изменений‚ связанных с изменением работодателя.
• Постановление Правления ПФР № 730п «О порядке заполнения формы СЗВ‑ТД» – хотя в форме отдельной графы для реорганизации нет‚ в ней отражаются сведения о последнем кадровом событии.

Кто вносит запись?

Согласно совокупности нормативных актов и практики‚ запись в трудовую книжку делает работодатель (его уполномоченный представитель). При этом:

1. Ответственность возлагается на юридическое лицо‚ которое стало новым работодателем (правопреемник). Это может быть:
   • Объединяющая компания (при присоединении‚ слиянии‚ образовании нового юридического лица);
   • Компания‑приемник (при выделении части бизнеса);
   • Орган‚ получивший в результате преобразования новую форму собственности (ОАО → ООО и т.п.).
2. Если в процессе реорганизации образуется новое юридическое лицо‚ его руководитель (директор‚ генеральный директор) или лицо‚ уполномоченное на ведение кадровой документации обязаны оформить запись в трудовые книжки всех работников‚ переходящих к новому работодателю.
3. В случае‚ когда реорганизация оформлена приказом о реорганизации‚ исполнительный орган (например‚ отдел кадров) получает от руководства приказ и на его основании вносит запись.

Сроки внесения записи

Запись должна быть внесена не позднее недели с момента государственной регистрации нового юридического лица (внесения записи в ЕГРЮЛ). Это требование вытекает из практики применения Приказа № 320н и рекомендаций Минтруда.

Как правильно оформить запись?

Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Структура записи выглядит следующим образом:

Графа 3 – Наименование организации

Указывается полное и (при наличии) сокращённое наименование нового работодателя. Если реорганизация произошла в форме присоединения‚ запись может выглядеть так:

ООО «Радуга» (полное наименование) с реорганизовано путем присоединения к ООО «Ромашка».
 

Графа 4 – Основание внесения записи

Указывается документ‚ подтверждающий реорганизацию‚ и его реквизиты:

• Приказ (распоряжение) о реорганизации – дата и номер;
• Свидетельство о государственной регистрации нового юридического лица (№‚ дата);
• Протокол общего собрания участников (если требуется).

Пример полной записи

Для наглядности представим типовой вариант записи в трудовую книжку:

Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Радуга» (ООО «Радуга») с реорганизовано путем присоединения к Обществу с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»).

Графа 4: Приказ № 12/2026 от «О реорганизации ООО «Радуга» и присоединении его к ООО «Ромашка»‚ свидетельство о государственной регистрации ООО «Ромашка» от .

Кто может быть привлечён к ответственности за несвоевременную запись?

Если запись не внесена в установленный срок‚ на работодателя (правопреемника) может быть наложен штраф в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ (нарушение требований к ведению трудовой книжки). Кроме того‚ работник имеет право требовать внесения записи в судебном порядке.

Практические рекомендации для работодателя

1. Назначить ответственного – обычно это руководитель отдела кадров или HR‑менеджер.
2. Собрать все необходимые документы (приказ о реорганизации‚ свидетельство о регистрации‚ протоколы собраний).
3. Сформировать план внесения записей в течение 7 дней с даты регистрации.
4. Провести информационную сессию с сотрудниками‚ объяснив‚ что их трудовые отношения сохраняются‚ а запись лишь фиксирует изменение работодателя.
5. Внести запись в трудовую книжку каждого работника и получить подпись работника в графе «Подпись работника» (при необходимости).
6. Сохранить копию внесённой записи в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли увольнять сотрудников при реорганизации?

Нет. При реорганизации‚ если работники переходят к новому работодателю‚ их трудовые договоры сохраняются. Увольнение возможно только по инициативе работника или в случаях‚ предусмотренных ТК РФ.

Вопрос: Кто подписывает запись в трудовой книжке?

Запись подписывается представителем нового работодателя (директором‚ генеральным директором) и‚ при необходимости‚ работником ставит подпись в графе «Подпись работника».

Вопрос: Как отразить реорганизацию в СЗВ‑ТД?

В форме СЗВ‑ТД в графе «Последнее кадровое событие» указывается дата и тип события (например‚ «реорганизация – переход к новому работодателю»). Отдельной графы для реорганизации нет‚ но в примечании указывается основание (приказ № …).

Запись в трудовой книжке при реорганизации делается работодателем‑правопреемником (или его уполномоченным представителем) в течение недели после регистрации нового юридического лица. Запись фиксирует новое полное (и сокращённое) наименование организации и указывает основание – приказ о реорганизации и свидетельство о регистрации. Соблюдение этих требований защищает интересы как работников‚ так и работодателя‚ предотвращая возможные штрафы и споры.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю реорганизации‚ рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: