Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России вопрос о необходимости приобретения бумажного варианта стал более сложным. Ниже подробно рассмотрим, кто и в каких случаях обязан покупать (или оформлять) новую трудовую книжку.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Подтверждение стажа – документ используется для расчёта пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат.
• Подтверждение опыта работы – при приёме на новую работу работодатель может запросить выписку из трудовой книжки.
• Юридическая значимость – трудовая книжка имеет силу доказательства в суде и при разрешении трудовых споров.

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе Социального фонда России (СФР). Однако бумажный вариант пока не отменён полностью.

Кто обязан оформлять (покупать) новую трудовую книжку?

Обязанность приобретать новую трудовую книжку возникает в следующих ситуациях:

1. Первое трудоустройство после 2026 года

   Согласно ст. 66 ТК РФ, если гражданин устраивается на работу впервые и ранее не имел трудовой книжки (бумажной или электронной), работодатель обязан открыть для него электронную трудовую книжку в СФР. Покупка бумажного варианта в этом случае не обязательна, но возможна по желанию сотрудника.

2. Утеря или порча существующей трудовой книжки

   Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, сотрудник должен подать заявление о выдаче дубликата. Дубликат оформляется в том же виде, в котором велась оригинальная книжка (бумажная или электронная). Для получения дубликата бумажной книжки необходимо оплатить государственную пошлину и, при необходимости, купить новый бланк.

3. Переход с электронной на бумажную форму (или наоборот) по заявлению работника

   Сотрудник, ранее имевший только электронную трудовую книжку, может написать заявление о ведении бумажного варианта (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан завести бумажную трудовую книжку и обеспечить её ведение. Покупка нового бланка ложится на работника (или работодателя, если внутренними локальными актами предусмотрено иное).

4. Изменение личных данных, требующих внесения в трудовую книжку

   При смены фамилии, имени, отчества или даты рождения необходимо внести изменения в трудовую книжку. Если оригинальная книжка повреждена или отсутствует место для записи, оформляется новый документ (дубликат) с последующей покупкой бланка;

5. Работа у нескольких работодателей одновременно (совмещение)

   При совмещении трудовых договоров каждый работодатель ведёт свою часть трудовой книжки. Если у сотрудника уже есть электронная книжка, дополнительные записи делаются в неё. При отсутствии ЭТК и ведении только бумажного варианта может потребоваться приобретение дополнительного листа или новой книжки для фиксирования всех мест работы.

Кто оплачивает покупку новой трудовой книжки?

Согласно действующему законодательству:

• Работник оплачивает стоимость бланка трудовой книжки и государственную пошлину за выдачу дубликата, если инициатива оформления нового документа исходит от него (например, утеря, порча, переход на бумажный вариант).
• Работодатель несёт расходы, связанные с оформлением первой электронной трудовой книжки для newly hired сотрудника (внесение данных в СФР) и с ведением уже существующей книжки (внесение записей, заверение подписями и печатью).
• Если переход с электронной на бумажную форму осуществляется по инициативе работника, расходы на покупку бланка обычно ложатся на него, но возможны иные варианты по коллективному договору или внутренним локальным актам организации.

Пошаговая инструкция: как оформить новую трудовую книжку

Для первого трудоустройства (ЭТК)

1. Сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС и ИНН;
2. Работодатель вносит данные в электронную базу Социального фонда России через личный кабинет работодателя или специализированное ПО.
3. СФР формирует электронную трудовую книжку и выдаёт работнику выписку (по запросу).
4. При желании сотрудник может приобрести бумажный бланк и попросить работодателя сделать первую запись в нём (дубликат ЭТК).

При утере или порче бумажной трудовой книжки

1. Сотрудник пишет заявление о утере/порче трудовой книжки и подаёт его в отдел кадров работодателя.
2. Работодатель направляет запрос в СФР о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
3. Получив выписку, работник оплачивает государственную пошлину и покупает новый бланк трудовой книжки.
4. В отделе кадров делаются записи о всех периодах работы, заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.
5. Выданная новая трудовая книжка передаётся сотруднику под расписку.

Переход с электронной на бумажную форму

1. Сотрудник подаёт заявление о ведении бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Работодатель заводит бумажную трудовую книжку, приобретает бланк (за счёт сотрудника или организации, согласно внутренним правилам).
3. Из СФР запрашивается выписка о трудовой деятельности и переносится в бумажную книжку.
4. Все последующие записи о приёме, переводе, увольнении и т.д. делаются в бумажном варианте.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли покупать новую трудовую книжку, если я уже имею электронную?

Нет, электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажную для подтверждения трудового стажа. Покупка бумажного варианта требуется только по вашему желанию или при необходимости ведения бумажной формы.

Можно ли вести одновременно электронную и бумажную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести оба варианта параллельно (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае покупка бланка бумажной книжки оплачивается сотрудником, если иное не предусмотрено локальными актами.

Кто выдаёт дубликат трудовой книжки при утере?

Дубликат выдаёт работодатель на основании выписки из СФР. Работник оплачивает пошлину и покупает бланк.

Нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии?

Да, при изменении личных данных в трудовой книжке делается соответствующая запись. Если места для записи нет, оформляется дубликат (новая книжка).

• Обязанность покупать новую трудовую книжку возникает при утрате или повреждении существующего документа, при переходе с электронной на бумажную форму по заявлению сотрудника, а также при необходимости внесения изменений, когда места для записи больше нет.
• Для первого трудоустройства после 2026 года достаточно оформить электронную трудовую книжку в СФР; покупка бумажного варианта не обязательна, но возможна по желанию работника.
• Расходы на бланк и государственную пошлину обычно несут работники, если инициатива оформления нового документа исходит от них; работодатель оплачивает ведение и внесение записей в уже существующую книжку.
• Электронная трудовая книжка удобна, защищена от потери и повреждения, однако бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу и может использоваться параллельно.

Таким образом, решение о покупке новой трудовой книжки зависит от конкретной ситуации: утери/порчи документа, личного выбора формы ведения, изменений в личных данных или требований работодателя, предусмотренных внутренними локальными актами.

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем Трудовом кодексе РФ, положениях Социального фонда России и разъяснениях Минтруда.