Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих стаж работы, право на социальные выплаты и пенсионные начисления. Вопрос о том, кто и в какие сроки обязан её предоставить, часто возникает у соискателей и работодателей. В статье рассматриваются нормативные положения, порядок выдачи бумажных и электронных трудовых книжек, а также последствия нарушения обязанностей.

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 66 ТК РФ – определяет форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок их изготовления.
• Статья 62 ТК РФ – устанавливает порядок выдачи документов, связанных с работой, и их копий.
• Статья 84.1 ТК РФ – обязывает работодателя в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении.

Помимо ТК РФ, обязательные требования к формам и бланкам трудовых книжек издаются уполномоченным правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (в настоящее время – Минтруд России).

Обязанность работодателя по выдаче бумажной трудовой книжки

2.1 При приёме на работу

Согласно практике 2026 года, при приёме на работу работодатель обязан проверить наличие у кандидата:

1. закрывающей записи в трудовой книжке (если она уже есть);
2. предыдущего опыта работы, который будет отражён в новой книжке;
3. страхового стажа для расчёта будущих пособий.

Если у соискателя нет трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему новую бумажную трудовую книжку (форма СТД‑Р) или оформить электронную запись (см. ниже).

2.2 При увольнении (прекращении трудового договора)

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения, а запись об увольнении должна быть внесена в неё в тот же день. Сроки выдачи регулируются так:

• по письменному заявлению работника – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
• в случае увольнения без заявления – в день увольнения (последний рабочий день).

2.3 Что происходит, если работодатель не выдает книжку?

Нарушение обязанности влечёт за собой:

• взыскание штрафов в пользу работника (по статье 5.27 КоАП РФ);
• обязанность работодателя возместить работнику любой недополученный заработок, связанный с невозможностью трудоустройства (пример из практики 2024 года).
• возможность обращения в суд и в инспекцию труда.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

3.1 Текущий статус

С 2022 года в России введён обязательный электронный учет трудовой деятельности в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР). К 2024 году планировалось сделать КЭДО (кадровый электронный документооборот) обязательным для всех работодателей, а к 2026 году почти все кадровые документы, включая трудовые книжки, могут вестись в электронной форме.

3.2 Обязанности работодателя при ЭТК

• Вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде в ПФР;
• Обеспечить работнику доступ к его электронному трудовому стажу (через портал Госуслуг или приложение ПФР);
• При необходимости предоставить бумажный «вкладыш» (если работник требует его в течение 3 рабочих дней после письменного заявления).

3.3 Сроки выдачи и замены

Если работник желает получить бумажный эквивалент (вкладыш), работодатель обязан выдать его в течение трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления, как это предусмотрено статьей 62 ТК РФ.

Практические рекомендации для работодателей

1. Своевременно оформляйте трудовые книжки. При приёме нового сотрудника проверьте наличие у него закрывающей записи и, при её отсутствии, выдайте новую книжку или оформите электронный профиль в ПФР.
2. Ведите КЭДО. Интегрируйте кадровый документооборот в электронную систему, чтобы избежать задержек и ошибок при заполнении.
3. Контролируйте сроки. Запомните ключевые сроки: 3 рабочих дня – на выдачу книжки по заявлению; в день увольнения – выдача с записью об увольнении.
4. Храните бумажные вкладыши. При необходимости они должны быть подготовлены и переданы работнику в течение установленного срока.
5. Обучайте персонал. Сотрудники отдела кадров должны знать актуальные правила как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек.

Что делать работнику, если книжка не выдана?

• Составьте письменное заявление о выдаче трудовой книжки (или вкладыша) и направьте его работодателю.
• Если в течение 3 рабочих дней ответ не получен, обратитесь в Государственную инспекцию труда или в суд с иском о принудительном выдаче и возмещении убытков.
• При необходимости запросите выписку из ПФР о вашем трудовом стаже – она может служить временной заменой при оформлении соц‑пособий.

Работодатель обязан обеспечить работника трудовой книжкой (бумажной или электронной) в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Сроки выдачи чётко регламентированы: в день приёма (при отсутствии книжки) и в день увольнения (с записью об увольнении), а также в течение трёх рабочих дней после письменного заявления работника. Нарушение этих обязанностей влечёт юридическую ответственность работодателя и может привести к финансовым санкциям.

С учётом ускоряющегося перехода к электронным формам, работодателям рекомендуется внедрять КЭДО и поддерживать актуальные данные в ПФР, чтобы избежать конфликтов и обеспечить надёжную защиту прав работников.