Процедура увольнения сотрудника требует строгого соблюдения кадрового делопроизводства․ Один из самых важных этапов — правильное оформление и заверение записей в трудовой книжке․ На практике часто возникает вопрос: кто именно имеет право ставить свою подпись в документе увольняющегося работника‚ если в штате нет инспектора по кадрам? Может ли это сделать главный бухгалтер? Ответ однозначный: да‚ может‚ но при соблюдении ряда условий․
Кто имеет право подписывать трудовую книжку
Согласно действующему законодательству (п․ 44 Инструкции по заполнению трудовых книжек)‚ записи об увольнении работника заверяются:
- Подписью работодателя (руководителя организации) или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печатью организации (или кадровой службы‚ при наличии);
- Подписью самого работника․
По общему правилу обязанность по ведению‚ учету и сохранности трудовых книжек возлагается на работодателя․ Именно работодатель решает‚ кто в организации будет отвечать за этот участок работы․ Если в компании есть отдел кадров‚ то эту функцию выполняет начальник отдела или кадровик․ Однако если кадровая служба отсутствует‚ ответственность за ведение трудовых книжек может быть возложена на главного бухгалтера или секретаря․
Как наделить главного бухгалтера полномочиями
Чтобы подпись главного бухгалтера в трудовой книжке имела юридическую силу‚ недостаточно просто договориться об этом на словах․ Полномочия должны быть официально задокументированы․ Сделать это можно двумя способами:
- Приказом по организации․ Руководитель издает приказ‚ в котором прямо указывает‚ что на главного бухгалтера (ФИО) возлагается обязанность по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек․
- Доверенностью․ Полномочия на подписание трудовых книжек могут быть переданы посредством оформления доверенности․ В ней обязательно должны быть четко прописаны права на внесение записей и заверение трудовых книжек при увольнении сотрудников․
Важно помнить: если на главного бухгалтера не возложена обязанность по ведению кадрового учета соответствующим приказом или доверенностью‚ его подпись в трудовой книжке будет считаться недействительной․
Важные изменения: подпись главного бухгалтера больше не обязательна
Многие специалисты по кадрам и бухгалтерии помнят времена‚ когда в трудовой книжке на ьном листе обязательно ставилась подпись главного бухгалтера․ Однако с 20 февраля 2022 года форма трудовой книжки изменилась (приказ Минтруда России от 10 января 2022 г․ № 1н)․ Из бланка была исключена строка для подписи главного бухгалтера․
Теперь на ьном листе расписывается только лицо‚ ответственное за выдачу трудовых книжек (кадровик или тот же главбух‚ если на него возложена эта функция)‚ и работник․ Но это изменение касается только ьного листа! Что касается заверения записей при увольнении (в разделе «Сведения о работе»)‚ главный бухгалтер‚ назначенный ответственным лицом‚ имеет полное право заверить их своей подписью․
Особенности увольнения самого главного бухгалтера и руководителя
Ситуация усложняется‚ если увольняется не рядовой сотрудник‚ а сам руководитель или главный бухгалтер:
- Увольнение главного бухгалтера․ Записи‚ внесенные в его трудовую книжку за время работы на текущем месте‚ заверяются подписью лица‚ на которое возложена обязанность по ведению трудовых книжек․ Если это был сам главбух‚ он не может заверить свою собственную запись об увольнении․ В таком случае запись заверяет генеральный директор лично (Письмо Роструда от № 1143-ТЗ) или иное уполномоченное лицо․
- Увольнение руководителя․ Процедура в целом аналогична увольнению рядового сотрудника․ Приказ об увольнении директор подписывает сам․ А вот запись в его трудовую книжку вносит и заверяет сотрудник‚ на которого возложена обязанность по ведению трудовых книжек (например‚ главный бухгалтер или кадровик)․
Не забудьте про отчетность в СФР!
Оформление трудовой книжки, не единственная задача при увольнении․ В связи с увольнением работника работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1․1 в Социальный фонд России (СФР) (п․ 4 Порядка заполнения ЕФС-1)․ Сделать это нужно оперативно, не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп․ 2 п․ 5 ст․ 11 Закона от N 27-ФЗ)․ Обычно эта обязанность также ложится на плечи бухгалтера․
Алгоритм действий при увольнении сотрудника
Чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции‚ следуйте простому алгоритму:
- Издать приказ об увольнении и ознакомить с ним работника под подпись․
- Внести в трудовую книжку запись: номер записи‚ дата увольнения‚ причина увольнения со ссылкой на статью закона․
- Заверить записи подписью работодателя или уполномоченного лица (например‚ главбуха) и печатью организации․
- Получить подпись увольняемого работника․
- В последний рабочий день выдать трудовую книжку на руки‚ произвести окончательный расчет и выдать остальные положенные документы․
- На следующий рабочий день после приказа отправить отчет ЕФС-1 в СФР․
Главный бухгалтер действительно может подписать трудовую книжку при увольнении сотрудника‚ но только в том случае‚ если он официально назначен лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек․ В малых предприятиях‚ где отсутствует выделенная кадровая служба‚ это распространенная и законная практика․ Главное — иметь подтверждающий приказ или доверенность‚ а также не забывать про актуальные требования к заполнению бланков и своевременную сдачу электронной отчетности․