В этой статье мы подробно рассмотрим, кто имеет право подписывать трудовую книжку в 2026 году, какие изменения произошли в процессе ведения и заполнения трудовых книжек, а также особенности электронной трудовой книжки. Информация актуальна на 22 мая 2026 года.

Кто имеет право подписывать трудовую книжку?

В соответствии с Инструкцией по ведению трудовых книжек, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает первую страницу (ьный лист) трудовой книжки. В дальнейшем, записи в трудовую книжку вносит лицо, ответственное за ведение кадрового учета. Обычно это сотрудник кадровой службы или руководитель организации, уполномоченный на это.

Важно, чтобы подпись была разборчивой и соответствовала полномочиям лица.

Подпись на ьном листе трудовой книжки

На ьном листе трудовой книжки, после подписи лица, ответственного за выдачу, ставится печать организации (печать кадровой службы), если она имеется. Это подтверждает факт выдачи трудовой книжки новому работнику.

Записи в трудовой книжке: кто подписывает?

Записи о приеме на работу, увольнении, переводах и других изменениях в трудовой книжке вносит непосредственный руководитель работника или лицо, уполномоченное им. Записи должны быть сделаны разборчиво и соответствовать фактическим изменениям в трудовой деятельности работника.

Электронная трудовая книжка: особенности подписи

В 2026 году все больше организаций переходят на электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка формируется за несколько минут и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР.

Кто подписывает электронную трудовую книжку?

• При создании электронной трудовой книжки: Лицо, ответственное за ведение кадрового учета в организации, подписывает электронную трудовую книжку УКЭП.
• При внесении записей в электронную трудовую книжку: Лицо, вносящее записи, подписывает их УКЭП.

Для доступа к электронной трудовой книжке необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг или на сайте СФР (sfr.gov.ru).

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

• Зачеркивание старых данных: При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения старые данные зачеркиваются одной чертой.
• Запись новых данных: Затем записываются новые данные, которые должны быть разборчивыми и соответствовать документам, подтверждающим изменения (например, паспорту).
• Подпись и печать: Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (или печатью кадровой службы), если она имеется.

Отмена записи об увольнении

Отмена записи об увольнении в трудовой книжке возможна, если это предусмотрено законодательством или договоренностью между работником и работодателем. В этом случае запись об увольнении заверяется подписью и печатью работодателя.

Электронное делопроизводство: уведомление об испытательном сроке

Уведомление о непрохождении испытательного срока может быть оформлено в электронной форме и подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) со стороны работодателя. Это соответствует требованиям законодательства об электронном документообороте.

Важные моменты

• Работодатели обязаны вносить записи в трудовую книжку бумажного формата, если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа.
• В случае увольнения работника вместо выдачи дубликата трудовой книжки выдается новая трудовая книжка, оформленная в соответствии с действующим законодательством.
• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны разборчиво и соответствовать фактическим изменениям в трудовой деятельности работника.

Где найти дополнительную информацию?

• [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
• [Гарант.РУ](https://www.garant.ru/)
• [Сайт СФР](https://sfr.gov.ru/)
• [Система Кадры](https://www.sistemakadry.ru/)

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов, связанных с ведением трудовых книжек, рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.